Onboarding nowych użytkowników – dobre i złe praktyki

Onboarding nowych użytkowników – dobre i złe praktyki

Wyobraź sobie, że dołączasz do nowej organizacji. Pierwszy dzień w pracy to zawsze ekscytujący, choć jednocześnie nieco stresujący czas. Chcesz jak najszybciej odnaleźć się w nowym środowisku, poznać kluczowe osoby i zacząć wykonywać swoje obowiązki. Ale co się dzieje, gdy Twój przyszły pracodawca nie poświęca należytej uwagi na Twoje „witaj” w firmie? Niestety, wielu z nas doświadczyło takiej sytuacji.

Wyobraź sobie, że pierwszego dnia w pracy nikt cię nie wita, Twoim jedynym „przewodnikiem” po firmie jest przypadkowo napotkany współpracownik, który szybko rzuca kilka słów wyjaśnienia, po czym znika gdzieś za drzwiami. Twój nowy komputer nie jest jeszcze gotowy, nie masz też loginu ani hasła do systemów. Szybko okazuje się, że nikt nie wie, co tak naprawdę masz robić. Po kilku godzinach zdesperowany prosisz o jakąkolwiek pomoc, ale nikt nie ma dla ciebie czasu. Czujesz się zagubiony, sfrustrowany i zastanawiasz się, czy aby na pewno podjąłeś słuszną decyzję, dołączając do tej firmy.

Niestety, scenariusz taki nie należy do rzadkości. Według szacunków, nawet 40% nowych pracowników rezygnuje z pracy w ciągu pierwszych czterech miesięcy, z powodu złego przejścia przez proces onboardingu. To poważny problem, szczególnie w dobie walki o talenty. Dlatego też proces wprowadzania nowych osób do organizacji powinien być traktowany priorytetowo i zaplanowany w szczegółach. Zapraszam Cię do poznania dobrych i złych praktyk związanych z onboardingiem nowych użytkowników.

Dlaczego onboarding jest taki ważny?

Wysiłek włożony w proces rekrutacji i selekcji nowych pracowników jest często długotrwały i kosztowny. Niestety, może on zostać zaprzepaszczony przez niewłaściwy onboarding. Szacuje się, że z powodu źle przeprowadzonej aklimatyzacji w przedsiębiorstwie aż 40% nowych pracowników już w ciągu pierwszych czterech miesięcy szuka nowego miejsca zatrudnienia.

Powód? Frustracja i zagubienie. Łatwo to zrozumieć – nawet jeżeli pracujemy od wielu lat w tej samej firmie, pamiętamy jaki stres towarzyszył nam w pierwszym dniu nowej pracy. Jak trudno było odnaleźć się w nowym środowisku, poznać wszystkie zadania, procedury i niespisane zwyczaje. Jak nasze ciągłe pytania odrywały od obowiązków innych. Innymi słowy, chaos, dezorganizacja i brak wsparcia ze strony pracodawcy zmniejszają zaufanie do firmy nowego członka zespołu i obniżają jego produktywność.

Niewłaściwa adaptacja pracownika wpływa negatywnie na wizerunek pracodawcy. Generuje też straty ekonomiczne – może bowiem doprowadzić do rezygnacji z pracy nowo zatrudnionej osoby. Utrzymanie dobrego pracownika jest tańsze niż pozyskanie nowego, posiadającego pożądane kwalifikacje albo wyszkolenie go i wdrożenie w obowiązki. Dlatego też proces onboardingu powinien być traktowany priorytetowo.

Etapy skutecznego onboardingu

Onboarding pracownika to nie luksus, a konieczność. Pierwsze doświadczenia w nowym miejscu pracy mają kluczowe znaczenie dla stabilności kadry. Im lepiej nowi pracownicy zostaną przyjęci w firmie, tym szybciej zaczną realizować jej misję. A przecież sukces organizacji zależy od kompetencji, zaangażowania i lojalności pracowników.

Wdrażanie nowych pracowników do organizacji powinno być usystematyzowanym procesem, zaplanowanym na miesiące, z podziałem na etapy. Każdy z nich musi obejmować inną sekwencję zadań i działań, zależnych od specyfiki firmy i stanowiska.

Można wyróżnić 4 główne etapy:

1. Preonboarding – działania wdrożeniowe podejmowane przez pracodawcę w okresie pomiędzy przyjęciem przez kandydata oferty pracy a pierwszym dniem pracy. Dobrze zaprojektowany i traktowany strategicznie proces preonboardingowy przekłada się na zaangażowanie i nastawienie nowego pracownika do pracy. Może on obejmować m.in. przesłanie powitania, dostęp do informacji o firmie czy zaproszenie na spotkanie.

