RODO w biznesie internetowym – niezbędnik e-przedsiębiorcy

RODO w biznesie internetowym – niezbędnik e-przedsiębiorcy

Wejście do e-biznesu? Najpierw wyjaśnij sobie kwestie RODO!

Jeśli planujesz uruchomić sklep internetowy lub inny biznes online, musisz przebrnąć przez prawdziwy gąszcz przepisów i dokumentów. Nie ważne, czy jesteś dopiero na etapie planowania, czy już dawno działasz w sieci – RODO jest czymś, czego nie można pominąć. A jednak wielu przedsiębiorców wciąż lekceważy ten temat lub traktuje go po macoszemu. Czas to zmienić!

W dzisiejszym poście przygotowałem dla was kompleksowy przewodnik po RODO w e-commerce. Dowiesz się z niego, co musisz zrobić, aby zgodnie z prawem przetwarzać dane osobowe Twoich klientów. Wyjaśnię również najważniejsze pojęcia, opiszę niezbędne dokumenty i procedury, a także pokażę, jak uniknąć karnych opłat.

Zacznijmy od początku – czym jest w ogóle RODO?

RODO to popularny skrót od Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych.

Mówiąc prościej – to zbiór przepisów, które regulują kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych. Obowiązuje on we wszystkich krajach Unii Europejskiej, a jego celem jest ochrona prywatności obywateli.

Co ważne, RODO dotyczy firm, instytucji, a nawet indywidualnych osób – niezależnie od tego, czy prowadzą one działalność w internecie, czy offline. Jeśli przetwarzasz jakiekolwiek dane osobowe, musisz stosować się do jego wytycznych.

Privacy by design, czyli cała infrastruktura pod RODO

Pamiętam, jak parę lat temu, gdy zaczynałem moją przygodę z e-biznesem, temat RODO wydawał mi się odległy i niezwiązany z moją działalnością. Myślałem, że skoro prowadzę niewielki sklep internetowy, to na pewno uda mi się go ominąć.

Jakie było moje zdziwienie, kiedy okazało się, że przez ignorowanie kwestii ochrony danych osobowych naraziłem się na poważne konsekwencje! Na szczęście udało mi się to szybko naprawić, ale gdybym od samego początku podszedł do tematu RODO poważnie, z pewnością zaoszczędziłbym sobie sporo stresu i nerwów.

Dlatego, jeśli planujesz wejść do sektora e-commerce, zacznij od kwestii RODO. Jeszcze na etapie projektowania narzędzi i rozwiązań, które będziesz wykorzystywać w sklepie, weź pod uwagę wymogi rozporządzenia. To pozwoli Ci optymalnie przygotować infrastrukturę, aby już od samego początku spełniała standardy RODO.

Specjaliści mówią w tym kontekście o “privacy by design” – czyli budowaniu systemu z myślą o ochronie prywatności użytkowników. To zdecydowanie lepsza strategia niż późniejsze przeprojektowywanie i dostosowywanie rozwiązań do wymagań RODO.

Audyt RODO – lepiej późno niż wcale

Oczywiście, jeśli Twój sklep internetowy już funkcjonuje, a kwestie RODO nie zostały odpowiednio dopilnowane, nic straconego. Możesz nadal wdrożyć odpowiednie rozwiązania, choć w tym przypadku może to wymagać na przykład przeprojektowania strony.

W toku kontroli UODO raczej rzadko wyciągane są konsekwencje z tego tytułu, że w przeszłości dany podmiot przetwarzał dane bez wdrożonych odpowiednich rozwiązań. Zazwyczaj kontrole koncentrują się na stanie obecnym.

Warto jednak pamiętać, że audyt RODO to proces czasochłonny, który w niektórych przypadkach może potrwać nawet kilka miesięcy. Dlatego lepiej z nim nie zwlekać – im szybciej się za to zabierzesz, tym mniejsze ryzyko, że w międzyczasie odwiedzi Cię kontrola z UODO.

Jak przeprowadzić audyt RODO w e-sklepie?

Audyt RODO w e-sklepie składa się z kilku kluczowych etapów. Oto one:

1. Analiza zakresu przetwarzania danych – musisz rozpoznać, jakie dane osobowe przetwarzasz w ramach swojej działalności, kto jest ich administratorem, a także w jakich celach i na jakiej podstawie prawnej je przetwarzasz.

2. Przygotowanie analizy ryzyka – tu należy ocenić, czy planowane przez Ciebie przetwarzanie danych nie będzie z dużym prawdopodobieństwem powodować wysokiego ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

3. Stworzenie rejestrów czynności przetwarzania – to dokumenty, w których szczegółowo opisujesz wszystkie procesy związane z przetwarzaniem danych w Twojej firmie.

4. Określenie, czy konieczne jest powołanie Inspektora Ochrony Danych (IOD) – zgodnie z RODO, w niektórych przypadkach jest to obowiązkowe. Jeśli Twój sklep internetowy nie spełnia tych kryteriów, możesz powołać IOD dobrowolnie.

5. Przygotowanie klauzul informacyjnych i zgód – RODO kładzie bardzo duży nacisk na przejrzystość i klarowne informowanie użytkowników o przetwarzaniu ich danych. Musisz więc zadbać o odpowiednie klauzule i uzyskać wyraźne zgody, tam gdzie to konieczne.

