Compliance i zarządzanie ryzykiem w erze cyfrowej
W dzisiejszym świecie cyfrowej transformacji, gdzie nieustannie powstają nowe przepisy i regulacje, compliance staje się kluczowym elementem prowadzenia rzetelnego i wiarygodnego biznesu. Tylko w 2022 roku stworzono 32 000 stron nowych przepisów, co naturalnie wymusza na przedsiębiorstwach większe skupienie na przestrzeganiu obowiązującego prawa, aby ich interesy nie zostały narażone na zbędne koszty czy utratę wiarygodności.
Compliance to nie tylko narzędzie do monitorowania i egzekwowania regulaminów organizacji, ale także sposób na zwiększenie zaufania klientów i partnerów biznesowych do danej firmy. Pierwsze działy compliance powstały w amerykańskich korporacjach pod koniec lat dziewięćdziesiątych jako programy etyczne, które miały zapobiegać nadużyciom w sektorze publicznym. Wkrótce okazało się, że problem dotyczy wielu kluczowych działów w firmie, takich jak księgowość czy prawo pracy.
Kompleksowe podejście do zapewnienia zgodności działania firmy z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi, standardami branżowymi, zasadami etyki w biznesie oraz oczekiwaniami społecznymi to istota systemu compliance. Aby zapewnić prawidłową realizację jego założeń, konieczne jest zaangażowanie całej organizacji – bez wyjątku. Kontroli i przestrzeganiu przepisów wewnętrznych podlegają wszyscy pracownicy.
Zarządzanie ryzykiem w praktyce compliance
Zarządzanie ryzykiem w praktyce compliance oznacza przede wszystkim monitoring procesu wdrażania kolejnych procedur podyktowanych dobrymi praktykami biznesu oraz obowiązkami prawnymi. Mając na uwadze powyższe, przedsiębiorstwa muszą przekazać szereg kompetencji swoim pracownikom, co zazwyczaj przyjmuje formę regulacji wewnętrznych, czyli polityki compliance.
Im większa organizacja, tym bardziej rozproszona struktura organizacyjna i nadzór nad poszczególnymi działaniami pracowników i całych zespołów. Może to prowadzić do nieporozumień wynikających z konfliktów interesów, nieświadomego łamania przepisów prawa (np. tajemnicy bankowej) czy wręcz celowych nadużyć ze strony niektórych pracowników.
Niestety, dla wielu pracowników pojęcie compliance kojarzy się przede wszystkim z dodatkową papierologią, nudnymi szkoleniami i nieraz absurdalnymi z ich perspektywy procedurami. Dlatego tak ważne jest edukowanie personelu na temat znaczenia compliance i korzyści płynących z jego wdrożenia.
Rola RODO w compliance
W dzisiejszych czasach, gdy ochrona danych osobowych nabiera szczególnego znaczenia, compliance staje się niezbędnym elementem prowadzenia biznesu. Rozpoznanie środowiska prawno-regulacyjnego, w tym wymogów Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), umożliwia przedsiębiorstwom umiejętne lawirowanie pomiędzy coraz liczniejszymi przepisami.
Odpowiednio zabezpieczona witryna internetowa, przemyślane rozwiązania organizacyjne poparte szkoleniami pracowników oraz dobre praktyki przestrzegane na wszystkich szczeblach hierarchii firmy umożliwiają prowadzenie rzetelnego i wiarygodnego biznesu, minimalizując jednocześnie ryzyko prawne.
Oficjalnym potwierdzeniem, że dana organizacja przestrzega wymogów opisanych w międzynarodowych normach, takich jak ISO 9001, ISO 27001 czy ISO 22301, jest poddanie się audytowi certyfikacyjnemu przeprowadzonemu przez akredytowaną jednostkę. LexDigital oferuje kompleksową pomoc w przygotowaniu do tych audytów, a także wsparcie w utrzymaniu i ciągłym doskonaleniu wdrożonych systemów.
Anonimizacja danych osobowych – korzyści i wyzwania
Poza oczywistymi korzyściami wynikającymi z anonimizacji danych osobowych, polegającymi na uzyskiwaniu zgodności z przepisami prawa, istnieje jeszcze wiele innych powodów, dla których warto wdrożyć ten proces.
Anonimizacja umożliwia organizacjom przetwarzanie informacji wrażliwych w sposób bezpieczny, minimalizując ryzyko naruszenia prywatności użytkowników czy ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa. Co więcej, pozwala korzystać z informacji w celach badawczych i statystycznych bez naruszania prywatności jednostek.
Jednym z podstawowych obowiązków Inspektora Ochrony Danych (IOD) wynikającym z art. 39 RODO jest podejmowanie działań zwiększających świadomość w zakresie ochrony danych osobowych i szkolenie personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania. To oznacza, że każda osoba zatrudniona u administratora, bez względu na podstawę prawną tego zatrudnienia, która przetwarza dane osobowe, musi zostać odpowiednio przeszkolona.
Profilowanie a RODO – Jak wykorzystywać je legalnie?
Profilowanie to potężne narzędzie, które może pomóc firmom lepiej zrozumieć swoich klientów i dostosować swoje usługi do ich potrzeb. Jednak w dobie coraz większej troski o prywatność danych, legalne i odpowiedzialne profilowanie staje się niezwykle istotne.
Zgodnie z przepisami RODO, profilowanie jest dozwolone, ale musi być oparte na wyraźnej zgodzie użytkownika. Ponadto, osoba, której dane dotyczą, ma prawo do uzyskania informacji na temat logiki profilowania, a także do kwestionowania decyzji podejmowanych w oparciu o profilowanie.
Aby wykorzystywać profilowanie w zgodzie z przepisami prawa i z poszanowaniem prywatności użytkowników, warto:
- Uzyskać wyraźną zgodę użytkownika na przetwarzanie danych w celach profilowania
- Zapewnić przejrzystość procesu profilowania i poinformować użytkowników o jego logice
- Umożliwić użytkownikom kwestionowanie decyzji podjętych w oparciu o profilowanie
- Zapewnić odpowiednie zabezpieczenia danych osobowych wykorzystywanych do profilowania
- Regularnie weryfikować i aktualizować stosowane metody profilowania
Przestrzeganie tych zasad pozwoli na legalne i odpowiedzialne wykorzystywanie profilowania, przynosząc korzyści zarówno firmom, jak i ich klientom.
Podsumowanie
W dobie cyfrowej transformacji i nieustannie rosnącej liczby przepisów, compliance staje się kluczowym elementem prowadzenia rzetelnego i wiarygodnego biznesu. Kompleksowe podejście do zapewnienia zgodności działania firmy z regulacjami prawnymi, standardami branżowymi i oczekiwaniami społecznymi wymaga zaangażowania całej organizacji.
Kluczową rolę w compliance odgrywa projektowanie stron internetowych i zarządzanie danymi osobowymi zgodnie z wymogami RODO. Odpowiednie zabezpieczenie witryny, wdrożenie dobrych praktyk oraz szkolenie personelu to elementy niezbędne do minimalizacji ryzyka prawnego i budowania zaufania wśród klientów.
Choć compliance może być postrzegany jako dodatkowe obciążenie biurokratyczne, jego wdrożenie przynosi firmom wymierne korzyści – od oszczędności związanych z unikaniem kar, po zwiększenie wiarygodności i pozytywnego wizerunku organizacji. Dlatego warto traktować compliance jako strategiczny element rozwoju współczesnych przedsiębiorstw.
