Dostępność PDF-ów – klucz do nowej ery inkluzywności
Pamiętam, jak kiedyś, na jednej z konferencji, wysłuchałem wystąpienia pewnego urzędnika. Mówił on o “dostępności cyfrowej” i o tym, jak ważne jest, aby wszystkie dokumenty publikowane na stronach internetowych były zgodne z wytycznymi WCAG. Oczywiście, dotyczyło to również plików PDF. Gdy po prelekcji podszedłem do niego z kilkoma pytaniami, zaczął on gorączkowo tłumaczyć, że “to wszystko jest bardzo ważne, ale koszty dostosowania tych dokumentów są po prostu zbyt wysokie”. Cóż, muszę przyznać, że wtedy nie do końca zrozumiałem jego podejście. Dlaczego ‘dostępność’ miałaby być czymś, co generuje nadmierne koszty, skoro w istocie jest to inwestycja w lepsze doświadczenie użytkowników?
Dziś, gdy wracam do tamtej sytuacji, zdaję sobie sprawę, że sposób myślenia tego urzędnika niestety wciąż jest zbyt powszechny. Wielu ludzi wciąż postrzega ‘dostępność’ jako zbędny wydatek, a nie jako szansę na stworzenie prawdziwie inkluzywnego internetu. Cóż, mam nadzieję, że po przeczytaniu tego artykułu, Twoje spojrzenie na tę kwestię ulegnie zmianie.
Dlaczego PDF-y są tak problematyczne?
Zanim zagłębimy się w niuanse tworzenia dostępnych dokumentów PDF, warto przyjrzeć się, dlaczego format ten przez lata był źródłem tylu problemów. Otóż, PDF to format pliku stworzony z myślą o zachowaniu oryginalnego układu graficznego, niezależnie od tego, na jakim urządzeniu czy w jakiej przeglądarce będzie on otwierany. I to właśnie ta cecha, która uczyniła PDF tak popularnym, stała się jednocześnie źródłem wielu barier dla osób z różnymi rodzajami niepełnosprawności.
Wyobraź sobie na przykład osobę niewidomą, korzystającą z czytnika ekranu. Dla niej PDF to po prostu “mapa bitowa” – obraz, którego treść nie może być automatycznie rozpoznana i odczytana. Albo osobę słabowidzącą, próbującą odczytać mało czytelny skan dokumentu na małym ekranie smartfona. A co z osobami z dysleksją czy niepełnosprawnością intelektualną? Dla nich PDF-y pełne niejasnych sformatowań, nietypowych czcionek i nieczytelnych tabel mogą być po prostu niemożliwe do zrozumienia.
Oczywiście, PDF-y nie muszą być skazane na wieczną niedostępność. Wystarczy, że their twórcy zadbają o odpowiednie formatowanie i zastosowanie dostępnych rozwiązań już na etapie ich tworzenia. O tym właśnie będzie ten artykuł.
Jak stworzyć dostępny PDF?
Kluczem do stworzenia dostępnego dokumentu PDF jest zadbanie o jego dostępność już na etapie tworzenia pliku źródłowego – najczęściej dokumentu tekstowego w edytorze, takim jak Microsoft Word lub LibreOffice Writer. To właśnie tutaj możemy wprowadzić szereg ustawień i funkcji, które sprawią, że ostateczny plik PDF będzie w pełni dostępny.
Zacznijmy od podstaw. Jedną z najważniejszych rzeczy jest stosowanie stylów do formatowania tekstu, zamiast ręcznego pogrubienia, kursywy czy zmiany rozmiaru czcionki. Dzięki temu cała struktura dokumentu zostanie prawidłowo zakodowana, a czytniki ekranu będą mogły ją poprawnie odczytać. Pamiętaj też o nadawaniu sensownych nazw stylom, takich jak “Nagłówek 1”, “Nagłówek 2” itp. – to ułatwi nawigację po dokumencie.
