Wprowadzenie – Czy ochrona danych osobowych to tylko RODO?
Kiedy patrzę na obecny krajobraz prawny w Polsce, wydaje mi się, że temat ochrony danych osobowych jest niemal wszechobecny. RODO, ustawa o ochronie danych osobowych, obowiązki administratorów, inspektorzy ochrony danych – te pojęcia zdominowały dyskusje na temat tego, jak firmy powinny postępować z informacjami o ludziach, których dotyczą. Ale czy faktycznie ochrona danych osobowych to tylko kwestia tych nowych przepisów?
Zgodnie z informacjami z portalu biznes.gov.pl, dane osobowe były już wcześniej chronione na podstawie różnych ustaw, np. Kodeksu pracy czy Prawa telekomunikacyjnego. RODO i ustawa o ochronie danych osobowych z 2018 roku jedynie uporządkowały i ujednoliciły te przepisy, wprowadzając nowe obowiązki dla firm. Dlatego choć temat ten jest teraz szczególnie nagłaśniany, to w rzeczywistości ochrona danych osobowych to kwestia, którą przedsiębiorcy musieli brać pod uwagę również wcześniej.
Jak podkreśla portal Firmove.pl, przed wejściem w życie RODO zbieranie i przetwarzanie danych osobowych było już uregulowane prawem. Nowe przepisy jedynie potwierdziły i uporządkowały ten stan, zwiększając świadomość przedsiębiorców na temat wagi ochrony danych.
Dlatego jeśli prowadzisz firmę, powinieneś mieć na uwadze, że gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych to kwestia, którą musisz traktować poważnie – niezależnie od tego, czy mówisz o nowych przepisach, czy starszych regulacjach. W dalszej części artykułu postaramy się przyjrzeć temu tematowi bliżej.
Na czym polega przetwarzanie danych osobowych?
Zanim przejdziemy do obowiązków administratora danych i środków technicznych wymaganych do zabezpieczenia informacji, musimy ustalić, czym w ogóle są dane osobowe i co oznacza ich przetwarzanie. To podstawa, bez której trudno mówić o skutecznej ochronie.
Zgodnie z definicją zawartą w RODO, danymi osobowymi są “wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej”. A zatem pod tą kategorią kryją się nie tylko imiona i nazwiska, ale także numery identyfikacyjne, dane adresowe, a nawet identyfikatory internetowe, takie jak adresy e-mail.
Przetwarzaniem danych osobowych z kolei nazywamy “operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany”. W praktyce oznacza to praktycznie każde działanie, jakie możesz wykonać na informacjach o ludziach – od ich zbierania, poprzez utrwalanie, przechowywanie, modyfikowanie, aż po usuwanie.
Innymi słowy, jeśli w ramach prowadzonej działalności gospodarczej gromadzisz, spisujesz, wprowadzasz do systemu, wysyłasz czy w jakikolwiek inny sposób wykorzystujesz dane swoich klientów, pracowników lub kontrahentów – to przetwarzasz ich dane osobowe. I to niezależnie od tego, czy robisz to w formie elektronicznej, czy papierowej.
Obowiązki administratora danych osobowych
W świetle powyższego jasne jest, że jeśli prowadzisz firmę, to z dużym prawdopodobieństwem przetwarzasz dane osobowe. A to oznacza, że spoczywają na tobie określone obowiązki jako administratorze tych danych.
Zgodnie z informacjami z portalu biznes.gov.pl, jako administrator danych osobowych musisz m.in.:
- Określić cele i sposoby przetwarzania danych
- Zapewnić bezpieczeństwo przetwarzanych informacji
- Prowadzić rejestr czynności przetwarzania
- W niektórych przypadkach powołać inspektora ochrony danych
Czyli mówiąc wprost, to na tobie spoczywa odpowiedzialność za to, w jaki sposób pozyskujesz, wykorzystujesz i chronisz dane osobowe osób związanych z twoją firmą. A ryzyko z tym związane jest naprawdę spore – naruszenie przepisów może skutkować karami finansowymi sięgającymi nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego światowego obrotu!
Jako administrator danych musisz więc szczególnie uważać na kwestie takie jak:
- Ustalenie legalnej podstawy przetwarzania (np. zgoda, realizacja umowy)
- Zapewnienie odpowiednich środków bezpieczeństwa
- Prowadzenie wymaganej dokumentacji
- Zgłaszanie naruszeń ochrony danych do organu nadzorczego
- Informowanie osób, których dane dotyczą, o ich prawach
Brzmi poważnie? To dlatego, że ochrona danych osobowych to naprawdę ważna sprawa. Ale nie musisz się tym zajmować sam – możesz skorzystać z pomocy specjalisty, czyli inspektora ochrony danych.
Inspektor ochrony danych – kto to taki?
Jak wyjaśnia portal Firmove.pl, inspektor ochrony danych to osoba lub firma, która “zawiaduje ochroną danych osobowych w firmie, sprawdza poprawność procesów ochrony danych oraz ich zgodność z prawem”.
Innymi słowy, inspektor to Twój ekspert do spraw RODO i ochrony danych osobowych. To on doradzi Ci, jakie środki bezpieczeństwa podjąć, jak prowadzić dokumentację, a także będzie Twoim łącznikiem z Urzędem Ochrony Danych Osobowych.
Co ważne, obowiązek powołania inspektora nie dotyczy wszystkich firm. Zgodnie z RODO, musisz go wyznaczyć, jeśli:
- Jesteś organem publicznym
- Prowadzisz stały, systematyczny i masowy monitoring osób
- Przetwarzasz na dużą skalę dane wrażliwe lub dotyczące wyroków skazujących
Jeśli nie spełniasz tych kryteriów, inspektor nie jest Ci wymagany. Możesz go jednak dobrowolnie wyznaczyć, jeśli uznasz to za potrzebne – choćby po to, by mieć pewność, że Twoje działania związane z ochroną danych są zgodne z przepisami.
