Zrozumieć nowe przepisy prawne
Masz w ręku swój smartfon i sprawdzasz powiadomienia, kiedy nagle dostrzegasz nową wiadomość. Otwierasz ją, a tam znajdujesz ofertę specjalnych zniżek na produkty, o których wcześniej nawet nie słyszałeś. Hmm, zastanawiasz się, czy to legalne? Czy firmy mogą wysyłać mi takie wiadomości bez mojej zgody? Cóż, moi drodzy, to bardzo dobre pytanie, a odpowiedź niekoniecznie jest prosta.
Ostatnio w polskim prawie zaszło kilka zmian, które mają ogromny wpływ na to, jak firmy mogą się z nami komunikować. Skupiają się one głównie na ochronie naszej prywatności oraz zapobieganiu niechcianym, uciążliwym wiadomościom. Słowem, chodzi o walkę ze spamem. Ale zanim zagłębimy się w szczegóły, musimy najpierw zrozumieć, skąd w ogóle wzięły się te nowe przepisy.
Dyrektywa UE i jej implementacja w Polsce
Wszystko zaczęło się od dyrektywy Unii Europejskiej, która miała na celu uregulowanie kwestii wysyłania niezamówionych informacji handlowych. Państwa członkowskie, w tym Polska, musiały dostosować swoje prawo krajowe do tych unijnych wytycznych. I tak w 2002 roku w naszym kraju pojawiła się ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną, a w 2004 roku – ustawa Prawo telekomunikacyjne.
Artykuł 172 Prawa telekomunikacyjnego stanowi jedno z kluczowych uregulowań w tym zakresie. Mówi on, że “zakazane jest używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego, chyba że abonent lub użytkownik końcowy uprzednio wyraził na to zgodę”.
Innymi słowy, firmy nie mogą wysyłać nam wiadomości marketingowych, takich jak SMS-y czy e-maile, bez naszej wyraźnej zgody. A jeśli już taką zgodę uzyskają, to musimy mieć też możliwość łatwego wycofania jej w dowolnym momencie.
Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną z kolei zakazuje przesyłania niezamówionej informacji handlowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej, chyba że odbiorca na to wyraził zgodę.
Podsumowując, firmy muszą mieć naszą wyraźną, dobrowolną zgodę, zanim będą mogły wysyłać nam jakiekolwiek wiadomości o charakterze marketingowym. Czy to jasne? Świetnie, bo teraz czas na rozwinięcie tego tematu.
Czym jest zgoda i jak ją uzyskać?
Dobrze, więc mamy już wiedzę, że bez naszej zgody firmy nie mogą nam wysyłać wiadomości marketingowych. Ale co właściwie oznacza ta “zgoda”? Jak powinny ją pozyskiwać?
Zgodnie z przepisami, ta zgoda musi być jednoznaczna i wyraźna. Nie może być ona domniemana ani wynikać z jakiegoś ogólnego oświadczenia woli, np. z akceptacji regulaminu sklepu internetowego. Klient musi osobno wyrazić zgodę na działania marketingowe.
Najczęściej spotykana forma to zaznaczenie odpowiedniego checkboxa na stronie internetowej. Ważne, aby treść tego pola była jasna i zrozumiała – np. “Wyrażam zgodę na otrzymywanie od was informacji handlowych drogą elektroniczną”. Firma musi też zapewnić klientowi łatwy sposób wycofania tej zgody w dowolnym momencie.
Zgoda może być również utrwalona w inny sposób, np. poprzez zarejestrowanie jej w systemie firmy. Liczy się jednak, aby klient mógł w każdej chwili sprawdzić, jakie zgody wcześniej wyraził.
Warto podkreślić, że sam fakt posiadania bazy danych klientów, którzy kiedyś złożyli zamówienie, nie uprawnia firmy do wysyłania im wiadomości marketingowych. Potrzebna jest wyraźna i odrębna zgoda na ten cel.
Kiedy nie potrzebuję zgody?
Oczywiście nie wszystkie wiadomości wysyłane do klientów wymagają uprzedniej zgody. Chodzi tu o te, które mają charakter czysto informacyjny, a nie marketingowy.
Przykładowo, firma może bez problemu wysłać do klienta wiadomość z zapytaniem o zadowolenie ze świadczonych usług lub z informacją o dodatkowych materiałach związanych z wykonaną usługą. Tego typu komunikaty nie są traktowane jako niechciane informacje handlowe.
