Digitalizacja procesów: Jak przyspieszyć transformację cyfrową
Od kilku lat z coraz większą intensywnością obserwuję, jak cyfryzacja przenika do każdej sfery naszego życia. To fascynujące śledzić, jak technologia zmienia nawet te najbardziej tradycyjne branże. Niedawno miałem okazję przyjrzeć się bliżej procesowi digitalizacji w firmach i muszę przyznać, że zafascynowało mnie to, jak znaczący wpływ może mieć ona na efektywność i konkurencyjność przedsiębiorstw.
Uwolnij się od papierowej przeszłości
Jeszcze nie tak dawno większość firm borykała się z prawdziwą powodzią dokumentów. Biurka uginały się od teczek, a archiwa pękały w szwach. Życie w hybrydowym świecie papierowych i elektronicznych zasobów bez narzędzia umożliwiającego spójny wgląd w dane sprawiało, że pracownicy marnowali cenny czas na szukanie informacji. A gdy wreszcie udało się znaleźć to, czego szukali, udostępnienie jakichkolwiek treści w formie papierowej innym użytkownikom nadal pozostawało niełatwe.
Usługi skanowania i digitalizacji dokumentów okazały się prawdziwym zbawieniem. Dzięki połączeniu doświadczenia ekspertów, nowoczesnej infrastruktury i bezpiecznego repozytorium w chmurze, firmy mogą wreszcie wkroczyć na drogę cyfrowej transformacji. Usługodawcy tacy jak Iron Mountain pomagają ustalić priorytety i osiągnąć cele poprzez szereg programów do konwersji plików, a także przejąć obsługę przychodzącej korespondencji, odbierając, otwierając i skanując ją.
Skanowanie dokumentacji przez tego samego usługodawcę, któremu powierzasz digitalizację dokumentów papierowych, pomaga zarządzać całym cyklem życia fizycznych i cyfrowych informacji. Dzięki temu zyskujesz scentralizowany dostęp do posiadanych zasobów, uwalniasz przestrzeń biurową i upraszczasz obsługę danych.
Zwiększ efektywność dzięki automatyzacji
Oprócz samej digitalizacji dokumentów, kluczową kwestią jest nadanie im mocy prawnej. Zgodnie z obowiązującymi regulacjami, aby dokumenty przechowywane w formie cyfrowej mogły być traktowane na równi z oryginałami papierowymi, należy umieścić na nich kwalifikowaną pieczęć elektroniczną.
Usługi automatycznego pieczętowania akt, oferowane przez Iron Mountain przy wsparciu rozwiązań technologicznych firmy Asseco, pozwalają kompleksowo wdrożyć np. e-teczki personalne, spełniając oczekiwania biznesu. Dzięki temu możesz w pełni przyspieszać cyfrową transformację, bez obaw o zgodność z przepisami.
Wprowadzenie automatyzacji do procesu digitalizacji to jednak dopiero początek. Technologia może znacznie usprawnić pracę całych działów w Twojej firmie, w tym również działu podatkowego. Jak wynika z raportu Deloitte, zastosowanie systemów ERP nowej generacji może poprawić przetwarzanie danych do celów podatkowych, wprowadzić kontrolę zapobiegawczą i wesprzeć firmę w dostosowaniu się do cyfrowych wymogów raportowania.
Wykorzystaj dane, aby podejmować mądrzejsze decyzje
Cyfrowa transformacja to o wiele więcej niż tylko skanowanie dokumentów i wdrażanie automatyzacji. To prawdziwa rewolucja w sposobie, w jaki firmy gromadzą, przetwarzają i wykorzystują dane.
Nowoczesne narzędzia pozwalają na przeprowadzanie masowych przeglądów dokumentów, minimalizując ryzyko niezgodności i skracając czas poświęcany na wykonywanie niektórych zadań. Sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe otwierają nowe możliwości w zakresie poprawy jakości danych i zarządzania ryzykiem podatkowym.
Co więcej, digitalizacja procesów podatkowych umożliwia działom podatkowym większy wpływ na strategię technologiczną i budżety na IT w całej organizacji. Pozwala im stać się prawdziwymi partnerami biznesowymi, dostarczającymi kluczowych informacji na potrzeby podejmowania decyzji.
Zbuduj przewagę konkurencyjną
Choć cyfrowa transformacja może wydawać się dużym wyzwaniem, korzyści, jakie za sobą niesie, zdecydowanie warto podjąć to wyzwanie. Firmy, które podejmą działania na rzecz digitalizacji procesów, zyskają realną przewagę konkurencyjną.
Przyspieszenie obiegu informacji, skrócenie czasu reakcji na potrzeby klientów, zwiększenie wydajności – to tylko niektóre z korzyści, jakie może przynieść digitalizacja. A co najważniejsze, jesteś w stanie szybciej niż konkurencja reagować na zmiany rynkowe i wdrażać innowacje, które umocnią Twoją pozycję.
Dlatego zachęcam Cię, abyś zaczął działać już dziś. Zainwestuj w digitalizację, aby uwolnić się od papierowej przeszłości, zwiększyć efektywność operacyjną i lepiej wykorzystać dane. Tylko w ten sposób Twoja firma będzie mogła w pełni rozwinąć skrzydła w erze cyfrowej transformacji.
Rozwiązania takie jak strony internetowe mogą być kluczowym elementem tej zmiany, łącząc Cię z klientami i dostarczając im wartościowych informacji w łatwo dostępnej formie cyfrowej. Warto więc rozważyć kompleksowe podejście do digitalizacji, obejmujące wszystkie procesy w Twojej firmie.
