Przyspieszenie Cyfrowej Transformacji Dzięki Digitalizacji Dokumentów
W erze cyfrowej, w której żyjemy, transformacja cyfrowa stała się nie tylko pożądaną zmianą, ale wręcz koniecznością dla przedsiębiorstw na całym świecie. Ten proces nie ogranicza się jedynie do implementacji nowych technologii, ale również wymaga zmiany kultury organizacyjnej, sposobu myślenia oraz modeli biznesowych. Jednym z kluczowych elementów tej transformacji jest digitalizacja procesów, która umożliwia szybkie i efektywne wejście na drogę cyfrowej modernizacji.
Według ekspertów z firmy Iron Mountain, życie w hybrydowym świecie papierowych i elektronicznych zasobów bez narzędzia umożliwiającego spójny wgląd w dane sprawia, że pracownicy i przedsiębiorcy marnują swój cenny czas na szukanie informacji. Gdy wreszcie uda się znaleźć to, czego szukają, udostępnienie jakichkolwiek treści w formie papierowej innym użytkownikom nadal jest niełatwe. Rozwiązaniem tego problemu są usługi z zakresu skanowania i digitalizacji dokumentów.
Poprzez połączenie doświadczenia ekspertów od skanowania, digitalizacji dokumentów, infrastruktury i nowoczesnego bezpiecznego repozytorium w chmurze, usługi skanowania i cyfrowego przechowywania danych oferowane przez Iron Mountain umożliwiają wkroczenie na drogę cyfrowej transformacji. Firma ta pomaga ustalić priorytety i osiągnąć cele poprzez szereg programów do konwersji plików, takich jak Backfile Conversion i Day Forward Scanning. Co więcej, możliwe jest nawet przekierowanie przychodzącej poczty tradycyjnej do bezpiecznych placówek, gdzie zespół ekspertów odbierze, otworzy i zeskanuje korespondencję.
Korzyści Płynące z Digitalizacji Dokumentów
Skanowanie dokumentacji zostanie wykonane przez tego samego usługodawcę, któremu powierzasz digitalizację dokumentów papierowych, co pomaga zarządzać całym cyklem życia fizycznych i cyfrowych informacji. Dzięki tym usługom zapewnia się możliwość scentralizowanego dostępu do posiadanych zasobów, uwolnienie przestrzeni biurowej oraz uproszczenie obsługi i wykorzystania danych.
Według Iron Mountain, inwestycja w digitalizację dokumentów przynosi wymierne korzyści finansowe. Oto niektóre z nich:
- Oszczędności na papierze i druku: Digitalizacja pozwala znacząco zmniejszyć zużycie papieru i związane z nim koszty.
- Oszczędności w zakresie przestrzeni magazynowej: Elektroniczne przechowywanie dokumentów pozwala uwolnić cenne metry kwadratowe biurowej przestrzeni.
- Szybszy dostęp do informacji: Wyszukiwanie i udostępnianie cyfrowych dokumentów jest znacznie łatwiejsze i szybsze niż w przypadku wersji papierowych.
- Poprawa współpracy między biurami: Scentralizowany dostęp do dokumentów ułatwia współpracę między pracownikami z różnych lokalizacji.
- Zwiększenie produktywności: Automatyzacja i digitalizacja procesów pozwala zaoszczędzić cenny czas pracowników.
- Łatwiejsze spełnianie regulacji: Digitalizacja dokumentów ułatwia zarządzanie compliance i zapewnia lepszą gotowość na audyty.
- Lepsza obsługa klientów: Szybszy dostęp do informacji pozwala na sprawniejsze reagowanie na potrzeby klientów.
Podsumowując, digitalizacja procesów jest kluczem do szybkiej i efektywnej transformacji cyfrowej firmy. Dzięki scentralizowanemu dostępowi do informacji, zautomatyzowaniu powtarzalnych zadań oraz lepszemu zarządzaniu danymi, organizacje mogą znacząco poprawić swoją wydajność, obniżyć koszty i zapewnić lepszą obsługę klientów.
Digitalizacja Dokumentów a Wymogi Prawne
Zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 2018 r., aby nadać moc prawną dokumentom przechowywanym w formacie cyfrowym, należy zamieścić na nich podpis elektroniczny lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną. Według ekspertów Iron Mountain, kwalifikowana pieczęć elektroniczna gwarantuje integralność i niezaprzeczalność dokumentu, a co ważne, wybierając to rozwiązanie, możemy istotnie przyspieszyć proces cyfrowej transformacji firmy.
Firma Iron Mountain wykorzystuje w tym celu komponent M2M, który umożliwia realizację pieczęci w formacie PAdES – dopuszczalnym przez rozporządzenie eIDAS – obsługując jednocześnie 1 plik o wielkości 1 MB na sekundę. Dodatkowo, firma uruchomiła komplementarną usługę automatycznego pieczętowania akt przy wsparciu komponentów technologicznych od firmy Asseco, co pozwala na kompleksowe wdrożenie np. e-teczki personalnej, spełniając oczekiwania biznesu.
Kompleksowe Wsparcie w Transformacji Cyfrowej
Digitalizacja, przechowywanie, automatyzacja i odblokowywanie danych to kluczowe elementy kompleksowej strategii zarządzania danymi, którą Iron Mountain oferuje swoim klientom. Firma dysponuje ponad 100 ekspertami w zakresie ładu korporacyjnego, gotowymi do udzielenia wskazówek i pomocy w przeprowadzeniu transformacji cyfrowej.
