Wprowadzenie do RODO i jego wpływu na e-mail marketing
Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) jest już z nami od 2018 roku, jednak wciąż jest to aktualny i ważny temat, który należy mieć na uwadze przy planowaniu działań e-mail marketingowych. RODO to zbiór wytycznych określających, w jaki sposób osoby fizyczne i firmy mogą pozyskiwać, wykorzystywać, przechowywać i usuwać dane osobowe użytkowników z Unii Europejskiej (UE).
Nawet jeśli Twoja firma działa poza UE, jeśli masz subskrybentów z siedzibą w Unii, jesteś odpowiedzialny za przestrzeganie tych przepisów. Na początku może to wydawać się przytłaczające, ale w rzeczywistości RODO może okazać się przydatne dla Twojego e-mail marketingu i pomóc w ulepszeniu Twoich kampanii.
Prawa użytkowników w kontekście RODO
Kluczowe prawa użytkowników, które mają zastosowanie do e-mail marketingu, to:
- Prawo do usunięcia (prawo do bycia zapomnianym) – użytkownik ma prawo poprosić o usunięcie WSZYSTKICH danych, które są z nim powiązane.
- Prawo dostępu – użytkownik może zażądać raportu na temat swoich danych osobowych.
- Prawo do przenoszenia danych – użytkownik ma prawo pobrać swoje dane w powszechnie używanym formacie.
Zapewnienie większej przejrzystości i jaśniejszych umów o wyrażeniu zgody podczas rejestrowania nowych subskrybentów to kolejny ważny aspekt RODO. To sprawi, że Twoje kampanie będą jeszcze lepsze i bardziej godne zaufania w dłuższej perspektywie.
Praktyczne wskazówki na temat zgodności z RODO
Aby Twój e-mail marketing był zgodny z RODO, oto 4 kluczowe obszary, na które warto zwrócić uwagę:
1. Prawo do bycia zapomnianym
RODO wymaga, abyś mógł trwale usunąć wszystkie dane związane z danym subskrybentem. W MailerLite możesz to zrobić na 3 sposoby:
* Wypisz – usuwa subskrybenta z Twojej aktywnej listy, a newslettery nie są do nich dłużej wysyłane.
* Zapomnij – usuwa subskrybenta z Twojego konta, a wszystkie informacje z nim związane zostaną całkowicie usunięte w ciągu 30 dni.
* Skasuj – usuwa subskrybenta z Twojego konta, ale wszystkie jego informacje są nadal przechowywane na wypadek, gdyby ponownie się zapisał na Twoją listę.
Funkcja najbardziej zgodna z RODO to funkcja Zapomnij.
2. Dowód zgody subskrybenta
Uzyskanie aktywnej i wyraźnej zgody subskrybentów ma ogromne znaczenie dla RODO i e-mail marketingu. Musisz mieć zapis ich zgody oraz potwierdzenie zapisu – ślad zgody subskrybenta, taki jak adres IP, lokalizacja, data i godzina oraz źródło zgody (np. strona internetowa, media społecznościowe).
MailerLite rejestruje te informacje w profilach odbiorców, gdy korzystają z Twoich formularzy rejestracyjnych. To cenny dowód, który wzmocni Twoją dokumentację dotyczącą tego, gdzie, kiedy i o której godzinie subskrybenci wyrazili zgodę.
3. Identyfikacja użytkowników z UE
Podczas gdy większość z nas ma subskrybentów na całym świecie, RODO dotyczy tylko osób przebywających w Unii Europejskiej. Możesz je posegmentować, aby nie martwić się o zgodność z RODO dla całej listy.
Jeśli subskrybenci zarejestrują się za pomocą formularza MailerLite, nasze funkcje śledzenia lokalizacji mogą określić, czy dana osoba rejestruje się z kraju UE. Następnie możesz podzielić je na specjalne grupy RODO.
4. Przenoszenie danych
Zgodnie z RODO, każda strona trzecia, która przetwarza dane użytkowników, jest prawnie zobowiązana do zachowania zgodności. Jeśli korzystasz z usług firmy, która nie jest zgodna z przepisami, możesz ponieść konsekwencje, w tym zapłacić wysokie grzywny.
