Umowy z klientami – niezbędne zapisy, by uniknąć problemów
Umowa – twój najlepszy przyjaciel
Nieważne, czy prowadzisz agencję interaktywną, jesteś freelancerem, czy grafikiem – umowy z klientami to prawdziwe serce każdej działalności. Ach, gdybym ja tylko wiedział o tym, gdy byłem młodszym, pełnym entuzjazmu projektantem! Wtedy najczęściej moja odpowiedź na propozycję nowego zlecenia brzmiała coś w stylu: “Jasne, ustalmy tylko kilka szczegółów i zacznijmy robić!”. A potem? Potem budzenie się w nocy z zimnym potem, martwienie się, czy klient zapłaci, i nieskończone poprawki, które przysłowiowo wyżerały mi duszę.
Jak się szybko okazało, umowa to nie tylko niepotrzebny formalizm, ale prawdziwa inwestycja w spokojny sen i zdrowie psychiczne. Odpowiednio skonstruowana umowa to klucz do uniknięcia wielu problemów, o których nawet nie śniłeś. Oto najważniejsze elementy, których nie może zabraknąć w Twojej umowie z klientem.
Określenie przedmiotu umowy
Wydawać by się mogło, że to oczywiste – w końcu zlecenie to zlecenie. Tymczasem wiele problemów wynika właśnie z niejednoznacznego określenia, co klient dokładnie chce otrzymać. Dlatego pierwszym krokiem powinno byćbardzo precyzyjne opisanie przedmiotu umowy. Nie możesz poprzestać na stwierdzeniu “Grafik wykona stronę internetową dla klienta”. Musisz zdefiniować wszystkie elementy, które mają się na niej znaleźć – od layoutu po indywidualne grafiki.
Pomocne może być stworzenie załącznika do umowy, w którym szczegółowo opiszesz każdy element projektu. Dzięki temu unikniesz sytuacji, w której klient będzie oczekiwał czegoś, czego Ty nie uwzględniłeś. A potem, kiedy rozpoczniesz pracę, będziesz mógł z łatwością sprawdzać, czy idziesz w dobrym kierunku.
Terminy
Kolejnym kluczowym elementem umowy są terminy realizacji poszczególnych etapów. Co prawda, czasem trudno jest z góry określić dokładne daty, zwłaszcza jeśli projekt jest rozbudowany, ale musisz przynajmniej przyjąć ramy czasowe.
Pamiętaj, by w umowie uwzględnić również terminy dostarczania przez klienta niezbędnych materiałów – logotypów, zdjęć, tekstów itd. Bo przecież to, że Ty dotrzymasz swojej części umowy, zależy również od współpracy klienta. Jeśli opóźni się z dostarczeniem potrzebnych materiałów, Twoje terminy mogą okazać się niemożliwe do utrzymania.
Warto również uwzględnić, jak długo klient będzie miał na zgłaszanie poprawek do Twojej pracy. Bez tego może się okazać, że będzie przysyłał je w nieskończoność, a Ty będziesz zmuszony pracować w nieskończoność.
Wynagrodzenie
No dobrze, ale najważniejsze to przecież ustalenie wysokości i formy wynagrodzenia. I tu masz kilka możliwości do wyboru.
Najprostsze rozwiązanie to jednorazowa płatność po zakończeniu pracy. Dzięki temu zyskujesz pewność, że Twoja praca zostanie wynagrodzona.
Alternatywą jest rozłożenie płatności na etapy, na przykład przy podpisaniu umowy, przy oddaniu określonego etapu prac i przy końcowym odbiorze. To dobry sposób, by zapewnić sobie środki na bieżące koszty projektu.
Możesz też zastosować model częściowej płatności z góry, w postaci zadatku. To świetna forma zabezpieczenia, zwłaszcza gdy współpracujesz z nowym lub trudnym klientem. Zadatek daje Ci gwarancję, że przynajmniej część wynagrodzenia trafi do Ciebie niezależnie od tego, czy klient będzie chciał projekt kontynuować, czy nie.
Warto również określić, co stanie się z przekazanym Ci zadatkiem, jeśli klient zrezygnuje z projektu – czy będziesz musiał go zwrócić, czy będziesz mógł go zatrzymać jako odszkodowanie. To dość skomplikowane zagadnienie, więc warto skonsultować je z prawnikiem.
Prawa autorskie
Bardzo ważnym elementem umowy jest kwestia praw autorskich. Musisz jasno określić, czy przenosisz je na klienta w całości, czy zachowujesz jakieś prawa. Zwykle w przypadku stron internetowych klient chce mieć pełne prawa, by móc swobodnie nimi dysponować.
Pamiętaj jednak, że przeniesienie praw autorskich wymaga formy pisemnej. Jeśli tego nie dopilnujesz, prawa nadal będą należeć do Ciebie. Z kolei klient – nie mając praw – nie będzie mógł w pełni wykorzystywać efektów Twojej pracy.
Poprawki i zmiany
Umowa powinna także precyzyjnie określać, ile poprawek przysługuje klientowi i w jakim trybie mogą być one zgłaszane. Bez tego klient będzie mógł zgłaszać poprawki w nieskończoność, a Ty będziesz zmuszony pracować bez końca.
Warto również uregulować kwestię zmian w projekcie, których klient może zażądać w trakcie realizacji. Określ, że będą one traktowane jako dodatkowe zlecenie i wyceniane odrębnie. Inaczej możesz znaleźć się w sytuacji, w której klient będzie oczekiwał od Ciebie nieograniczonych zmian bez dodatkowych opłat.
Poufność i zakaz konkurencji
Niekiedy klienci chcą również, by umowa zawierała klauzulę o poufności. Zrozumiałe, że czasem chcą chronić swoje know-how czy nowe pomysły. Dlatego warto uregulować te kwestie w umowie, jasno określając, jakie informacje mają pozostać poufne.
Pamiętaj jednak, że klauzula o zakazie konkurencji to już zupełnie inna sprawa. Klient może oczekiwać, że przez jakiś czas po zakończeniu współpracy nie będziesz pracował dla jego konkurencji. To może być dla Ciebie bardzo niekorzystne, zwłaszcza jeśli zakaz dotyczyłby dłuższego okresu. Dlatego zawsze uważnie analizuj takie zapisy i nie wahaj się je negocjować.
Odstąpienie od umowy
Na koniec warto doprecyzować, na jakich warunkach strony mogą odstąpić od umowy. Najczęściej jest to możliwe, gdy druga strona rażąco naruszy swoje obowiązki. Ale może to dotyczyć także opóźnień w realizacji czy niezadowalającej jakości pracy.
Pamiętaj, że odstąpienie od umowy to dość poważna sprawa. Musisz więc jasno określić, jakie będą tego konsekwencje – na przykład konieczność zapłaty odszkodowania lub zwrotu części wynagrodzenia.
Podsumowanie
Skonstruowanie kompleksowej umowy to podstawa spokojnej i udanej współpracy z klientem. Wiem, że może się to wydawać żmudne i niepotrzebne, ale uwierz mi – późniejsze problemy i stres są o wiele gorsze. Dlatego warto poświęcić trochę czasu na dopracowanie każdego punktu, by mieć pewność, że Twoje interesy są należycie chronione.
A jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości – nie wahaj się skonsultować umowy z prawnikiem. To niewielki koszt, który może Cię uchronić przed dużo większymi wydatkami w przyszłości.