Podsumowując, digitalizacja procesów, a szczególnie dokumentów, jest fundamentem szybkiej i efektywnej transformacji cyfrowej firmy. Dzięki scentralizowanemu dostępowi do informacji, zautomatyzowaniu powtarzalnych zadań oraz lepszemu zarządzaniu danymi, organizacje mogą znacząco poprawić swoją wydajność, obniżyć koszty i zapewnić lepszą obsługę klientów. Kluczowe jest również spełnienie wymogów prawnych dotyczących formy przechowywania dokumentów cyfrowych. Kompleksowe wsparcie doświadczonych partnerów, takich jak usługodawcy w zakresie tworzenia stron internetowych, jest niezbędne, aby ten proces transformacji przebiegł sprawnie i przyniósł oczekiwane korzyści.
Transformacja Cyfrowa w Praktyce – Przykłady z Różnych Branż
Digitalizacja procesów i wdrażanie nowoczesnych technologii to kluczowe czynniki umożliwiające firmom z różnych sektorów przyspieszenie transformacji cyfrowej i uzyskanie realnej wartości biznesowej. Według Siemens Digital Industries Software, portfolio Xcelerator oferuje kompleksowe rozwiązania, które pomagają organizacjom łączyć świat rzeczywisty i wirtualny, tworząc cyfrowe bliźniaki produktów i procesów.
W branży ochrony zdrowia, szpital miejski w Ankarze wykorzystuje najnowocześniejsze technologie, aby stworzyć plan nowoczesnej opieki zdrowotnej i osiągać najlepsze z możliwych wyniki leczenia pacjentów. Z kolei w branży transportowej i mobilności, firmy muszą sprostać wyzwaniom związanym ze zmianami charakteru pojazdów i generowania wartości, czemu służą zaawansowane rozwiązania w zakresie mobilności oparte na technologiach cyfrowych.
Sektor przemysłowy to kolejny obszar, gdzie digitalizacja odgrywa kluczową rolę. Siemens Digital Industries Software pomaga przedsiębiorstwom w przeprowadzeniu transformacji cyfrowej, umożliwiając im wykorzystanie sztucznej inteligencji, Internetu Rzeczy oraz zaawansowanej analityki do optymalizacji procesów produkcyjnych, projektowania zrównoważonych produktów i tworzenia nowych modeli biznesowych.
Niezależnie od branży, digitalizacja procesów, wykorzystanie technologii cyfrowych oraz integracja danych z różnych źródeł są kluczowymi elementami umożliwiającymi firmom przyspieszenie transformacji cyfrowej i osiągnięcie przewagi konkurencyjnej.
Wyzwania i Kluczowe Czynniki Sukcesu w Transformacji Cyfrowej
Wdrażanie transformacji cyfrowej w organizacji to złożony proces, który wymaga zaangażowania całej firmy – od zarządu, przez kadrę menedżerską, aż po szeregowych pracowników. Według raportu Navigator Capital, kluczowe wyzwania to m.in. określenie priorytetów i celów biznesowych, zapewnienie gotowości infrastruktury IT, skuteczne zarządzanie zmianą oraz właściwe zbieranie i dokumentowanie wymagań.
Aby transformacja cyfrowa firmy zakończyła się sukcesem, eksperci Navigator Capital podkreślają, że niezbędne jest holistyczne podejście. Kluczowe czynniki to m.in.:
- Jasne zdefiniowanie oczekiwań biznesowych i powiązanie ich z rozwiązaniami technologicznymi
- Kompleksowa analiza gotowości infrastruktury IT do obsługi nowych rozwiązań
- Efektywne zarządzanie zmianą na poziomie organizacji, procesów i kompetencji pracowników
- Staranne zbieranie i dokumentowanie wymagań, aby zapewnić dopasowanie wdrażanych rozwiązań
- Kompleksowe podejście do integracji danych i systemów w celu maksymalizacji korzyści
- Zaangażowanie doświadczonych partnerów, którzy zapewnią kompleksowe wsparcie w transformacji
Tylko holistyczne podejście, uwzględniające wszystkie te aspekty, pozwoli organizacjom na skuteczne przeprowadzenie transformacji cyfrowej i osiągnięcie zakładanych celów biznesowych.
Podsumowanie – Digitalizacja jako Fundament Transformacji Cyfrowej
Podsumowując, digitalizacja procesów, a szczególnie dokumentów, jest fundamentem szybkiej i efektywnej transformacji cyfrowej firmy. Dzięki scentralizowanemu dostępowi do informacji, zautomatyzowaniu powtarzalnych zadań oraz lepszemu zarządzaniu danymi, organizacje mogą znacząco poprawić swoją wydajność, obniżyć koszty i zapewnić lepszą obsługę klientów.
Kluczowe jest również spełnienie wymogów prawnych dotyczących formy przechowywania dokumentów cyfrowych, co firmy takie jak Iron Mountain mogą zapewnić dzięki kompleksowym rozwiązaniom.
Transformacja cyfrowa to złożony proces, który wymaga zaangażowania całej organizacji. Wdrażanie nowych technologii musi być ściśle powiązane z celami biznesowymi oraz wspierane przez efektywne zarządzanie zmianą i kompleksowe podejście do integracji danych. Doświadczeni partnerzy, tacy jak usługodawcy w zakresie tworzenia stron internetowych, mogą odegrać kluczową rolę w zapewnieniu sprawnej i skutecznej transformacji cyfrowej.
Digitalizacja procesów to pierwszy, ale kluczowy krok na drodze do kompleksowej transformacji cyfrowej firmy. Tylko wdrażając nowoczesne technologie, optymalizując procesy i angażując pracowników, organizacje mogą osiągnąć prawdziwą przewagę konkurencyjną w erze cyfrowej transformacji.
