Wstęp
Proces tworzenia strony internetowej wymaga jasnych uzgodnień między klientem a wykonawcą. Najlepszym sposobem na zdefiniowanie oczekiwań obu stron oraz doprecyzowanie szczegółów projektu jest zawarcie pisemnej umowy. Jednak czym powinna charakteryzować się poprawnie skonstruowana umowa o utworzenie strony www? Jakie elementy powinny się w niej znaleźć? W tym artykule dokładnie omówię ten temat.
Dane stron umowy
Pierwszym elementem każdej umowy powinno być wyraźne wskazanie jej stron. Z jednej strony występuje zamawiający, czyli klient zlecający wykonanie strony internetowej. Z drugiej strony jest wykonawca, czyli osoba lub firma odpowiedzialna za realizację projektu. Kluczowe jest podanie pełnych danych obu podmiotów, takich jak:
- Imię i nazwisko lub nazwa firmy
- Adres zamieszkania lub siedziby
- Numer NIP
- Numer REGON (w przypadku firm)
- Dane kontaktowe (telefon, e-mail)
Precyzyjne określenie stron umowy zapobiega wszelkim nieporozumieniom i wątpliwościom w przyszłości.
Przedmiot umowy
Kolejnym niezbędnym elementem jest jasne zdefiniowanie przedmiotu umowy, czyli zakresu prac objętych zleceniem. Powinno się tu znaleźć szczegółowe opisanie charakteru i celu tworzonej strony internetowej. Czy będzie to serwis informacyjny, sklep internetowy, landing page, a może coś innego? Dobrze jest też doprecyzować wymagania techniczne, np.:
- Responsywność strony (dostosowanie do urządzeń mobilnych)
- Zgodność ze standardami W3C
- Integracja z określonymi systemami zewnętrznymi
- Wymagane funkcjonalności, takie jak system rezerwacji, formularz kontaktowy itp.
Im bardziej dokładne będzie określenie przedmiotu umowy, tym mniejsze będzie ryzyko przyszłych nieporozumień dotyczących zakresu zlecenia.
Obowiązki stron
W umowie należy szczegółowo określić obowiązki każdej ze stron zaangażowanych w projekt. Do obowiązków wykonawcy powinno należeć między innymi:
- Zaprojektowanie i wykonanie strony zgodnie z uzgodnioną specyfikacją
- Przetestowanie strony i usunięcie ewentualnych błędów
- Wdrożenie strony na serwer wskazany przez klienta
- Przeszkolenie klienta w zakresie obsługi i administrowania stroną
- Zapewnienie zgodności strony z obowiązującymi przepisami prawa
Z kolei do obowiązków zamawiającego możemy zaliczyć:
- Dostarczenie wszelkich niezbędnych materiałów, treści i grafik
- Terminowe regulowanie należności za wykonane prace
- Wskazanie serwera, na którym ma zostać umieszczona strona
- Zapewnienie współpracy ze strony osób odpowiedzialnych za różne obszary projektu
Precyzyjne rozdzielenie obowiązków zmniejsza ryzyko nieporozumień i sporów w trakcie realizacji zlecenia.
Harmonogram i terminy
Ważnym elementem umowy jest określenie harmonogramu prac oraz terminów realizacji poszczególnych etapów projektu. Można tu uwzględnić takie kwestie jak:
- Termin przekazania przez klienta wszystkich niezbędnych materiałów i specyfikacji
- Termin wykonania projektu graficznego strony (np. layoutów, makiet)
- Termin akceptacji projektu graficznego przez klienta
- Termin wykonania kodowania strony
- Termin testów i odbioru strony przez klienta
- Termin wdrożenia strony na serwer produkcyjny
Jasno określone terminy pozwalają obu stronom na właściwe zaplanowanie swoich działań i zapobiegają opóźnieniom w realizacji projektu.
Wynagrodzenie i warunki płatności
Kluczowym elementem umowy są zapisy dotyczące wynagrodzenia należnego wykonawcy oraz warunków płatności. Powinny się tu znaleźć następujące informacje:
- Kwota wynagrodzenia za całość zlecenia lub stawki za poszczególne prace (np. projektowanie, kodowanie, wdrożenie)
- Sposób naliczania wynagrodzenia (np. ryczałt, stawka godzinowa/dzienna)
- Terminy płatności (czy jest to jedna płatność po zakończeniu prac, czy płatności częściowe)
- Warunki ewentualnych kar umownych (np. za opóźnienia w realizacji)
- Zasady waloryzacji wynagrodzenia (np. w przypadku przedłużania się projektu)
Przejrzyste uregulowanie kwestii finansowych pomaga uniknąć sporów i niejasności w tym obszarze.
Prawa autorskie i licencje
Ważnym aspektem, który powinien zostać poruszony w umowie, są kwestie związane z prawami autorskimi do powstałej strony internetowej. Zalecane jest precyzyjne określenie, komu będą przysługiwały majątkowe prawa autorskie do strony oraz na jakich zasadach zostaną one przeniesione na zamawiającego. Warto też ustalić, czy i w jakim zakresie wykonawca zachowa prawo do wykorzystywania strony w celach promocyjnych (np. w portfolio). Częstą praktyką jest też wprowadzenie zapisów dotyczących stosowanych licencji na wykorzystane w projekcie materiały, biblioteki, skrypty itp.
Poufność i ochrona danych
Ze względu na charakter wielu projektów internetowych, w umowie powinny znaleźć się zapisy gwarantujące zachowanie poufności wszelkich przekazanych przez klienta informacji, materiałów oraz danych objętych tajemnicą przedsiębiorstwa. Dobrym rozwiązaniem jest też wprowadzenie zapisów o ochronie danych osobowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami (np. RODO).
Postanowienia końcowe
Ostatnią częścią umowy są tzw. postanowienia końcowe, w których powinny znaleźć się między innymi:
- Informacje o sposobie rozwiązywania ewentualnych sporów (np. mediacja, droga sądowa)
- Okres obowiązywania umowy
- Zasady dotyczące możliwości rozwiązania lub wcześniejszego wypowiedzenia umowy
- Zakres odpowiedzialności stron z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy
- Informacje o możliwości dokonywania zmian lub uzupełnień w umowie
Umieszczenie tego typu zapisów zwiększa przejrzystość i zmniejsza ryzyko sporów na późniejszym etapie realizacji zlecenia.
Załączniki i dokumentacja
Dobrą praktyką jest dołączanie do umowy stosownych załączników i dokumentów pomocniczych, takich jak:
- Szczegółowa specyfikacja projektowanej strony internetowej
- Wytyczne dotyczące projektu graficznego i identyfikacji wizualnej
- Harmonogram prac
- Procedury testowania i odbioru strony
- Warunki świadczenia ewentualnej opieki serwisowej lub hostingu
Załączniki te pomagają w doprecyzowaniu i uszczegółowieniu uzgodnionych między stronami warunków realizacji projektu.
Podsumowanie
Jak widać, poprawnie skonstruowana umowa o utworzenie strony www powinna zawierać wiele istotnych elementów. Dokładne uregulowanie kwestii takich jak: przedmiot umowy, obowiązki stron, harmonogram prac, wynagrodzenie i płatności, prawa autorskie, poufność czy postanowienia końcowe, pozwala na jasne określenie oczekiwań obu stron oraz zminimalizowanie ryzyka przyszłych nieporozumień i sporów. Dobrze przygotowana umowa jest fundamentem udanej współpracy między klientem a wykonawcą, która przełoży się na sprawną realizację projektu i satysfakcję obu stron.