Kolejnym ważnym elementem jest zapewnienie tekstowych alternatyw dla wszelkich grafik i zdjęć. Możesz to zrobić, dodając opisy alternatywne (alt text) do każdego z nich. Dzięki temu osoby niewidzące lub słabowidzące będą mogły zrozumieć, co przedstawia dana ilustracja.
Nie zapomnij również o odpowiednim sformatowaniu tabel. Upewnij się, że wszystkie komórki mają przypisane nagłówki wierszy i kolumn, a także że tekst w nich jest dobrze wyrównany. To znacznie ułatwi osobom z niepełnosprawnościami poznawczymi zrozumienie zawartych w tabeli informacji.
Wreszcie, zadbaj o wysoki kontrast pomiędzy tekstem a tłem. Osoby słabowidzące będą wdzięczne za to, że mogą swobodnie czytać treści bez męczenia wzroku.
Oczywiście, to zaledwie kilka przykładów tego, co możesz zrobić, aby stworzyć dostępny dokument PDF. W zależności od rodzaju publikacji i zawartości, lista kroków może być dłuższa. Niemniej, pamiętaj, że każdy wysiłek włożony w dostosowanie pliku na etapie jego powstawania, to oszczędność czasu i pieniędzy w przyszłości.
Dostępność PDF-ów a WCAG 2.1
Jednym z najważniejszych standardów, do których należy się odwoływać, tworząc dostępne dokumenty PDF, są wytyczne WCAG 2.1 (Web Content Accessibility Guidelines). To zbiór zaleceń opracowanych przez World Wide Web Consortium (W3C), mający na celu uczynienie internetu bardziej dostępnym dla osób z różnymi rodzajami niepełnosprawności.
Zgodnie z tymi wytycznymi, PDF-y publikowane na stronach internetowych muszą spełniać te same kryteria dostępności, co inne elementy cyfrowej zawartości. Oznacza to, że muszą być one m.in.:
Postrzegalne – użytkownicy muszą być w stanie je zobaczyć, usłyszeć lub w inny sposób odebrać zmysłami.
Funkcjonalne – muszą umożliwiać interakcję i nawigację za pomocą różnych urządzeń i metod, takich jak klawiatura czy czytnik ekranu.
Zrozumiałe – treść i interfejs muszą być jasne i czytelne.
Solidne – muszą działać niezawodnie w różnych przeglądarkach i na różnych urządzeniach.
Aby spełnić te wymagania, twórcy PDF-ów powinni zastosować się do szeregu wytycznych szczegółowych. Obejmują one m.in. prawidłowe formatowanie tekstu, zapewnienie tekstowych alternatyw dla grafik, właściwe znakowanie tabel i list, a także wysokie kontrasty kolorystyczne.
Oczywiście, pełne omówienie wszystkich zaleceń WCAG 2.1 wykracza poza ramy tego artykułu. Jeśli chcesz zagłębić się w ten temat, polecam zapoznanie się z dokumentem Standardy przygotowywania treści zgodnie z wytycznymi WCAG 2.1, opracowanym przez Ośrodek Rozwoju Edukacji.
Korzyści z dostępnych PDF-ów
Pamiętam, jak kiedyś rozmawiałem z koleżanką, która pracowała w urzędzie miejskim. Skarżyła się, że mieszkańcy non stop dzwonią i piszą skargi na niedostępne dokumenty PDF publikowane na stronie internetowej. “Ludzie po prostu nie mogą z nich korzystać” – mówiła ze zmęczeniem w głosie. I choć wtedy to nie do końca do mnie dotarło, teraz rozumiem, jak ważny jest ten problem.
Dostępne PDF-y to korzyść nie tylko dla osób z niepełnosprawnościami, ale de facto dla każdego użytkownika. Pomyśl choćby o rodzicu, który musi szybko przejrzeć regulamin przedszkola na małym ekranie smartfona. Lub o młodym człowieku, który korzysta z czytnika ekranu, bo akurat siedzi w autobusie i nie może skupić się na czytaniu. A może to Ty sam, gdy próbujesz odczytać ważny raport na tablecie, ale tekst jest zbyt drobny i rozmazany?
