RODO w marketingu internetowym – zasady i dobre praktyki zgodnego z prawem pozyskiwania danych

Zapewnienie zgodności z RODO w e-mail marketingu

Chociaż RODO towarzyszy nam już od 2018 roku, wciąż jest to aktualny temat, o którym należy pamiętać przy planowaniu działań e-mail marketingowych. W tym artykule przypomnimy najważniejsze kwestie związane z tym rozporządzeniem i poznamy 4 najlepsze praktyki, które pomogą Ci tworzyć kampanie zgodne z prawem.

Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) to zbiór wytycznych określających, w jaki sposób osoby fizyczne i firmy mogą pozyskiwać, wykorzystywać, przechowywać i usuwać dane osobowe użytkowników z Unii Europejskiej (UE). Wokół RODO wciąż panuje duży szum, ale w rzeczywistości okazuje się ono przydatne dla e-mail marketingu i pomaga ulepszyć kampanie.

Jeśli masz subskrybentów z siedzibą w Unii Europejskiej, jesteś odpowiedzialny za przestrzeganie tych przepisów – nawet jeśli działasz poza UE. Na początku może się to wydawać przytłaczające, ale RODO daje użytkownikom kilka praw, które pomagają im przejąć większą kontrolę nad własnymi danymi.

Prawa użytkowników w kontekście RODO

Oto najważniejsze prawa użytkownika, które mają zastosowanie do e-mail marketingu:

1. Prawo do usunięcia (znane również jako prawo do bycia zapomnianym) daje komuś prawo do poproszenia firmy o usunięcie WSZYSTKICH danych, które są powiązane z tą osobą. Wymaga to czegoś więcej niż przycisku rezygnacji z subskrypcji – musisz usunąć wszystkie dane przechowywane w bazach danych i wszystko inne związane z użytkownikiem.

2. Prawo dostępu do danych umożliwia klientom zażądanie swoich danych. Oznacza to, że klienci mogą pobrać plik ze wszystkimi danymi w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.

3. Prawo do sprostowania pozwala użytkownikom poprosić o aktualizację lub poprawienie ich danych osobowych.

4. Prawo do przenoszenia danych umożliwia użytkownikom zażądanie przeniesienia ich danych do innego dostawcy usług.

Te prawa dają użytkownikom większą kontrolę nad ich danymi osobowymi i sposobem, w jaki inni mogą z nich korzystać. W przypadku RODO w e-mail marketingu oznacza to zapewnienie większej przejrzystości i jaśniejszych umów o wyrażeniu zgody podczas rejestrowania nowych subskrybentów. To sprawi, że Twoje kampanie będą jeszcze lepsze i bardziej godne zaufania w dłuższej perspektywie.

4 najlepsze praktyki zgodnego z RODO pozyskiwania danych

Aby pomóc Ci przestrzegać przepisów RODO, MailerLite oferuje wiele funkcji ułatwiających zachowanie zgodności. Oto 4 najlepsze praktyki, które możesz zastosować:

1. Prawo do bycia zapomnianym

Prawo do usunięcia danych to wymóg RODO, który pozwala subskrybentom poprosić o usunięcie wszystkich powiązanych z nimi danych. W MailerLite możesz to zrobić na 3 sposoby:

1. Wypisz – usuwa subskrybenta z Twojej aktywnej listy subskrybentów, a newslettery nie są do nich dłużej wysyłane.
2. Zapomnij – usuwa subskrybenta z Twojego konta, a wszystkie informacje z nim związane zostaną całkowicie usunięte w ciągu 30 dni.
3. Skasuj – usuwa subskrybenta z Twojego konta, ale wszystkie jego informacje są nadal przechowywane na wypadek, gdyby ponownie zapisał się na Twoją listę.

Funkcja najbardziej zgodna z RODO to funkcja Zapomnij.

2. Dowód zgody subskrybenta

Uzyskanie aktywnej i wyraźnej zgody subskrybentów ma ogromne znaczenie dla RODO i e-mail marketingu. Gdy korzystasz z formularzy rejestracyjnych MailerLite, rejestrowane są adres IP, lokalizacja, data, godzina i źródło formularza zgody. Informacje te wzmocnią dokumentację dotyczącą tego, gdzie, kiedy i o której godzinie subskrybenci wyrazili zgodę.

