RODO w praktyce, czyli jak chronić dane osobowe

RODO w praktyce, czyli jak chronić dane osobowe

Trzymanie się przepisów czy ciągły ból głowy? Nie musi tak być!

Cześć, jestem Ania, założycielka agencji projektującej strony internetowe https://stronyinternetowe.uk. Przez ostatnie lata nieustannie narzekałam na skomplikowane przepisy RODO i ciągłe obawy o to, czy przypadkiem czegoś nie przeoczyliśmy. Jednak z czasem nauczyłam się, jak skutecznie wdrożyć RODO w moim biznesie i teraz mogę z dumą powiedzieć, że mam to opanowane. A dziś chcę podzielić się z Wami moimi doświadczeniami, żebyście wy też mogli spać spokojnie po zmroku, bez stresu o to, czy przypadkiem nie naruszyliście jakichś przepisów.

Czym w ogóle jest to RODO?

RODO to oczywiście potoczne określenie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Ale nie bójmy się tych wszystkich długich i skomplikowanych nazw – w praktyce oznacza to po prostu zbiór reguł, których musimy przestrzegać, jeśli w naszej firmie przetwarzamy jakiekolwiek dane osobowe. A to obejmuje naprawdę ogromną liczbę przedsiębiorców!

Jakie dane podlegają RODO?

Dane osobowe to wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. W praktyce może to być np. imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, adres zamieszkania, numer PESEL, zdjęcie czy nawet adres IP urządzenia. Innymi słowy, jeśli w naszej firmie posiadamy jakiekolwiek informacje pozwalające na zidentyfikowanie konkretnej osoby, to musimy pamiętać o stosowaniu zasad RODO.

Dodatkowo RODO wyróżnia szczególną kategorię danych nazywaną danymi wrażliwymi. Są to m.in. informacje o stanie zdrowia, orientacji seksualnej, przynależności do związków zawodowych, poglądach politycznych czy wyznaniu. I to właśnie tymi danymi musimy szczególnie uważać.

UODO, czyli Urząd Ochrony Danych Osobowych, organizuje co roku obchody Dnia Ochrony Danych Osobowych. W tym roku odbywa się już XV edycja tego wydarzenia, a jego głównym tematem jest “Realna ochrona danych w zdalnej rzeczywistości”. Będzie to doskonała okazja, by dowiedzieć się więcej o aktualnych wyzwaniach związanych z ochroną danych w dobie cyfryzacji i pandemii.

Podstawowe zasady RODO

Mimo że przepisy RODO są dosyć rozbudowane, da się je sprowadzić do kilku podstawowych zasad, o których warto pamiętać:

1. Prawidłowość i rzetelność przetwarzania – musimy przetwarzać dane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą.

2. Ograniczenie celu – możemy przetwarzać dane tylko w konkretnych, wyraźnie określonych celach i nie wykorzystywać ich do innych celów.

3. Minimalizacja danych – powinniśmy ograniczać zakres przetwarzanych danych do tego, co jest niezbędne dla osiągnięcia celu.

4. Prawidłowość danych – musimy dbać o to, by przetwarzane przez nas dane były prawidłowe i w razie potrzeby je aktualizować.

5. Ograniczenie przechowywania – nie możemy przechowywać danych dłużej, niż jest to konieczne do realizacji celu.

6. Integralność i poufność – musimy zapewnić bezpieczeństwo przetwarzanych danych, chronić je przed nieuprawnionym dostępem, zniszczeniem czy modyfikacją.

Brzmi skomplikowanie? Wcale nie musi! Wystarczy, że zrozumiemy te zasady i dostosujemy do nich nasze codzienne działania. A teraz przejdźmy do konkretnych kroków, które powinniśmy podjąć, by skutecznie wdrożyć RODO w naszej firmie.

Kluczowe elementy wdrożenia RODO

Po pierwsze, musimy określić, jakie dane osobowe przetwarzamy w naszej firmie i w jakich celach. To będzie nasz punkt wyjścia do dalszych działań. Możemy to zrobić, sporządzając rejestr czynności przetwarzania – taki dokument, w którym szczegółowo opiszemy, jakie informacje zbieramy, skąd je pozyskujemy, komu je udostępniamy i jak długo przechowujemy.

Kolejnym ważnym krokiem jest zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzanych danych. To oznacza, że musimy wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić je przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem. Może to oznaczać np. szyfrowanie plików, stosowanie haseł, ograniczanie dostępu tylko do niezbędnych osób czy regularne tworzenie kopii zapasowych.

Nie możemy też zapomnieć o odpowiednim informowaniu osób, których dane przetwarzamy. Musimy przygotować klauzulę informacyjną, która w zrozumiały sposób wytłumaczy osobom, skąd pozyskaliśmy ich dane, w jakim celu je przetwarzamy, komu je udostępniamy i jakie mają prawa w związku z tym przetwarzaniem. Tę klauzulę musimy przekazać wszystkim, których dane zbieramy.

Innym ważnym elementem jest rejestrowanie wszelkich naruszeń ochrony danych osobowych, do których może dojść w naszej firmie. Musimy wiedzieć, jak reagować w takiej sytuacji i kogo powiadomić – zarówno osoby, których dane zostały naruszone, jak i Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Jak podkreśla Joanna Szufel, RODO dotyczy również zawodów medycznych, takich jak fizjoterapia. Jako że w trakcie swojej pracy mamy dostęp do danych wrażliwych pacjentów, musimy szczególnie uważać na kwestie ochrony tych informacji.

Nie taki diabeł straszny…

Wielu przedsiębiorców, gdy słyszy słowo “RODO”, od razu przechodzą w stan paniki. Myślą, że to ogrom skomplikowanych przepisów, których i tak nie da się w pełni zrozumieć. Ale wcale tak nie musi być! Wystarczy, że skupimy się na tych kluczowych elementach, o których wspomniałam, a reszta przyjdzie z czasem.

Pamiętajmy, że RODO to nie wymaganie, by nasza firma była idealna pod względem ochrony danych. To raczej proces ciągłego doskonalenia i dostosowywania się do zmieniających się przepisów i zagrożeń. Ważne, byśmy zrobili pierwszy krok i zaczęli wdrażać podstawowe rozwiązania. Reszta przyjdzie z czasem.

A jeśli zastanawiacie się, jak to wszystko wygląda w praktyce, to zachęcam Was do śledzenia naszego bloga https://stronyinternetowe.uk/blog/. Będę tam regularnie publikować wpisy dotyczące RODO i ochrony danych osobowych w codziennej działalności firmy. Mam nadzieję, że te informacje pomogą Wam przejść przez ten temat bez większych problemów.

Pamiętajcie – RODO to nie wróg, a raczej sojusznik, który pomaga nam dbać o bezpieczeństwo danych naszych klientów i pracowników. Wystarczy trochę determinacji i systematycznej pracy, a z czasem okaże się, że to wcale nie taki straszny diabeł.