Zasady przechowywania danych osobowych wg RODO

Zasady przechowywania danych osobowych wg RODO

Jeśli prowadzisz firmę, która zajmuje się projektowaniem stron internetowych, z pewnością zdajesz sobie sprawę, że kwestia ochrony danych osobowych jest niezwykle ważna. Wejście w życie RODO (Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych) w 2018 roku spowodowało prawdziwą rewolucję w podejściu do przetwarzania danych klientów, pracowników i współpracowników. Jako administrator danych osobowych, musisz poznać i stosować się do surowych zasad określonych w tym rozporządzeniu.

Jednym z kluczowych aspektów RODO jest właściwe zarządzanie okresami przechowywania danych osobowych. W końcu, jak długo możesz trzymać w swoich rejestrach informacje na temat osób, z którymi współpracujesz? Czy możesz bezkarnie przechowywać dane dotyczące klientów, którzy dawno temu skorzystali z Twoich usług? Dzisiejszy artykuł postaram się rzucić trochę światła na te nurtujące pytania.

Ogólne zasady przechowywania danych

Zgodnie z RODO, dane osobowe muszą być przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą. To oznacza, że jako administrator musisz mieć jasno określone cele, dla których zbierasz i wykorzystujesz dane, a czas ich przechowywania nie może być dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji tych celów.

Istnieje kilka kluczowych zasad dotyczących okresu retencji danych osobowych:

1. Minimalizacja – przetwarzaj tylko te dane, które są niezbędne do osiągnięcia konkretnego celu. Nie przechowuj informacji “na wszelki wypadek”.

2. Ograniczenie przechowywania – dane osobowe powinny być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których są przetwarzane.

3. Rozliczalność – jako administrator musisz być w stanie wykazać przestrzeganie powyższych zasad. Prowadź rejestr czynności przetwarzania, określ okresy retencji dla poszczególnych kategorii danych.

4. Bezpieczeństwo – stosuj odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić integralność i poufność danych osobowych, których przetwarzania się podejmujecie.

Ustalanie okresów retencji

Jak widać, RODO nie narzuca konkretnych terminów, przez które należy przechowywać dane osobowe. Określenie odpowiednich okresów retencji jest obowiązkiem administratora. W jaki sposób możesz to zrobić?

Kluczową kwestią jest zdefiniowanie celu przetwarzania danych w Twojej firmie. Może to być np. realizacja umowy z klientem, prowadzenie rozliczeń, obsługa praw osób, których dane dotyczą, czy działania marketingowe.

Następnie powinieneś ocenić, jak długo dane będą Ci potrzebne do realizacji tych celów. W przypadku umowy z klientem, będzie to zapewne okres jej obowiązywania plus dodatkowy czas np. na rozliczenia. Dane osób, które skorzystały z Twoich usług, ale już z Tobą nie współpracują, możesz przechowywać krócej.

Warto też wziąć pod uwagę przepisy prawa, które mogą narzucać minimalne okresy przechowywania określonych kategorii danych. Na przykład dokumentacja księgowa musi być przechowywana przez 5 lat.

Dobrą praktyką jest również ustalenie regularnych przeglądów Twoich rejestrów danych osobowych i usuwanie informacji, które stały się zbędne. To nie tylko wymóg RODO, ale także sposób na zmniejszenie ryzyka wycieku lub niewłaściwego wykorzystania danych.

Przykłady okresów retencji

Aby lepiej zobrazować, jak mogą wyglądać okresy przechowywania danych w Twojej firmie projektującej strony internetowe, przeanalizujmy kilka przykładów:

Rejestr umów z klientami
– Cel: Realizacja i rozliczenie umowy
– Okres retencji: Czas trwania umowy + 5 lat (zgodnie z ogólnym terminem przedawnienia roszczeń)

Rejestr zgłoszeń serwisowych
– Cel: Obsługa i realizacja zgłoszeń klientów
– Okres retencji: Czas trwania gwarancji na wykonane prace + 1 rok (na wypadek roszczeń)

Rejestr newslettera
– Cel: Prowadzenie działań marketingowych
– Okres retencji: Do czasu wycofania zgody przez subskrybenta

Rejestr wniosków o realizację praw RODO
– Cel: Wykazanie przestrzegania zasad RODO
– Okres retencji: Co najmniej 5 lat (termin przedawnienia kar administracyjnych)

Oczywiście powyższe przykłady to tylko sugestie. Jako administrator danych, to Ty musisz dokonać szczegółowej analizy celów przetwarzania w Twojej firmie i na tej podstawie ustalić odpowiednie okresy retencji.

Kiedy dane osobowe można przechowywać dłużej?

Zgodnie z RODO, dane osobowe można przechowywać dłużej niż wynika to z realizacji pierwotnego celu, ale wyłącznie w następujących przypadkach:

1. Cele archiwalne w interesie publicznym – np. przechowywanie danych dla potrzeb badań naukowych lub statystycznych.

2. Cele historyczne – np. archiwizacja dokumentów dla celów muzealnych lub historiograficznych.

Również w tych przypadkach musisz wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić prawa i wolności osób, których dane dotyczą.

Podsumowanie

Prawidłowe ustalenie okresów przechowywania danych osobowych jest kluczowe dla zapewnienia zgodności Twojej działalności z wymogami RODO. Pamiętaj, że jako administrator musisz być w stanie wykazać, iż przetwarzasz dane przez czas niezbędny do realizacji określonych celów.

Dobrą praktyką jest regularne przeglądanie Twoich rejestrów i usuwanie informacji, które stały się zbędne. To nie tylko wypełnia wymogi rozporządzenia, ale także zmniejsza ryzyko wycieku lub niewłaściwego wykorzystania danych Twoich klientów i współpracowników.

Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości co do ustalania okresów retencji w Twojej firmie projektującej strony internetowe, skontaktuj się z nami. Nasi eksperci chętnie pomogą Ci uporać się z każdym RODO-problemem.