Prawo telekomunikacyjne a prowadzenie newsletterów i mailingów
Zmagania współczesnego email marketera
Jako osoba zajmująca się email marketingiem, często zastanawiałem się, jak poruszać się w gąszczu przepisów prawnych dotyczących tej działalności. Prawo w tej kwestii wydaje się być niezwykle złożone i zmienne, pozostawiając wielu z nas niepewnych, czy nasze działania są zgodne z obowiązującymi regulacjami. Jednak dzięki dogłębnej analizie kluczowych ustaw i rozporządzeń, a także najnowszych zmian, mogę podzielić się z Tobą moją wiedzą i doświadczeniem, byś mógł czuć się pewniej, prowadząc swoje kampanie mailingowe i newsletterowe.
Trzy ustawy, które rządzą email marketingiem
W Polsce, aby dobrze prowadzić działania email marketingowe, należy przestrzegać postanowień trzech kluczowych ustaw: Ustawy o ochronie danych osobowych, Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz Ustawy Prawo telekomunikacyjne. Każda z nich wnosi nieco inne wymagania i ograniczenia, które musimy mieć na uwadze.
Zgodnie z informacjami ze źródła, w latach 2012-2014 na gruncie prawa nastąpiły pewne zmiany, które warto dokładnie scharakteryzować i opisać. Jednocześnie, niezależnie od tego, co mówi prawo, zachęcam, byś prowadził działania email marketingowe w ramach koncepcji permission marketingu, aby mógł on być skutecznym narzędziem komunikacji.
Zgoda na wysyłanie informacji handlowych
Kluczową kwestią dla email marketerów było do 25 grudnia 2014 roku określenie, czy masowe wysyłki z ofertą handlową bez pozyskanej zgody były wysyłane na adresy firmowe czy adresy osób fizycznych. Pierwsza możliwość była zgodna z prawem, druga już nie. Rzeczą najważniejszą było określenie, czy danemu adresowi email odbiorcy można przypisać konkretną osobę.
Jednakże, nowelizacja Prawa telekomunikacyjnego z 25 grudnia 2014 roku całkowicie zmieniła praktykę pozyskiwania adresów email do wysyłki informacji handlowej. Od tego momentu każda forma marketingu bezpośredniego – telefon, SMS, MMS, faks, email, komunikacja przy użyciu komunikatorów internetowych – wymaga uprzedniej zgody odbiorcy. Nie ma znaczenia, czy wysyłamy wiadomość na adres [email protected], czy [email protected] – obie wiadomości wymagają zgody odbiorcy.
Co ważne, nowelizacja Prawa telekomunikacyjnego nie uchyliła art. 10 Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Od 25 grudnia 2014 roku oba obostrzenia dotyczące przesyłania informacji handlowych współistnieją. W praktyce oznacza to, że należy pozyskać od odbiorcy osobno dwie zgody – jeśli chcemy wysłać mu ofertę handlową.
Jak poprawnie pozyskiwać zgody?
Zgodnie z nowelizacją Prawa telekomunikacyjnego, wysyłanie emaila z prośbą o wyrażenie zgody na przesłanie informacji handlowej jest niezgodne z przepisami. Jest tak dlatego, że pierwszy kontakt następuje przy użyciu telekomunikacyjnego urządzenia końcowego bez wcześniejszej zgody odbiorcy.
Zgody muszą być wyrażone wprost. Stąd formularz zapisu, w którym odbiorca pozostawia Ci dane z mało widocznym disclaimerem “Akceptuję regulamin”, w którym umieszczone są zgody, nie jest możliwy. W praktyce oznacza to konieczność umieszczenia checkboxów z oddzielnymi zgodami, które odbiorca może oznaczyć, jeśli chce nam je zostawić.
Dodatkowo, nie możesz utrudniać klientowi procesu wycofania jakiejkolwiek zgody. Musisz mieć zachowane potwierdzenie wyrażenia tych zgód przez klienta. Najprościej będzie to uzyskać, stosując metodę Double Opt-In. Oznacza to, że po wpisaniu w formularz danego adresu email, zostanie na niego wysłana automatycznie generowana wiadomość z linkiem aktywacyjnym. Po kliknięciu w niego, adres email zostanie aktywowany w Twojej bazie.
Dzięki takiemu rozwiązaniu, po pierwsze masz potwierdzenie otrzymanej zgody. Dodatkowo wiesz, że osoba, która dopisała się do Twojej listy, faktycznie ma dostęp do danego konta, a dopisany email istnieje.
Sankcje za nieprzestrzeganie prawa
Polski ustawodawca zadbał o to, aby chronić podmioty gospodarki rynkowej przed niechcianymi formami reklamy. Przewidziane prawem sankcje finansowe mogą być dotkliwe. Wysokość kary może wynieść nawet 3% przychodu firmy osiągniętego w poprzednim roku kalendarzowym. W sytuacji, w której firma nie prowadziła działalności w poprzednim roku, podstawą do wymierzenia kary jest kwota 500 000 złotych (art. 210 Prawa telekomunikacyjnego).