MailerLite oferuje załącznik do przetwarzania danych (DPA), który spełnia wymogi RODO. Określa on nasze zobowiązania dotyczące prywatności i bezpieczeństwa danych. Możesz skopiować i wkleić kluczowe aspekty do swojej polityki prywatności.
Formularze zgodne z RODO
Oprócz zachowania jak największej przejrzystości formularzy zgody, musisz prowadzić rejestr zgody każdego subskrybenta. Obowiązek zachowania dowodu spoczywa na Tobie, aby łatwo można było udowodnić, że dana osoba wyraziła zgodę na Twoje warunki.
Jednym ze sposobów na osiągnięcie tego celu jest opcja double opt-in (podwójne potwierdzenie zgody), która zapewnia udokumentowanie zgody. Dzięki MailerLite możesz z łatwością skonfigurować tę funkcję.
Nasze wbudowane formularze typu “Element strony” zawierają narzędzia potrzebne do spełnienia wymagań RODO. Mamy również wiele opcji projektowania, które pomogą Ci stworzyć bardziej angażujące formularze zapisu.
Oto kluczowe elementy, o których należy pamiętać przy tworzeniu formularzy zgodnych z RODO:
Wyraźna zgoda – musisz jasno komunikować, na co dana osoba wyraża zgodę i w jakim celu są gromadzone dane.
Aktywna zgoda – subskrybenci muszą ją zainicjować, nie można umieszczać zaznaczeń w polu wyboru i zmuszać użytkownika do ich usunięcia.
Pola wyboru – jeśli prosisz kogoś o zgodę na więcej niż jedną rzecz, np. otrzymywanie newslettera i wykorzystywanie danych do reklam, potrzebujesz dwóch jasnych opcji zgody.
Nasze formularze zawierają te opcje, a także wstępnie napisany tekst, który możesz edytować, aby wyraźnie poinformować, w jaki sposób i dlaczego wykorzystujesz informacje.
Polityka prywatności i zgodność z RODO
Zgodnie z przepisami dotyczącymi prywatności, musisz jasno opisać w swojej polityce prywatności, w jaki sposób planujesz wykorzystywać dane Twoich subskrybentów, w tym w przypadku korzystania z usług podmiotów trzecich, takich jak MailerLite.
Musisz podać każdy podmiot przetwarzający dane osobno i wyjaśnić w jaki sposób i dlaczego wykorzystuje te dane. Aby ułatwić Ci życie, napisaliśmy oświadczenie o MailerLite, które możesz po prostu dodać do swojej polityki prywatności:
“Używamy MailerLite do zarządzania listą subskrybentów oraz wysyłania wiadomości do osób zapisanych na tę listę. MailerLite jest dostawcą zewnętrznym, który może przetwarzać Twoje dane przy użyciu standardowych technologii branżowych, aby pomóc nam monitorować i ulepszać nasz newsletter. Polityka prywatności MailerLite jest dostępna tutaj: https://www.mailerlite.com/legal/privacy-policy.”
Użytkownik może zrezygnować z subskrypcji Twojego newslettera, klikając link rezygnacji z subskrypcji znajdujący się na końcu każdej wiadomości e-mail.
Podsumowanie
Compliance w marketingu internetowym, a szczególnie w e-mail marketingu, stała się niezbędna od momentu wejścia w życie RODO. Dzięki naszej kompleksowej obsłudze zgodnej z RODO, MailerLite ułatwia Ci zachowanie pełnej legalności Twoich działań:
- Zapewniamy łatwe usuwanie danych (prawo do bycia zapomnianym)
- Dokumentujemy zgodę subskrybentów
- Pomagamy zidentyfikować użytkowników z UE
- Oferujemy załącznik do przetwarzania danych (DPA) spełniający wymogi RODO
Ponadto nasze wbudowane formularze rejestracyjne są w pełni dostosowane do wymagań RODO, dzięki opcjom takim jak wyraźna zgoda, pola wyboru i automatyczne rejestrowanie dowodów zgody.
Dbanie o zgodność z RODO to nie tylko wymóg prawny, ale także element budowania zaufania i lojalności Twoich subskrybentów. Dzięki temu Twoje kampanie e-mailowe będą jeszcze lepsze i bardziej skuteczne w długiej perspektywie.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące RODO i e-mail marketingu, zapraszamy do kontaktu. Nasi eksperci chętnie pomogą Ci w dostosowaniu Twoich działań do aktualnych przepisów.
