Jeśli w ostatnich latach nauczyliśmy się czegoś nowego, to na pewno jest to fakt, że naszą rzeczywistość można w mgnieniu oka przenieść do sieci. Nic dziwnego, że coraz więcej firm decyduje się na organizację wirtualnych konferencji, szkoleń czy eventów branżowych. Jako agencja projektująca profesjonalne strony internetowe, która ma doświadczenie w organizacji transmisji z tego typu wydarzeń, postanowiłem podzielić się z Wami moimi spostrzeżeniami na ten temat.
Dlaczego warto organizować transmisje z wydarzeń branżowych?
Zacznijmy od oczywistego faktu – pandemia COVID-19 bezpowrotnie zmieniła nasze życie. Nagle okazało się, że nawet najbardziej prestiżowe konferencje czy szkolenia muszą przenieść się do sieci, aby móc nadal funkcjonować. To spowodowało, że wiele firm stanęło przed niemałym wyzwaniem – jak skutecznie zorganizować wydarzenie online, aby zachować jego wysoką jakość i zaangażowanie uczestników?
Oczywiście, sama organizacja transmisji online to nie jest nic nowego. Wiele firm od lat wykorzystuje tę technologię do prowadzenia webinarów, prezentacji czy nawet całych konferencji. Jednak skala, z jaką musiały zmierzyć się przedsiębiorstwa w ciągu ostatnich dwóch lat, była naprawdę imponująca. Konieczność zapewnienia wysokiej jakości dźwięku i obrazu, intuicyjnej interakcji z uczestnikami oraz atrakcyjnej oprawy graficznej i scenograficznej to tylko niektóre z wyzwań, jakie stanęły przed organizatorami.
W moim odczuciu, pandemia tylko przyspieszyła to, co i tak miało nadejść. Transmisje online z wydarzeń branżowych zyskały na popularności, ponieważ znacznie zwiększają zasięg wydarzenia, umożliwiając udział osobom z różnych zakątków kraju, a nawet świata. Co więcej, taka forma pozwala na zaangażowanie większej liczby prelegentów, którzy mogą dołączać do transmisji zdalnie. A to z kolei przekłada się na bogatszy i ciekawszy program konferencji.
Nie można również zapomnieć o aspekcie ekonomicznym. Organizacja tradycyjnego wydarzenia wiąże się z ogromnymi kosztami wynajmu sali, zakwaterowania prelegentów, zapewnienia gastronomii i obsługi technicznej. Tymczasem transmisja online pozwala znacznie ograniczyć te wydatki, a co za tym idzie, uczynić wydarzenie bardziej dostępnym dla uczestników.
Jak przygotować się do organizacji transmisji online?
Zanim przejdziemy do omawiania konkretnych rozwiązań technicznych, chciałbym podkreślić, że kluczem do sukcesu jest kompleksowe przygotowanie całego wydarzenia. Sama transmisja online to dopiero wierzchołek góry lodowej – wcześniej należy poświęcić sporo czasu na dopracowanie scenariusza, harmonogramu, scenografii, a nawet rekrutację prelegentów.
Jeśli myślicie o przeprowadzeniu transmisji z Waszej konferencji, to przede wszystkim musicie określić jej cele i oczekiwania. Czy chcecie dotrzeć do jak najszerszego grona odbiorców? A może zależy Wam na stworzeniu kameralnej, kameralnej atmosfery? W zależności od tego, warto dopasować formułę i narzędzia, z których skorzystacie.
Kolejnym krokiem jest opracowanie scenariusza i harmonogramu wydarzenia. Pamiętajcie, że online widownia ma mniejszą zdolność koncentracji niż na żywo, dlatego warto urozmaicać przekaz, np. poprzez krótkie przerwy, konkursy czy sesje Q&A. Zadbajcie również o atrakcyjną oprawę graficzną i scenografię, które będą dopełnieniem Waszego przekazu.
Streamonline, firma, z którą często współpracuję, podkreśla, że ważnym elementem jest również profesjonalne nagłośnienie i oświetlenie. To właśnie dźwięk i obraz mają kluczowe znaczenie dla komfortu uczestników transmisji online. Dlatego warto zainwestować w wysokiej klasy sprzęt, a najlepiej powierzyć obsługę techniczną doświadczonym specjalistom.