3. Identyfikacja użytkowników z UE

Podczas gdy większość z nas ma subskrybentów na całym świecie, RODO dotyczy tylko osób przebywających w Unii Europejskiej. Dzięki funkcjom śledzenia lokalizacji MailerLite możesz podzielić subskrybentów na specjalne grupy RODO, aby nie martwić się o zgodność z RODO dla całej listy.

4. Przenoszenie danych

Ponieważ każda osoba ma prawo poprosić o usunięcie swoich danych, należy zastanowić się, które dane są naprawdę potrzebne, a bez których można żyć. Im więcej danych, tym więcej dokumentacji i zarządzania, gdy ktoś poprosi o udostępnienie danych.

Oprócz zachowania zgodności z RODO MailerLite oferuje również załącznik do przetwarzania danych (DPA), który spełnia wymogi RODO i określa nasze zobowiązania dotyczące prywatności i bezpieczeństwa danych. Znajdziesz tam kluczowe aspekty dotyczące przetwarzania danych i pisemne oświadczenie, które można skopiować i wkleić do własnej polityki prywatności.

Aktualizacja polityki prywatności

Zgodnie z przepisami dotyczącymi prywatności musisz jasno opisać w swojej polityce prywatności, w jaki sposób planujesz wykorzystywać dane Twoich subskrybentów, w tym w przypadku korzystania z usług podmiotów trzecich, takich jak MailerLite. Musisz podać każdy podmiot przetwarzający dane osobno i jasno wyjaśnić, w jaki sposób i dlaczego wykorzystuje dane.

Aby ułatwić Ci życie, napisaliśmy oświadczenie o MailerLite, które możesz po prostu dodać do swojej polityki prywatności:

Używamy MailerLite do zarządzania listą subskrybentów oraz wysyłania wiadomości do osób zapisanych na tę listę. MailerLite jest dostawcą zewnętrznym, który może przetwarzać Twoje dane przy użyciu standardowych technologii branżowych, aby pomóc nam monitorować i ulepszać nasz newsletter. Polityka prywatności MailerLite jest dostępna tutaj.

Użytkownik może zrezygnować z subskrypcji naszego newslettera, klikając link rezygnacji z subskrypcji znajdujący się na końcu każdej wiadomości e-mail.

Formularze zgodne z RODO

Oprócz zachowania jak największej przejrzystości formularzy zgody, musisz prowadzić rejestr zgody każdego subskrybenta. Obowiązek zachowania dowodu spoczywa na Tobie, aby łatwo można było udowodnić, że dana osoba wyraziła zgodę na Twoje warunki.

Jednym ze sposobów na osiągnięcie tego celu jest opcja „double opt-in” (podwójne potwierdzenie zgody), która zapewnia udokumentowanie zgody. Możesz dowiedzieć się, jak ją skonfigurować, w tym artykule.

Nasze formularze zawierają opcje pola wyboru dla połączonej zgody oraz wstępnie napisany tekst, którego można użyć lub edytować, aby wyraźnie poinformować, w jaki sposób i dlaczego wykorzystujesz informacje. Możesz także dodać wiele pól wyboru, segmentować subskrybentów za pomocą ukrytych pól, wstawiać uprawnienia RODO oraz wysyłać użytkowników na podstronę z potwierdzeniem zapisu.

Podsumowanie

Chociaż RODO może wydawać się skomplikowane, MailerLite oferuje wiele funkcji, które ułatwiają zachowanie zgodności. Pamiętaj o tych 4 najlepszych praktykach:

1. Prawo do bycia zapomnianym – Zapewnij łatwy sposób na całkowite usunięcie danych subskrybentów.
2. Dowód zgody subskrybenta – Rejestruj informacje o wyrażeniu zgody przez subskrybentów.
3. Identyfikacja użytkowników z UE – Segmentuj subskrybentów z UE, aby wdrożyć odpowiednie środki.
4. Przenoszenie danych – Ograniczaj gromadzenie danych do minimum, aby uprościć zarządzanie nimi.

Dbanie o bezpieczeństwo danych Twoich subskrybentów nie tylko pomoże Ci spełnić wymogi prawne, ale również buduje zaufanie i wiarygodność Twojej marki. Zainwestuj w compliance, a Twoje kampanie e-mailowe staną się jeszcze skuteczniejsze!

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące e-mail marketingu i RODO, zapraszam do pozostawienia komentarza poniżej. Chętnie odpowiem i pomogę.