Jak chronić dane w dobie pracy zdalnej?

Wchodząc do nowej rzeczywistości

Odkąd pandemia COVID-19 zawładnęła naszym życiem, praca zdalna stała się codziennością dla wielu z nas. Nie myśleliśmy wtedy, że to tak szybko się wydarzy – w końcu jeszcze kilka miesięcy wcześniej taka forma wykonywania obowiązków służbowych wydawała się tak odległa i nierzeczywista. A tu nagle, z dnia na dzień, musieliśmy przenieść nasze biura do domowych zacisków. Takie nagłe i niespodziewane zmiany zawsze wiążą się z wyzwaniami – i te, z którymi przyszło nam się zmierzyć, nie należą do najłatwiejszych.

Jednym z kluczowych zagadnień, które musimy odpowiednio zabezpieczyć w kontekście pracy zdalnej, jest kwestia ochrony danych osobowych. Przepisy w tej kwestii są jasne – pracodawca, niezależnie od tego, czy jego pracownicy wykonują obowiązki w tradycyjnym biurze, czy też zdalnie, musi zagwarantować odpowiedni poziom bezpieczeństwa przetwarzanych informacji. Pandemia nie zwalnia go z tych obowiązków, a wręcz przeciwnie – w dobie powszechnej pracy z domu, problem ten staje się jeszcze bardziej palący. Jak zatem skutecznie zadbać o to, by dane wrażliwe nie wpadły w niepowołane ręce? Odpowiedź na to pytanie, mam nadzieję, znajdziesz w poniższym artykule.

Podstawy ochrony danych osobowych

Zanim zagłębimy się w szczegóły dotyczące bezpieczeństwa informacji w trakcie pracy zdalnej, warto przypomnieć sobie kilka podstawowych zasad rządzących ochroną danych osobowych. Po pierwsze, musimy pamiętać, że każdy pracodawca, który przetwarza tego typu dane, jest administratorem i jako taki ma szereg obowiązków wynikających z Rozporządzenia RODO. Do najważniejszych z nich należą:

• Zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, w tym ochrona przed ich nielegalnym udostępnieniem lub pozyskaniem.
• Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za nadzór nad prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych (Inspektora Ochrony Danych).
• Prowadzenie odpowiedniej dokumentacji, w tym rejestr czynności przetwarzania.
• Szkolenie pracowników z zakresu ochrony danych osobowych.
• Informowanie osób, których dane dotyczą, o zasadach przetwarzania ich danych.

Pracodawca musi również pamiętać, by dane, którymi dysponuje, były przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której one dotyczą. Ponadto, muszą one być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami.

Brzmi dość skomplikowanie, prawda? Spokojnie, to tylko podstawy – w rzeczywistości istnieje cały szereg dodatkowych wymagań, które należy spełnić, by móc mówić o pełnej zgodności z przepisami RODO. Ale to już temat na inną, dłuższą rozmowę.

Bezpieczeństwo danych w pracy zdalnej

Wróćmy natomiast do sedna problemu, czyli do kwestii ochrony danych osobowych w dobie powszechnej pracy z domu. Jak już wspomniałem, pandemia nie zwalnia pracodawców z obowiązków wynikających z RODO – co więcej, wprowadzenie modelu home office znacznie komplikuje sytuację w tym zakresie. Dlaczego?

Odpowiedź jest prosta – w domowym zaciszu pracownik ma o wiele mniejszą kontrolę nad przestrzenią, w której przebywa, niż miałby w biurze. Tam wszystko jest odpowiednio zabezpieczone, z łatwym dostępem do wyszkolonych specjalistów IT, szyfrowanych serwerów i innych narzędzi chroniących dane osobowe. W domu natomiast mamy do czynienia z o wiele mniej kontrolowanym środowiskiem – nasz laptop czy dokumenty mogą być w zasięgu członków rodziny, a nieformalny charakter pracy zdalnej sprzyja przypadkowemu udostępnianiu poufnych informacji.

Dlatego też kluczowe jest, by pracodawca zadbał o odpowiednie przygotowanie swoich pracowników do wykonywania obowiązków z domu. Nie może to być jednak jedynie ogólne szkolenie – musi ono obejmować konkretne, praktyczne wskazówki dotyczące bezpiecznej pracy zdalnej. Co powinni zatem wiedzieć Twoi pracownicy?

1. Sprzęt i oprogramowanie: Priorytetem jest, by do pracy zdalnej wykorzystywać wyłącznie służbowy sprzęt – laptop, komputer stacjonarny, smartfon itd. Wszystkie urządzenia muszą być wyposażone w odpowiednie zabezpieczenia, takie jak silne hasła, szyfrowanie dysków czy oprogramowanie antywirusowe. Niedopuszczalne jest korzystanie z prywatnego sprzętu, który może nie zapewniać wymaganego poziomu ochrony.

2. Miejsce pracy: Pracownik powinien wyznaczyć w domu stałe, odizolowane miejsce do pracy, najlepiej z zamykanym pomieszczeniem. Unikajmy pracy w salonie czy kuchni, gdzie łatwo o przypadkowe ujawnienie poufnych informacji. Nie zapominajmy też o zabezpieczeniu ekranu laptopa przed wzrokiem osób postronnych.

3. Przechowywanie dokumentów: Wszystkie dokumenty papierowe zawierające dane osobowe muszą być przechowywane w sposób uniemożliwiający do nich dostęp osób nieuprawnionych – najlepiej w zamkniętej szafie lub szufladzie. Zabraniamy zatem pozostawiania ich na widoku lub zabierania do domu bez wyraźnej zgody pracodawcy.