Dostępność to klucz do inkluzywności. To inwestycja w lepsze doświadczenie wszystkich użytkowników, niezależnie od ich możliwości. I choć na początku może się wydawać, że to dodatkowy wysiłek, to w dłuższej perspektywie większa dostępność to po prostu mniej problemów i niedogodności dla Twoich klientów lub interesariuszy.
Zresztą, warto pamiętać, że w Polsce od 2019 roku obowiązuje Ustawa o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. Oznacza to, że wszystkie dokumenty publikowane na stronach rządowych i samorządowych muszą spełniać standardy WCAG 2.1. Nie ma zatem wyboru – dostępność PDF-ów staje się koniecznością.
Koszty dostępności PDF-ów? Nie takie straszne, jak mogłoby się wydawać
Wiem, że dla wielu osób, zwłaszcza tych odpowiedzialnych za budżety organizacji, kwestia kosztów dostosowania PDF-ów do wymagań dostępności cyfrowej może być sporym wyzwaniem. Wciąż pokutuje bowiem przekonanie, że jest to proces skomplikowany i niezwykle kosztowny.
Nic bardziej mylnego. Jeśli zadbamy o dostępność już na etapie tworzenia plików źródłowych, a nie próbujemy “ratować” niedostępnych dokumentów post factum, koszty mogą okazać się zaskakująco niskie. Wystarczy bowiem, aby autorzy treści, graficy i specjaliści od składu publikacji stosowali odpowiednie narzędzia i funkcje w ramach swoich standardowych obowiązków.
Oczywiście, w przypadku bardziej złożonych dokumentów, takich jak raporty czy wielostronicowe publikacje, może pojawić się potrzeba zaangażowania specjalistów ds. dostępności. Ale nawet wtedy nie mówimy o horrendalnych sumach. Według raportu Program Dostępność Plus, koszt dostosowania pliku PDF do standardów WCAG 2.1 to najczęściej kwota od kilkuset do kilku tysięcy złotych, w zależności od stopnia złożoności dokumentu.
Pamiętajmy też, że inwestycja w dostępność to tak naprawdę oszczędności w dłuższej perspektywie. Mniej skarg, mniej telefonów od zirytowanych użytkowników, a przede wszystkim – lepsza obsługa i większe zadowolenie klientów. A to wszystko przełoży się na wizerunek Twojej firmy i lojalność odbiorców.
Dostępność PDF-ów – nowe wyzwanie, stare przyzwyczajenia
Wracając do tego urzędnika, który tak niechętnie podchodził do tematu dostępności PDF-ów – myślę, że jego postawa odzwierciedla problem, z którym mierzy się wiele organizacji. Zakorzenione przyzwyczajenia, obawy przed zmianami i pokutujące mity na temat wysokich kosztów to wciąż poważne bariery.
Ale pamiętajmy – dostępność to nie fanaberia, a realny problem, z którym muszą zmierzyć się wszyscy, zwłaszcza podmioty publiczne. I choć na początku droga do inkluzywności może wydawać się wyboista, to w dłuższej perspektywie przyniesie ona same korzyści – zarówno organizacji, jak i jej klientom.
Dlatego zachęcam Cię, byś spojrzał na PDF-y z nowej perspektywy. Nie traktuj ich jako uciążliwego obowiązku, ale jako szansę na stworzenie prawdziwie dostępnych i włączających treści. Zainwestuj trochę czasu i wysiłku w odpowiednie przygotowanie plików źródłowych, a przekonasz się, że dostępność wcale nie musi być droga ani skomplikowana. Ba, może okazać się wręcz opłacalna!
Pamiętaj też, że na stronie stronyinternetowe.uk znajdziesz więcej porad i wskazówek na temat tworzenia dostępnych serwisów internetowych. Zapraszam do lektury!