Nie mniej istotna jest sama promocja wydarzenia. Koniecznie stwórzcie landing page, na którym uczestnicy będą mogli zarejestrować się na transmisję, a przy okazji poznać program i prelegentów. Pamiętajcie również o social mediach i współpracy z influencerami, którzy pomogą Wam dotrzeć do szerszego grona odbiorców.
Jak wygląda technologia za transmisją online?
Jak wspomniałem, sama organizacja transmisji to dopiero wierzchołek góry lodowej. Za nią kryje się cała gama specjalistycznego oprogramowania i sprzętu, które pozwala na stworzenie profesjonalnej i angażującej relacji online.
Najważniejszym elementem jest oczywiście platforma do streamingu. Tutaj szczególnie polecam rozwiązania takie jak Streamonline, które posiadają autorskie oprogramowanie dedykowane do obsługi największych wydarzeń branżowych. Dzięki temu uczestnicy transmisji mogą samodzielnie wybierać panel, który chcą oglądać, a organizatorzy mają pełną kontrolę nad przebiegiem całego wydarzenia.
Równie istotne jest zapewnienie wysokiej jakości dźwięku i obrazu. Dlatego warto skorzystać z profesjonalnego sprzętu, takiego jak kamery 4K, ramiona kamerowe czy dedykowana optyka. To wszystko gwarantuje, że przekaz będzie płynny i czytelny nawet dla widzów oglądających na mniejszych ekranach.
Nie można również zapomnieć o elementach interaktywnych, które zwiększają zaangażowanie uczestników. Streamonline oferuje chociażby możliwość wzbogacenia transmisji o ankiety, wykresy czy animowane grafiki, które są emitowane na żywo.
Jeśli zaś chodzi o kwestie związane z monetyzacją, to wiele platform streamingowych, w tym Streamonline, oferuje rozwiązania pay-per-view. Dzięki temu organizatorzy mogą pobierać opłatę za dostęp do transmisji, co z kolei pozwala im na pokrycie kosztów wydarzenia.
Jakie korzyści daje transmisja online?
Podsumowując, organizacja transmisji z wydarzeń branżowych i konferencji to rozwiązanie, które niesie ze sobą wiele korzyści zarówno dla organizatorów, jak i uczestników.
Po pierwsze, znacznie zwiększa zasięg wydarzenia, umożliwiając udział osobom z różnych zakątków kraju, a nawet świata. To z kolei przekłada się na większą liczbę prelegentów i bogatszy program konferencji.
Ponadto, transmisja online to zdecydowanie tańsza forma w porównaniu do tradycyjnej organizacji wydarzenia. Eliminuje koszty związane z wynajmem sali, noclegami czy wyżywieniem uczestników. W ten sposób konferencja staje się bardziej dostępna dla szerszego grona odbiorców.
Nie bez znaczenia jest również fakt, że w dobie pandemii COVID-19 transmisje online stały się de facto jedyną możliwością kontynuowania działalności dla wielu firm i organizacji. Pozwalają one na utrzymanie relacji z klientami i partnerami, a jednocześnie dbają o ich bezpieczeństwo.
Warto również podkreślić, że nowoczesne platformy streamingowe, takie jak Danfoss, oferują szereg narzędzi do interaktywnej i angażującej komunikacji z uczestnikami. To z kolei przekłada się na większe zaangażowanie widzów i lepsze zapamiętanie prezentowanych treści.
Na koniec warto wspomnieć o aspekcie ekologicznym. Transmisje online ograniczają konieczność podróżowania i zmniejszają emisję CO2 do atmosfery. To szczególnie istotne w kontekście rosnącej świadomości ekologicznej wśród firm i organizacji.
Podsumowując, transmisje z wydarzeń branżowych i konferencji to rozwiązanie, które nie tylko zwiększa zasięg i dostępność wydarzeń, ale również generuje wymierne oszczędności dla organizatorów. Co więcej, pozwala ono na stworzenie atrakcyjnej i angażującej formuły, która przyciągnie uwagę widzów. Dlatego, jeśli Wasza firma planuje zorganizować konferencję czy szkolenie, zdecydowanie zachęcam do rozważenia tej opcji.
A jeśli potrzebujecie pomocy w zakresie organizacji transmisji online lub chcecie zlecić nam zaprojektowanie strony internetowej pod Wasze wydarzenie, to serdecznie zapraszam do współpracy na stronyinternetowe.uk. Mamy wieloletnie doświadczenie w tego typu projektach i chętnie pomożemy Wam w osiągnięciu sukcesu!