6. Opracowanie Polityki Ochrony Danych – to kluczowy dokument, który powinien opisywać Twoje procedury bezpieczeństwa, zasady postępowania z danymi i stosowane środki mające zabezpieczyć ich poufność.

7. Weryfikacja umów z podmiotami przetwarzającymi dane – jeśli powierzasz przetwarzanie danych innym podmiotom, musisz mieć z nimi podpisane odpowiednie umowy.

8. Szkolenie zespołu – pamiętaj, by przeszkolić wszystkich pracowników, którzy w ramach swoich obowiązków mają kontakt z danymi osobowymi.

To w dużym skrócie najważniejsze elementy audytu RODO w e-sklepie. Jak widzisz, jest to dość rozbudowany proces, dlatego warto skorzystać z pomocy specjalistów. Nasza firma chętnie Ci w tym pomoże!

Konsekwencje braku wdrożenia RODO

Być może zastanawiasz się, dlaczego w ogóle masz się fatygować z tym całym RODO. Przecież Twój sklep internetowy to niewielka działalność, a kary za nieprzestrzeganie przepisów raczej Cię nie dotyczą, prawda?

Niestety, to błędne myślenie. Inspektorzy z UODO nie interesują się wielkością firmy – jednakowe zasady obowiązują wszystkich, niezależnie od skali działalności.

A kary mogą być naprawdę bolesne. Najwyższe sankcje mogą sięgać nawet 20 mln euro lub 4% całkowitego rocznego światowego obrotu firmy. Znany jest przykład sklepu Morele.net, który za niedostateczne zabezpieczenie systemu i wyciek danych 22 mln użytkowników, otrzymał karę w wysokości 38 mln złotych!

Oprócz kar finansowych, nieprzestrzeganie RODO może mieć także poważne konsekwencje wizerunkowe. Wyobraź sobie, jak ciężko będzie Ci później odbudować zaufanie klientów, jeśli dojdzie do wycieku ich danych. A to przecież jeden z kluczowych elementów budowania lojalności w e-handlu.

Regulamin, polityka prywatności, umowy – niezbędne dokumenty w e-sklepie

Jednym z najważniejszych dokumentów w Twoim e-sklepie będzie oczywiście regulamin. To właśnie tam powinieneś zawrzeć zbiór zasad dotyczących warunków sprzedaży, informacje o zwrotach i reklamacjach, dostępnych metodach płatności i dostawy, a także klauzule informacyjne wymagane przez RODO.

Kolejnym kluczowym elementem jest polityka prywatności. To w niej musisz przedstawić szczegóły dotyczące przetwarzania danych osobowych Twoich klientów – w tym cel, podstawę prawną i okres przetwarzania, a także prawa przysługujące osobom, których dane dotyczą.

Nie zapomnij również o polityce cookies – powinna ona zawierać informacje o plikach cookies wykorzystywanych na Twojej stronie, w tym zwłaszcza o celach ich stosowania i okresie ważności.

Oprócz tych zewnętrznych dokumentów, musisz także zadbać o wewnętrzną dokumentację RODO. Chodzi tu m.in. o politykę ochrony danych, analizę ryzyka, rejestr czynności przetwarzania, a także umowy powierzenia przetwarzania danych z Twoimi podwykonawcami.

Warto pamiętać, że oprócz tych standardowych dokumentów, możesz potrzebować także regulaminu konta czy regulaminu newslettera – wszystko zależy od specyfiki Twojej działalności.

Gdzie znaleźć gotowe wzory dokumentów RODO?

Sporządzenie wszystkich wymaganych dokumentów może wydawać się sporym wyzwaniem, szczególnie dla początkujących przedsiębiorców. Na szczęście nie musisz tego robić samodzielnie – możesz skorzystać z gotowych rozwiązań.

Firma LegalGeek oferuje kompleksowy Pakiet E-Sprzedawcy, w którym znajdziesz m.in. regulamin sklepu internetowego, politykę prywatności RODO i cookies, a także wzory dokumentów wewnętrznych związanych z ochroną danych osobowych.

To świetna opcja, jeśli zależy Ci na czasie i chcesz mieć pewność, że Twoje dokumenty są zgodne z aktualnymi przepisami. Dzięki temu rozwiązaniu zaoszczędzisz sporo stresu i nerwów, a przy okazji zapewnisz sobie pełne bezpieczeństwo.

Podsumowanie

Podsumowując, RODO to temat, którego nie można pominąć, jeśli planujesz prowadzić działalność w internecie. Niezależnie od tego, czy dopiero startujesz, czy Twój sklep internetowy działa od lat – musisz wdrożyć odpowiednie rozwiązania, aby chronić dane osobowe Twoich klientów.

Kluczowe jest, aby podejść do tematu RODO kompleksowo, już na etapie projektowania narzędzi i rozwiązań. Ułatwi Ci to całe wdrożenie i pozwoli uniknąć problemów w przyszłości.

Jeśli nie jesteś pewien, od czego zacząć, skontaktuj się z nami. Nasi eksperci chętnie pomogą Ci w przeprowadzeniu audytu RODO i zaproponują gotowe rozwiązania dopasowane do specyfiki Twojej firmy. Zadbaj o bezpieczeństwo danych i uniknij bolesnych kar – inwestycja w RODO zwróci się z nawiązką!