4. Komunikacja: Wszelka korespondencja dotycząca danych osobowych powinna odbywać się wyłącznie za pośrednictwem służbowej poczty email lub komunikatorów zapewniających odpowiednią ochronę (np. szyfrowanie end-to-end). Unikajmy używania prywatnych kont i komunikatorów.

5. Niszczenie dokumentów: Jeśli zajdzie potrzeba zniszczenia papierowych dokumentów zawierających dane osobowe, nie możemy tego robić w domu. Pracownik zobowiązany jest do przekazania ich pracodawcy w celu właściwego, bezpiecznego zniszczenia.

6. Ochrona przed wyciekiem: Pamiętajmy, by nie pozostawiać laptopa lub dokumentów w miejscach, gdzie mogą je podejrzeć domownicy lub osoby postronne. Gdy wychodzimy z pokoju, należy je zawsze zabezpieczyć (np. zablokować komputer).

7. Zgłaszanie incydentów: Jeśli pracownik zauważy, że doszło do naruszenia ochrony danych osobowych (np. udostępnienie poufnych informacji osobom nieupoważnionym), ma on obowiązek niezwłocznego poinformowania o tym pracodawcy. Pozwoli to na szybkie podjęcie działań naprawczych.

Oczywiście, to tylko kilka podstawowych wytycznych – w zależności od specyfiki danej organizacji, mogą one ulec modyfikacji lub zostać uzupełnione o dodatkowe zasady. Kluczowe jest jednak, by pracodawca przygotował kompleksowy regulamin pracy zdalnej, uwzględniający kwestie bezpieczeństwa danych osobowych, a następnie zadbał o odpowiednie poinformowanie i przeszkolenie swoich pracowników.

Dobre praktyki, które warto wdrożyć

Oprócz wskazówek przekazywanych pracownikom, istnieją również inne działania, które pracodawca może podjąć, by jeszcze lepiej zadbać o ochronę danych osobowych w dobie pracy z domu. Oto kilka dobrych praktyk, które warto wdrożyć:

Praktyka	Opis
Szyfrowanie danych	Wszystkie pliki i dokumenty zawierające dane osobowe powinny być szyfrowane. Można to zrobić za pomocą wbudowanych w systemy narzędzi (np. BitLocker w Windows) lub dedykowanych aplikacji szyfrujących.
Zdalne zarządzanie urządzeniami	Pracodawca powinien mieć możliwość zdalnego administrowania służbowymi urządzeniami pracowników – np. blokować je, aktualizować oprogramowanie lub zdalnie usuwać dane w przypadku kradzieży lub zgubienia sprzętu.
Monitoring i logowanie	Warto wdrożyć rozwiązania monitorujące i logujące aktywność pracowników na służbowych komputerach i w systemach informatycznych. Pozwoli to na szybkie wykrycie ewentualnych incydentów naruszenia bezpieczeństwa.
Szkolenia i wsparcie IT	Oprócz wstępnego szkolenia, pracownicy powinni mieć stały dostęp do pomocy specjalistów IT, którzy będą służyć radą i wsparciem w kwestiach bezpieczeństwa danych.
Przegląd i aktualizacja	Systematycznie należy dokonywać przeglądu i aktualizacji stosowanych zabezpieczeń, polityk i regulaminów dotyczących pracy zdalnej. Zmieniające się przepisy i zagrożenia wymagają bieżącego monitorowania i dostosowywania się do nich.

Wdrożenie powyższych rozwiązań nie tylko zapewni wyższy poziom ochrony danych osobowych, ale także wzmocni poczucie bezpieczeństwa samych pracowników. Wiedzą oni wówczas, że ich pracodawca poważnie podchodzi do kwestii cyberbezpieczeństwa i robi wszystko, by chronić powierzone mu informacje.

Podsumowanie

Podsumowując – pandemia COVID-19 i związane z nią przejście na model pracy zdalnej stanowią poważne wyzwanie dla pracodawców w kontekście ochrony danych osobowych. Nie mogą oni jednak lekceważyć tego problemu – przeciwnie, muszą poświęcić mu szczególną uwagę i podjąć szereg działań, by zapewnić bezpieczeństwo przetwarzanych informacji.

Kluczowe są tu dwa aspekty: odpowiednie przygotowanie pracowników do pracy z domu (w tym przekazanie im konkretnych wytycznych) oraz wdrożenie dodatkowych zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych. Tylko takie kompleksowe podejście pozwoli firmie sprostać wymogom RODO i uniknąć poważnych konsekwencji związanych z naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych.

Warto pamiętać, że należyta dbałość o cyberbezpieczeństwo to nie tylko wymóg prawny, ale również istotny element budowania zaufania klientów i partnerów biznesowych. W czasach, gdy coraz więcej procesów i danych przechodzi do świata online, renoma firmy jako podmiotu skutecznie chroniącego poufne informacje jest bezcenna. Dlatego warto zainwestować w odpowiednie zabezpieczenia – nie tylko po to, by uniknąć kar, ale także by umocnić swoją pozycję rynkową.

Jeśli Twoja firma potrzebuje wsparcia w zakresie ochrony danych osobowych w modelu pracy zdalnej, zachęcam Cię do odwiedzenia strony stronyinternetowe.uk. Nasi specjaliści chętnie pomogą Ci wdrożyć odpowiednie rozwiązania, dostosowane do specyfiki Twojej działalności. Pamiętaj – bezpieczeństwo danych to jedno z najważniejszych wyzwań, przed którymi stoi dziś każda nowoczesna firma.