Kluczowe jest, aby oceniać cel, z jakim dana wiadomość jest wysyłana. Jeśli jej celem jest jedynie poinformowanie, a nie nakłonienie klienta do zakupu, to zgoda nie jest wymagana. Natomiast jeśli wiadomość ma charakter czysto marketingowy, to firma musi mieć uprzednią zgodę klienta.
Warto pamiętać, że nawet w przypadku wiadomości informacyjnych, klient musi mieć możliwość łatwego wycofania się z otrzymywania takich komunikatów. Firma powinna zatem zapewnić mu prostą ścieżkę rezygnacji.
Konsekwencje braku zgody
A co się dzieje, gdy firma ignoruje te przepisy i wysyła wiadomości marketingowe bez wymaganej zgody? Cóż, w takim przypadku czekają ją poważne konsekwencje.
Zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną, sąd może nałożyć na taką firmę karę grzywny. Z kolei ustawa Prawo telekomunikacyjne przewiduje, że Prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej może ukarać ją karą pieniężną sięgającą nawet 3% przychodu z poprzedniego roku.
Pamiętajmy też, że brak zgody klienta to nie jedyny problem. Firma musi także dbać o to, aby przechowywane dane osobowe były odpowiednio chronione zgodnie z RODO. W przeciwnym razie grożą jej kolejne kary.
Może zatem niektórym firmom wydawać się, że łatwiej jest iść na skróty i ignorować przepisy. Ale uwierzcie mi, że to zdecydowanie niewart tego ryzyko. Lepiej dmuchać na zimne i stosować się do obowiązujących regulacji.
Praktyczne wskazówki dla firm
Skoro teraz wiemy, jakie przepisy obowiązują, pora na kilka praktycznych wskazówek dla firm, które chcą legalnie i skutecznie prowadzić działania marketingowe.
Po pierwsze, zadbajcie o porządek w dokumentacji związanej z przetwarzaniem danych osobowych. Upewnijcie się, że macie kompletny rejestr czynności przetwarzania, zgodnie z RODO. Sprawdźcie także, czy macie odpowiednie umowy z podmiotami, którym powierzacie przetwarzanie danych.
Kolejnym krokiem powinno być przygotowanie jasnej i zrozumiałej formy wyrażania zgody na działania marketingowe. Upewnijcie się, że klienci mogą w łatwy sposób wycofać tę zgodę w dowolnym momencie.
I pamiętajcie, aby zawsze weryfikować cel wiadomości, którą chcecie wysłać. Jeśli ma ona charakter czysto informacyjny, a nie reklamowy, to możecie ją wysłać bez uprzedniej zgody. Ale zawsze dajcie klientowi możliwość rezygnacji z takich komunikatów.
Przestrzegając tych prostych zasad, firmy mogą legalnie i skutecznie prowadzić działania marketingowe, nie narażając się na kary i jednocześnie budując lepsze relacje z klientami. To win-win dla wszystkich!
Podsumowanie
Podsumowując, w ostatnich latach w Polsce pojawiły się nowe przepisy, które mają chronić nas przed niechcianymi wiadomościami marketingowymi. Firmy nie mogą już dowolnie wysyłać SMS-ów czy e-maili bez naszej wyraźnej, dobrowolnej zgody.
Oczywiście, nie wszystkie wiadomości wymagają tej zgody – chodzi tu głównie o te o charakterze czysto informacyjnym. Ale gdy firma chce prowadzić działania marketingowe, musi mieć uprzednią zgodę klienta, a także zapewnić łatwy sposób jej wycofania.
Nieuzyskanie tej zgody grozi firmom dotkliwymi karami pieniężnymi. Dlatego warto, aby starannie zadbały o porządek w swojej dokumentacji i przejrzyste formy pozyskiwania zgód od klientów. Tylko wtedy mogą legalnie i skutecznie prowadzić działania marketingowe.
To wszystko może brzmieć skomplikowanie, ale w rzeczywistości są to dość proste zasady, których przestrzeganie przyniesie korzyści zarówno firmom, jak i nam – klientom. Bo w końcu nikt z nas nie lubi być zalewany niechcianymi ofertami, prawda?