2. Powitanie i wprowadzenie – etap przyjęcia nowego pracownika do organizacji oraz jego powitanie przez zespół, bezpośredniego przełożonego lub CEO. Ważnym elementem jest również prezentacja nowo zatrudnionej osoby wszystkim współpracownikom, np. w formie maila, artykułu w Intranecie czy wiadomości na firmowym komunikatorze. Wisienką na torcie może być welcome pack, czyli prezent powitalny.

3. Wdrożenie do organizacji – to cykl spotkań i warsztatów prowadzonych przez pracowników różnych zespołów (HR, IT, PR, marketing itd.), mających na celu zapoznanie nowego członka zespołu z kluczowymi informacjami dotyczącymi firmy, jej kultury i zasad funkcjonowania. Warto rozważyć rozłożenie tego etapu na mniejsze części i rozciągnięcie w czasie, aby nie zasypywać nowej osoby nadmiarem informacji.

4. Wdrożenie stanowiskowe – to najważniejszy etap onboardingu, kiedy nowy pracownik poznaje specyfikę swojej roli, wykorzystywane narzędzia i procedury. Kluczową rolę odgrywa tu bezpośredni przełożony, który powinien zaplanować ten proces i zapewnić nowej osobie wsparcie ze strony zespołu. Coraz częściej firmy decydują się na wyznaczenie mentora lub buddyego, który towarzyszy nowemu pracownikowi w poznawaniu stanowiska.

Nawet jeśli firma ograniczy się do poziomu compliance, czyli przekazania wiedzy na temat kluczowych procedur, nowy pracownik i tak otrzyma informacje z pozostałych obszarów od współpracowników, acz w sposób nieusystematyzowany. To może negatywnie wpłynąć na proces jego adaptacji.

Firmy funkcjonujące na konkurencyjnym rynku nie mogą sobie pozwolić ani na ciągłą rotację kadr, ani na utrzymywanie niezmotywowanych pracowników. Dlatego warto inwestować w sprawny i dobrze zaplanowany proces onboardingu.

Dobre praktyki w onboardingu

Przyjrzyjmy się dobrym praktykom, które warto wziąć pod uwagę, projektując proces wprowadzania nowych użytkowników do organizacji.

Przygotuj miejsce pracy
Zacznijmy od najprostszego – przygotowania miejsca pracy dla nowego pracownika. Może to wydawać się oczywiste, ale niestety wiele firm zapomina o tym podstawowym elemencie. Nowo zatrudniona osoba powinna mieć przygotowane biurko, komputer, telefon i dostęp do niezbędnych systemów, zanim pojawi się w firmie.

“Każdy lubi czuć się wyjątkowy. Nic tak nie zabija tego uczucia jak na przykład nowy pracodawca w pośpiechu przeszukujący magazyn w poszukiwaniu wolnego komputera, bo zupełnie zapomniał o pierwszym dniu nowo zatrudnionej osoby.”

Warto również wcześniej przekazać nowej osobie dostęp do platformy onboardingowej lub portalu firmy, gdzie może zapoznać się z aktualnościami, prezentacjami pracowników czy list powitalny.

Zaplanuj harmonogram wdrożenia
Pozostawienie nowo zatrudnionego pracownika samemu sobie nie tylko potęguje jego stres, ale również wydłuża okres aklimatyzacji. Dlatego warto zadbać o przekazanie teoretycznej i praktycznej wiedzy na temat funkcjonowania organizacji – jej misji, struktury, procedur, zakresu obowiązków i możliwości rozwoju.

Coraz więcej firm świadomie rozciąga proces wprowadzania nowych pracowników na etapy. Przykładem jest Netguru, które przez 2 miesiące realizuje program “Netguru Way” – serię warsztatów prowadzonych przez wewnętrznych trenerów, przybliżających kluczowe aspekty kultury organizacji. Dzięki takiemu harmonogramowi nowi członkowie zespołu mogą odnosić się do swoich pierwszych doświadczeń w firmie, a nie traktować je czysto teoretycznie.

Wyznacz opiekuna – buddyego
Kolejnym istotnym elementem jest wyznaczenie osoby, której zadaniem będzie opieka nad nowym pracownikiem. Mowa o tzw. buddym, który pomaga w aklimatyzacji w zespole oraz zapoznaje z obowiązkami. To rozwiązanie sprawia, że nowa osoba szybciej zaczyna identyfikować się z firmą.

