Jak przechowywać dane zgodnie z RODO i bezpiecznie?

Jesteś właścicielem małej firmy zajmującej się projektowaniem stron internetowych i nie wiesz, jak odpowiednio zabezpieczyć dane Twoich klientów zgodnie z RODO? Nie martw się, przygotowałem dla Ciebie wyczerpujący artykuł, który rozwieje Twoje wątpliwości i pomoże Ci w stworzeniu bezpiecznego systemu przechowywania informacji.

RODO – nowe wyzwanie dla firm

Pamiętasz czasy, gdy dane klientów można było trzymać bez żadnych ograniczeń, a ochrona polegała na zamknięciu szuflady z dokumentami? Niestety, te czasy bezpowrotnie minęły. Od 25 maja 2018 roku w Unii Europejskiej obowiązuje Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO), które nakłada na firmy szereg nowych obowiązków związanych z odpowiednim przetwarzaniem i zabezpieczaniem danych klientów.

Jednym z podstawowych wymogów RODO jest zdolność do szybkiego przywrócenia systemu po awarii. Oznacza to, że w przypadku wystąpienia problemu technicznego, musisz być w stanie odtworzyć wszystkie dane. A to ściśle związane jest z kwestią tworzenia kopii zapasowych i backupów.

Nie jest to jedyny aspekt, na który musisz zwrócić uwagę. Zgodnie z RODO, musisz także zadbać o:

Ograniczenie dostępu do danych – nie wszyscy Twoi pracownicy muszą mieć dostęp do wszystkich informacji.
Szyfrowanie nośników – dane przechowywane na dyskach i taśmach powinny być zaszyfrowane, aby nawet w przypadku kradzieży nie można było ich odczytać.
Fizyczne zabezpieczenie danych – kopie zapasowe powinny być przechowywane w innej lokalizacji niż oryginalne dane, aby uniknąć sytuacji, w której awaria lub pożar zniszczą jednocześnie źródło i backup.

Brzmi skomplikowanie? Nie martw się, w dalszej części artykułu wyjaśnię Ci krok po kroku, jak zadbać o bezpieczeństwo danych Twoich klientów.

Szyfrowanie nośników – klucz do bezpieczeństwa

Jednym z podstawowych wymogów RODO jest szyfrowanie nośników, na których przechowywane są dane. Chodzi tu zarówno o dyski, na których znajdują się oryginalne pliki, jak i o taśmy lub dyski zewnętrzne, na których tworzysz kopie zapasowe.

Szyfrowanie to proces, w którym dane są przekształcane przy użyciu specjalnego algorytmu i klucza szyfrującego. Oznacza to, że nawet jeśli nośnik z danymi wpadnie w niepowołane ręce, nikt nie będzie w stanie odczytać zawartych na nim informacji.

Jak twierdzi Łukasz Durkalec, Dyrektor Techniczny w Advatech, szyfrowanie nośników to podstawa, jeśli chcesz zabezpieczyć się przed nieautoryzowanym wynoszeniem danych, zarówno w sposób celowy, jak i przez przypadek. Nawet jeśli nośnik z danymi znajdzie się poza Twoją firmą, nie da się wykorzystać zawartych na nim informacji.

Warto zaznaczyć, że szyfrowanie to nie tylko ochrona przed kradzieżą. Zapobiega ono także przypadkowemu ujawnieniu danych, np. jeśli nośnik zostanie zgubiony lub uszkodzony.

Ograniczenie dostępu do danych

Drugim ważnym elementem bezpieczeństwa danych zgodnie z RODO jest ograniczenie dostępu do zasobów. Odchodzi się już od modelu, w którym administrator może w dowolnej chwili otworzyć każdą informację.

Zamiast tego, weryfikuje się, którzy pracownicy rzeczywiście potrzebują dostępu do danych, szczególnie tych osobowych lub finansowych. W zależności od pełnionych obowiązków, poszczególni pracownicy otrzymują tylko te uprawnienia, które są niezbędne do wykonywania ich codziennej pracy.

Jednym z narzędzi, które może Ci pomóc w takim zarządzaniu dostępem, jest IBM Guardium. To zaawansowane rozwiązanie, które umożliwia dokładne monitorowanie i kontrolowanie tego, kto, kiedy i jakie dane modyfikuje lub pobiera.

Dzięki temu masz pełną kontrolę nad tym, kto ma dostęp do Twoich danych, a w przypadku incydentu jesteś w stanie szybko ustalić, kto za niego odpowiada.

Fizyczna separacja danych

Kolejnym ważnym aspektem bezpiecznego przechowywania danych zgodnie z RODO jest fizyczna separacja kopii zapasowych od oryginalnych plików. Chodzi o to, aby w przypadku awarii, pożaru lub innej sytuacji kryzysowej, która dotknie jedno z tych miejsc, nie ucierpiała również druga część.

Jak twierdzi Łukasz Durkalec z Advatech, może to oznaczać umieszczenie kopii zapasowych na innym piętrze w tym samym budynku lub nawet w całkowicie innej lokalizacji. Dostęp do nich powinien mieć tylko ograniczona liczba osób.

