Jak komunikować się w zespole UX?
Komunikacja jest fundamentem działania każdego zespołu – nie ważne, czy mówimy o drużynie piłkarskiej, czy zespole projektującym UX. Wyobraź sobie piłkarza, który po przyjściu do nowego klubu kompletnie omija rozmowy z trenerem i kolegami na temat taktyki i swojej roli na boisku. Taki zawodnik w czasie meczu będzie błądzić niczym dziecko we mgle, nie wspierając tym samym swoich kolegów z drużyny.
Dokładnie tak samo mogłoby wyglądać funkcjonowanie projektanta czy badacza UX, który nie zna swoich zadań w kontekście całego zespołu UX i organizacji. Efektywna komunikacja często okazuje się wręcz kluczowa dla powodzenia projektu.
Podstawy dobrej komunikacji
Choć możemy tworzyć mnóstwo zasad dotyczących efektywnej komunikacji w zespole UX, myślę, że warto skupić się na trzech kluczowych i uniwersalnych aspektach.
Po pierwsze, istotą komunikacji jest zarówno przekazywanie, jak i odbieranie informacji. Jak mówi definicja z PWN, komunikacja to “przekazywanie i odbieranie informacji w bezpośrednim kontakcie z drugą osobą”. Dobra komunikacja musi uwzględniać oba te elementy.
Dobrym przykładem zastosowania tej zasady jest sytuacja tygodniowego planowania pracy w zespole. W zespole A jedynie team leader rozdziela zadania na kolejny tydzień, nie zapoznając się wcześniej z perspektywami poszczególnych członków zespołu. W zespole B natomiast każdy najpierw omawia swoje bieżące zadania i plany, a dopiero później team leader przydziela nowe zadania, mając już pełen obraz sytuacji. W ten sposób komunikacja jest dwukierunkowa, a team leader może efektywniej rozplanować pracę, a członkowie zespołu zyskują wiedzę o tym, czym zajmują się ich koledzy.
Drugą kluczową zasadą jest optymalizacja częstotliwości i długości spotkań zespołowych. Prawdopodobnie jedno spotkanie tygodniowe nie będzie wystarczające, by zachować skuteczną komunikację w przeciętnym zespole UX. Optymalna częstotliwość zależy jednak od wielu czynników, takich jak rozproszenie członków zespołu, kultura organizacji czy długość trwania projektów.
Z mojego doświadczenia, dobre praktyki to tygodniowe spotkanie całego zespołu (tzw. “weekly”) trwające około godziny oraz codzienne krótkie spotkania (“daily”) zajmujące około 15 minut. Należy jednak pamiętać, że w Twojej organizacji i zespole może to wyglądać zupełnie inaczej.
Ostatnią kluczową zasadą jest uwzględnianie w procesie projektowym głosów specjalistów z różnych dziedzin – programistów, product i project managerów, badaczy UX, projektantów UX, grafików UI itd. Dzięki temu możemy znacznie zaoszczędzić czas i usprawnić przepływ informacji w organizacji.
Prosty przykład: projektant UX zrobił wstępne szkice swoich pomysłów i skontaktował się z zespołem programistów odpowiedzialnym za wdrożenie. Okazało się, że choć pomysły są wartościowe, ze względów technicznych nie da się ich w obecnej formie wdrożyć. Nasza projektantka poświęciła 30 minut na to spotkanie, ale dzięki temu zaoszczędziła godziny, a nawet dni pracy. Gdyby tego nie zrobiła i od razu przystąpiła do tworzenia zaawansowanych makiet, i tak wcześniej czy później usłyszałaby, że rozwiązania nie mogą zostać wdrożone.
Komunikacja w pracy zdalnej
Pandemia COVID-19 znacznie przyspieszyła rozwój trendu pracy zdalnej i hybrydowej. Obecnie większość firm związanych z User Experience umożliwia taki tryb pracy. Praca zdalna może, ale wcale nie musi negatywnie wpływać na jakość komunikacji – pod warunkiem, że zadbamy o odpowiednie rozwiązania.
Moim zdaniem dwie najważniejsze rzeczy to:
1. Zadbanie o dobrą jakość audio i wideo na spotkaniach online. Bardzo ważne jest, aby uczestnicy mieli włączone kamery – widząc twarze naszych kolegów, możemy odczytać z nich więcej niformacji niż w przypadku rozmowy tylko w formie audio.
2. Wykorzystywanie narzędzi do współtworzenia i kolaboracji, takich jak Miro czy Mural. Tego typu rozwiązania pozwalają na zdalne przeprowadzanie wysokiej jakości warsztatów i dodatkowo angażują uczestników.
Narzędzia wspierające komunikację
Oprócz typowych komunikatorów czy narzędzi do wideokonferencji, na rynku jest wiele rozwiązań wspierających komunikację w zespole, podział zadań i obowiązków.
W przypadku zespołów UX pomocne mogą okazać się takie programy, jak Harvest (do liczenia godzin pracy) i Forecast (do planowania pracy całego zespołu z wyprzedzeniem). Oba narzędzia są ze sobą zintegrowane i uzupełniają się wzajemnie. Z kolei do śledzenia postępu poszczególnych zadań świetnie sprawdza się Trello.
Oczywiście dostępnych jest dużo więcej alternatyw, warto więc samodzielnie przeanalizować, co najlepiej będzie pasować do specyfiki Twojego zespołu i organizacji.
Podsumowanie
Efektywna komunikacja to fundament działania każdego zespołu UX. Kluczowe są tutaj:
– Dwukierunkowy przepływ informacji – zarówno przekazywanie, jak i odbieranie
– Optymalizacja częstotliwości i długości spotkań zespołowych
– Uwzględnianie głosów specjalistów z różnych dziedzin
Warto też zadbać o odpowiednie narzędzia, które wspomogą komunikację i organizację pracy, szczególnie w przypadku pracy zdalnej czy hybrydowej.
Pamiętaj, że dobre relacje w zespole, oparte na otwartej komunikacji, to klucz do sukcesu każdego projektu UX. Wykorzystaj to, a Twoje projekty będą nie tylko skuteczne, ale i prawdziwa przyjemność dla całego zespołu!
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat pracy w zespołach UX, koniecznie odwiedź stronę Strony internetowe UK. Znajdziesz tam wiele ciekawych artykułów i poradników.