Co ważne, nałożenie kary przez Urząd Komunikacji Elektronicznej (UKE) może być rezultatem nie tylko postępowania prywatnoskargowego, czyli prowadzonego na wniosek pokrzywdzonego, ale także postępowania administracyjnego, które może zostać wszczęte z urzędu.
Przetwarzanie danych osobowych
Oprócz pozyskania zgód wynikających z Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz Prawa telekomunikacyjnego, podmioty pozyskujące dane klientów muszą pamiętać o uzyskaniu zgody na przetwarzanie danych osobowych. Reguluje to Ustawa o ochronie danych osobowych.
Od 2012 roku ustawodawca dokonał ważnej zmiany w przepisach. W wyniku uchylenia z dniem 1 stycznia 2012 r. art. 7a ust. 2 ustawy z dnia 19 listopada 1999 r. Prawo działalności gospodarczej, który wyłączał dane osobowe zawarte w ewidencji działalności gospodarczej spod przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, ochronie przewidzianej w tej ustawie podlegają obecnie dane osób fizycznych bez względu na to, czy osoby te prowadzą działalność gospodarczą, czy też nie.
Otóż adres [email protected] firmy prowadzonej jako jednoosobowa działalność gospodarcza staje się daną osobową, którą należy chronić i przetwarzać zgodnie z przepisami ustawy. Co za tym idzie, należy posiadać odpowiednie zgody na przetwarzanie takiego adresu email. Inaczej wygląda sytuacja, jeżeli adres [email protected] należy do spółki z o.o. – wtedy takiej zgody nie musimy posiadać.
Pozyskując jednak dane poprzez np. formularz zapisu, nie mamy pewności, czy będą się tam zapisywać osoby fizyczne, firmy prowadzone jako jednoosobowe działalności, czy spółki z o.o. Najlepiej więc pozyskać zgodę na przetwarzanie danych osobowych od każdego podmiotu, który pozostawia nam adres email.
Praktyczne wskazówki dla email marketerów
Mając już wiedzę na temat ustawowych definicji danych osobowych, informacji handlowych oraz telekomunikacyjnych urządzeń końcowych do celów marketingowych, możemy przejść do praktycznych wskazówek, jak dodawać adresy nowych użytkowników do bazy, aby pozostawać w zgodzie z prawem.
Na ekranie rejestracji zamieszczamy formularz zapisu na newsletter. Jest on oczywiście opcjonalny. W takiej sytuacji wyrażenie zgód musi być jawne i niedopowiedziane. Stąd najlepiej użyj 3 oddzielnych checkboxów, które odbiorca zaznacza dla każdej ze zgód osobno:
- Zgoda na przetwarzanie danych osobowych
- Zgoda na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną
- Zgoda na korzystanie z telekomunikacyjnego urządzenia końcowego do celów marketingowych
Dodatkowo dobrą praktyką jest weryfikacja podanego adresu email poprzez zastosowanie mechanizmu Double Opt-In. Oprócz pozostawienia swojego adresu email na stronie, odbiorca potwierdza chęć czytania newslettera, klikając w link otrzymany w mailu. Możesz dodatkowo poinformować w mailu potwierdzającym odbiorcę o zaakceptowanych przez niego zgodach w procesie zapisu.
Rejestracja bazy danych w GIODO
Zgodnie z wymogami Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO), każdy przedsiębiorca działający na polu email marketingu musi zarejestrować bazę danych. Obowiązek ten ciąży na administratorze danych osobowych (ADO), czyli podmiocie decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych.
Od 1 stycznia 2015 r. ADO jest zwolniony z obowiązku rejestracji zbiorów pod pewnymi warunkami. Pierwszym z nich jest powołanie Administratora Bezpieczeństwa Informacji (ABI) i zarejestrowanie go w GIODO. Jeśli ABI prowadzi rejestr zbiorów danych, ADO jest zwolniony z obowiązku ich rejestracji w GIODO. Zwolnienie to nie dotyczy jednak danych wrażliwych, czyli związanych np. z poglądami politycznymi, przekonaniami religijnymi czy przynależnością partyjną.
Podsumowując, jako email marketer musisz mieć na uwadze kilka kluczowych kwestii:
- Pozyskuj od odbiorców odrębne zgody na przetwarzanie danych osobowych, otrzymywanie informacji handlowych i korzystanie z telekomunikacyjnego urządzenia końcowego.
- Stosuj metodę Double Opt-In, aby mieć pewność co do ważności zgód.
- Zarejestruj bazę danych w GIODO lub powołaj Administratora Bezpieczeństwa Informacji.
- Korzystaj z zaufanych dostawców usług email marketingowych, których serwery znajdują się w Europejskim Obszarze Gospodarczym.
Jeśli potrzebujesz profesjonalnego programu, który automatycznie spełnia wszystkie te wymogi, zapraszam do skorzystania z FreshMail. Dzięki niemu będziesz mógł prowadzić działania email marketingowe zgodnie z prawem i dobrymi praktykami.