Dzięki temu, nawet jeśli w Twojej głównej siedzibie wydarzy się coś nieoczekiwanego, Twoje dane będą bezpieczne w innym miejscu. A Ty będziesz mógł szybko je odtworzyć i wznowić działalność.

Warto również pamiętać, że dostęp do kopii zapasowych powinien być ograniczony. Nawet jeśli Twoi pracownicy mają uprawnienia do modyfikowania oryginalnych plików, nie powinni móc usuwać lub zmieniać backupów.

Niezawodne rozwiązania IBM

Zastanawiasz się, jakie konkretne rozwiązania możesz wykorzystać, aby spełnić wymogi RODO? Wśród rekomendowanych przez ekspertów narzędzi warto zwrócić uwagę na produkty IBM.

IBM Spectrum Protect to zaawansowane rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych, działające w modelu “incremental forever”. Oznacza to, że po początkowym pełnym backupie, kolejne kopie zawierają jedynie zmiany, co znacznie przyspiesza i upraszcza cały proces.

Z kolei IBM Spectrum Protect Plus to dedykowane narzędzie do backupowania środowisk wirtualnych VMware i Hyper-V. Jest ono proste w implementacji i nie generuje wysokich kosztów, co czyni je doskonałym wyborem dla małych i średnich firm.

Warto również zwrócić uwagę na serwery IBM Power Systems, które według rankingu ITIC zajmują pierwsze miejsce pod względem niezawodności. Najnowsza generacja tych urządzeń, Power 9, charakteryzuje się wyjątkowo wysoką wydajnością, co przekłada się na lepszą pracę Twoich rozwiązań backupowych.

Pamiętaj, że system backupu i ochrony danych jest tak mocny, jak jego najsłabsze ogniwo. Dlatego warto postawić na rozwiązania wysokiej klasy, które zapewnią Ci spokój ducha i pełne bezpieczeństwo Twoich danych.

Powierzenie danych firmie zewnętrznej

Jako właściciel małej firmy projektującej strony internetowe, możesz zdecydować się na powierzenie przetwarzania danych osobowych Twoich klientów firmie zewnętrznej. Jest to całkowicie dopuszczalne w świetle RODO, pod warunkiem, że spełnisz kilka dodatkowych wymagań.

Korzystając z usług zewnętrznego podmiotu, takiego jak FVonline.pl, musisz pamiętać o podpisaniu z nim umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Dzięki temu masz pewność, że Twoje dane będą przechowywane w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami.

Warto również zwrócić uwagę, że pracownicy firmy zewnętrznej, np. Działu Obsługi Klienta Devpark sp. z o.o., nie mają bezpośredniego dostępu do Twoich danych. Chyba, że sam udzielisz im na to dodatkowej, ograniczonej czasowo zgody.

Ponadto, dane wprowadzone do systemu FVonline.pl są bezpiecznie przechowywane na serwerach znajdujących się w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Zapewnia to, że Twoje informacje nie opuszczają granic UE.

Powierzenie przetwarzania danych zewnętrznej firmie to doskonałe rozwiązanie dla małych przedsiębiorstw, które nie chcą lub nie mogą samodzielnie inwestować w zaawansowane systemy backupowe i ochrony danych. Warto jednak pamiętać, aby zawsze dokładnie sprawdzić, z jakim partnerem współpracujesz.

Podsumowanie

Bezpieczne przechowywanie danych zgodnie z RODO to nie lada wyzwanie dla firm, szczególnie tych mniejszych. Jednak z odpowiednimi narzędziami i strategią możesz spełnić wszystkie wymagania i zapewnić pełną ochronę informacji Twoich klientów.

Kluczowe elementy to:
– Szyfrowanie nośników (dysków i taśm) – aby nawet w przypadku kradzieży nikt nie mógł odczytać danych
– Ograniczenie dostępu do danych – nie każdy Twój pracownik musi mieć uprawnienia do przeglądania wszystkich informacji
– Fizyczna separacja kopii zapasowych od oryginalnych plików – aby uniknąć sytuacji, w której awaria zniszczy jednocześnie źródło i backup
– Wybór niezawodnych rozwiązań, takich jak IBM Spectrum Protect, IBM Spectrum Protect Plus czy serwery IBM Power Systems

Jeśli nie chcesz samodzielnie inwestować w zaawansowane systemy ochrony danych, możesz również rozważyć powierzenie przetwarzania informacji zewnętrznej firmie, pamiętając o podpisaniu odpowiedniej umowy.

Wdrożenie tych rozwiązań zajmie Ci trochę czasu, ale gwarantuje, że Twoje dane i dane Twoich klientów będą bezpieczne, a Ty unikniesz wysokich kar za nieprzestrzeganie RODO. Warto więc zacząć działać już dziś!

Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości, zapraszam Cię na stronę stronyinternetowe.uk, gdzie nasi eksperci chętnie udzielą Ci wszelkiej pomocy.