Buddy nie powinien być osobą przypadkową. To powinna być osoba lubiąca dzielić się wiedzą oraz dobrze znająca zakamarki organizacji. Ważne, aby zarówno nowy pracownik, jak i jego opiekun, nie czuli się pozostawieni sami sobie – warto więc monitorować ten proces i przypominać buddyemu o jego roli.

Zadbaj o spersonalizowane powitalnie
Firmy mające świadomość, że ich największym kapitałem są ludzie, nadają procesowi onboardingu osobisty charakter. Każdy nowo zatrudniony otrzymuje swój Welcome pack – zestaw firmowych gadżetów, takich jak kubek, koszulka czy notatnik. Może on również zawierać prezenty oddające ducha organizacji.

Coraz popularniejsze stają się również dedykowane platformy e-learningowe. Pozwalają one zaoszczędzić czas wszystkich zainteresowanych, a jednocześnie gwarantują, że nowy pracownik zapozna się z przekazanymi materiałami.

Monitoruj i doskonal proces
Onboarding pracownika, podobnie jak każdy inny proces, musi być monitorowany i udoskonalany. Najlepszym narzędziem do weryfikacji są sami pracownicy – warto pytać ich, które elementy wdrożenia oceniają pozytywnie, a które budzą zastrzeżenia.

To pozwoli na bieżące modyfikacje i dostosowanie programu do faktycznych potrzeb nowych osób. Warto również śledzić wskaźniki, takie jak czas do pełnego wdrożenia czy poziom retencji.

Czego należy unikać?

Oczywiście, poza dobrymi praktykami, istnieją również błędy, których warto unikać podczas onboardingu nowych użytkowników.

Zbyt wiele lub zbyt mało informacji
Nowi pracownicy często skarżą się, że w trakcie wdrożenia do organizacji są zasypywani ogromną ilością informacji, których po prostu nie są w stanie przetrawić i zapamiętać. Z drugiej strony, pozostawienie ich z niedostatkiem wiedzy również nie jest dobrym rozwiązaniem.

Warto znaleźć złoty środek i rozłożyć przekazywanie informacji na etapy, tak aby nowa osoba mogła je systematycznie przyswajać, a nie czuła się przytłoczona.

Brak spójności między obietnicami a rzeczywistością
Kolejnym częstym błędem jest niezgodność między tym, co nowy pracownik usłyszał podczas rekrutacji, a tym, co zastaje w rzeczywistości. Może to dotyczyć relacji z zespołem, obowiązków czy kultury organizacji.

Dlatego istotne jest, aby proces rekrutacyjny był transparentny, a następnie onboarding dowodził, że składane obietnice mają pokrycie w codziennej pracy.

Pozostawienie nowego pracownika samemu sobie
Traktowanie nowego pracownika jak samotnego wilka jest jedną z najgorszych praktyk. Nowa osoba w firmie powinna mieć wyznaczonego opiekuna, który będzie wspierał ją w aklimatyzacji i uczeniu się nowych obowiązków.

Pozostawienie jej samej sobie, bez żadnej pomocy, to pewna droga do frustracji, a w konsekwencji do rezygnacji z pracy.

Nieprzemyślane wykorzystanie narzędzi
Choć tooltipy czy interaktywne wycieczki po produkcie mogą być świetnym elementem onboardingu, trzeba uważać, aby nie przesadzić. Nie należy wykorzystywać ich wszędzie, gdzie to możliwe, szczególnie gdy interfejs użytkownika wymaga poprawy.

Tooltipy nie są panaceum na wszystkie problemy – powinny być stosowane w odpowiednim kontekście, aby faktycznie pomagać nowym użytkownikom, a nie tylko generować dodatkowe konfuzje.

Onboarding nowych pracowników to kluczowy element budowania zaangażowania i lojalności zespołu. Dlatego warto zaplanować ten proces w szczegółach, korzystając z dobrych praktyk i unikając częstych błędów. Tylko w ten sposób nowa osoba poczuje się doceniona i gotowa do efektywnej realizacji swoich obowiązków.

Pamiętaj, że niezależnie od wielkości firmy, inwestycja w sprawny onboarding zwraca się nie tylko w postaci wyższego zaangażowania i zadowolenia zespołu, ale również w wymiernych korzyściach finansowych. Dlatego to obszar, na który warto poświęcić należytą uwagę.

A Ty, jakie doświadczenia masz związane z wdrażaniem nowych pracowników? Podziel się swoimi spostrzeżeniami w komentarzach! Być może zainspirują one inne osoby do refleksji nad tym trudnym, acz kluczowym procesem.