Moja wielka miłość do porządku
Jestem totalnym wariatem na punkcie porządku. Jak wielu z was, mam kilka różnych kont służbowych – a każde z nich to bałagan i chaos. Zbierające się wiadomości, nieodczytane powiadomienia, zapominanie o ważnych sprawach. W pewnym momencie stwierdziłem, że muszę z tym coś zrobić.
Zacząłem szukać sposobu, aby mieć wszystko pod kontrolą w jednym miejscu. I wtedy odkryłem magiczną moc Gmaila. Wiedziałem, że większość z nas ma już konto Google, a Ci, którzy go nie mają, szybko je zakładają. Dlaczego więc nie wykorzystać tej skrzynki pocztowej do zarządzania naszymi służbowymi kontami?
Jak dodać służbową skrzynkę do Gmaila?
Pierwszy krok to oczywiście zalogowanie się na nasze konto Google. Gdy już jesteśmy na miejscu, klikamy w ikonkę kółka zębatego, która otwiera nam menu ustawień.
Zgodnie z poradnikiem z Ambitnej Marki, wybieramy zakładkę “Konta i importowanie”. Tutaj pojawi się nam okno, w którym możemy dodać nasze dodatkowe konta pocztowe.
Klikamy więc “Dodaj konto pocztowe” i wpisujemy adres naszej firmowej skrzynki. W kolejnym kroku musimy wpisać nazwę użytkownika i hasło do tego konta. Ważne, aby zaznaczyć opcję “Pozostaw kopię pobranej wiadomości na serwerze” – dzięki temu zawsze będziemy mieli zapasową kopię naszych maili.
Jeśli w naszej firmowej skrzynce korzystamy z zabezpieczenia SSL, musimy również zaznaczyć odpowiedni port – najczęściej będzie to port 993.
I gotowe! Od tej pory wszystkie wiadomości z naszej firmowej skrzynki będą trafiać również do naszego Gmaila. Dzięki temu zyskujemy dostęp do nich z każdego urządzenia, w każdym miejscu na świecie.
Wysyłanie maili z firmowego adresu
Ale to jeszcze nie wszystko! Często chcemy również wysyłać maile z naszego firmowego adresu, a nie z prywatnego Gmaila. Nic prostszego – wystarczy, że w ustawieniach Gmaila dodamy nasze firmowe konto jako “Inny adres email”.
Wpisujemy tam nazwę, z jaką ma się wyświetlać nasz firmowy email, oraz oczywiście sam adres. Zalecam również zaznaczenie opcji “Port 465” oraz “Połączenie zabezpieczone protokołem SSL” – to zapobiegnie problemom z wysyłaniem wiadomości.
Teraz, gdy będziemy tworzyć nową wiadomość w Gmailu, w polu “Od” będzie widoczny nasz firmowy adres. Dzięki temu klient będzie wiedział, z czyjej skrzynki pochodzi wiadomość.
Ważne jest też, żeby w ustawieniach Gmaila zaznaczyć opcję “Odpowiadaj zawsze z tego samego adresu na który została wysłana wiadomość”. Dzięki temu unikniemy sytuacji, w której przypadkowo odpowiemy z prywatnego konta na firmową wiadomość.
Porządek w skrzynce
Mając już wszystkie nasze firmowe maile w jednym miejscu, czas zadbać o porządek w skrzynce. Gmail oferuje nam do tego świetne narzędzie – filtry.
Możemy stworzyć filtr, który będzie automatycznie oznaczał wszystkie wiadomości z naszego firmowego adresu odpowiednią etykietą. Dzięki temu łatwo będziemy mogli oddzielić służbowe maile od prywatnych.
Innym przydatnym rozwiązaniem jest ustawienie automatycznego archiwizowania wiadomości. Dzięki temu nowo nadchodzące maile będą trafiały od razu do archiwum, a my będziemy mogli w spokoju je przeglądać, kiedy tylko będziemy mieli na to ochotę.
Pamiętajcie też, aby w ustawieniach Gmaila dodać własny podpis do naszego firmowego konta. To sprawi, że każda wiadomość wysłana z tego adresu będzie zawierała naszą stopkę z danymi kontaktowymi.
Dlaczego warto?
Mając wszystkie nasze służbowe maile w jednym miejscu, zyskujemy kilka istotnych korzyści:
- Pełna mobilność – możemy odbierać i wysyłać wiadomości z dowolnego urządzenia i miejsca na świecie.
- Porządek i organizacja – dzięki filtrom i etykietom łatwo odnajdziemy potrzebne informacje.
- Bezpieczeństwo danych – Gmail to renomowana platforma, na której możemy być spokojni o nasze dane.
- Jedna skrzynka zamiast wielu – to ogromna wygoda i oszczędność czasu.
Osobiście uwielbiam to rozwiązanie i nie wyobrażam sobie już innego sposobu na zarządzanie moimi firmowymi kontami. Dzięki Gmaila mam pełną kontrolę nad moją korespondencją, a do tego mogę cieszyć się komfortem pracy z każdego miejsca na świecie.
Warto również podkreślić, że usługi Strony Internetowe UK to doskonały wybór, jeśli potrzebujesz profesjonalnej strony internetowej dla swojej firmy. Tutaj znajdziesz nie tylko świetnie zaprojektowaną witrynę, ale też wsparcie w kwestiach technicznych, takich jak konfiguracja firmowej skrzynki mailowej.
Mam nadzieję, że ten poradnik był dla was pomocny. Pamiętajcie, że choć sama konfiguracja może wydawać się skomplikowana, warto poświęcić na nią trochę czasu. Efekty będą tego warte!