Pamiętaj, że niezależnie od tego, czy powołujesz inspektora, czy też nie, jako administrator danych osobowych i tak musisz spełniać wszystkie obowiązki, jakie nakłada na Ciebie RODO. Warto więc rozważyć tę opcję, bo inspektor może Ci w tym znacznie pomóc.
Środki techniczne i organizacyjne w ochronie danych osobowych
Jednym z kluczowych obowiązków administratora danych osobowych jest zapewnienie im odpowiedniej ochrony. Co to dokładnie oznacza?
Zgodnie z informacjami z portalu Firmove.pl, chodzi tu zarówno o środki o charakterze technicznym, jak i organizacyjnym. Wśród nich można wymienić:
- Zabezpieczenia fizyczne, takie jak sejfy, szafy pancerne czy alarmy
- Rozwiązania informatyczne, np. oprogramowanie antywirusowe, szyfrowanie danych, kontrola dostępu
- Procedury wewnętrzne, np. polityka czystego biurka, ograniczenia w wysyłaniu wrażliwych dokumentów
Kluczowe jest, aby te środki były adekwatne do rodzaju, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania danych. Inaczej mówiąc, wielkość Twojej firmy, branża, w której działasz, oraz to, jakie dane przetwarzasz, będą determinować, jakie rozwiązania musisz wdrożyć.
Co ważne, te zabezpieczenia muszą być na bieżąco aktualizowane i dostosowywane do zmieniających się potrzeb. Bezpieczeństwo danych to nie jednorazowe przedsięwzięcie, ale ciągły proces, który wymaga Twojej stałej uwagi.
Dlatego tak istotne jest, aby w Twojej firmie osoby odpowiedzialne za ochronę danych osobowych (a więc Ty jako administrator lub wyznaczony inspektor) na bieżąco monitorowały zmiany przepisów, pojawiające się zagrożenia i aktualizowały stosowane środki. Tylko w ten sposób możesz mieć pewność, że dane Twoich klientów, pracowników i kontrahentów są bezpieczne.
Rejestr czynności przetwarzania
Jednym z ważnych obowiązków administratora danych osobowych jest prowadzenie rejestru czynności przetwarzania. Czym dokładnie jest ten rejestr i dlaczego jest on taki istotny?
Zgodnie z informacjami z portalu biznes.gov.pl, rejestr czynności przetwarzania to dokument, w którym administrator danych musi odnotowywać wszystkie operacje wykonywane na danych osobowych. Powinien on zawierać takie informacje, jak:
- Nazwa i dane kontaktowe administratora oraz ewentualnego inspektora ochrony danych
- Cele przetwarzania danych
- Opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz kategorii danych osobowych
- Kategorie odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione
- Planowane terminy usunięcia poszczególnych kategorii danych
- Ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa
Prowadzenie takiego rejestru jest obowiązkowe dla większości firm, niezależnie od ich wielkości. Wyjątkiem są jedynie przedsiębiorcy zatrudniający mniej niż 250 osób, o ile przetwarzanie danych nie stanowi dla nich istotnego ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą, nie jest czynione regularnie lub nie obejmuje danych wrażliwych.
Dlaczego rejestr jest taki ważny? Po pierwsze, to narzędzie, które pozwala Ci mieć pełną kontrolę nad tym, jakie dane przetwarzasz, w jakim celu i w jaki sposób je chronisz. A to z kolei ułatwia Ci wywiązywanie się z pozostałych obowiązków administratora.
Po drugie, rejestr może stanowić kluczowy dowód w przypadku kontroli ze strony Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub postępowań sądowych. Jego brak lub nieprawidłowe prowadzenie może skutkować karami finansowymi.
Dlatego warto potraktować ten rejestr poważnie i prowadzić go w sposób staranny i rzetelny. Pomoże Ci to nie tylko uniknąć problemów z organami nadzorczymi, ale przede wszystkim zapewnić skuteczną ochronę danych osobowych w Twojej firmie.
Podsumowanie
Ochrona danych osobowych to temat, który jeszcze do niedawna nie był zbyt nagłaśniany, ale który dzisiaj ma ogromne znaczenie dla każdego przedsiębiorcy. Regulacje zawarte w RODO i ustawie o ochronie danych osobowych nakładają na firmy szereg obowiązków, których ignorowanie może skutkować dotkliwymi karami.
Dlatego jeśli prowadzisz własną działalność gospodarczą, musisz mieć świadomość, że w ramach swojej codziennej pracy przetwarzasz dane osobowe – a to oznacza, że spoczywają na tobie określone obowiązki jako administratorze tych danych. Musisz m.in. zapewnić im odpowiednie zabezpieczenia, prowadzić wymaganą dokumentację i w niektórych przypadkach powołać inspektora ochrony danych.
To może się wydawać skomplikowane, ale pamiętaj – nie jesteś sam. Możesz skorzystać z pomocy specjalisty, a także korzystać z różnych dostępnych zasobów i poradników, by w pełni wywiązywać się ze swoich obowiązków. Dbanie o bezpieczeństwo danych osobowych to naprawdę ważna sprawa, ale z odpowiednim przygotowaniem i wsparcem z pewnością dasz radę.
A jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, zajrzyj na stronę https://stronyinternetowe.uk. Znajdziesz tam wiele przydatnych informacji nie tylko o ochronie danych, ale także o prowadzeniu firmy internetowej w zgodzie z
