Bezpieczeństwo danych zdalnego biura – 3 kluczowe elementy

Bezpieczeństwo danych zdalnego biura – 3 kluczowe elementy

Praca zdalna – nowa norma, nowe wyzwania

Usiądź wygodnie, bo mam dla Ciebie prawdziwą bombę informacyjną! Wbrew pozorom, praca zdalna to nie tylko wielka wygoda i oszczędność czasu. To również szereg nowych wyzwań, z którymi muszą zmierzyć się zarówno pracodawcy, jak i pracownicy. A jednym z absolutnie kluczowych aspektów pracy z domu jest bezpieczeństwo danych.

Jeszcze do niedawna praca zdalna była traktowana jako “luksus” dostępny tylko dla wybranych. Tymczasem pandemia COVID-19 całkowicie zrewolucjonizowała rynek pracy. Z dnia na dzień setki tysięcy Polaków musiało przenieść swoje biura do domowych zaciszy. I choć ten proces nie był łatwy, z perspektywy czasu możemy powiedzieć, że okazał się on strzałem w dziesiątkę. Pracownicy są bardziej zmotywowani, produktywni, a i pracodawcy zaczynają dostrzegać korzyści płynące z remote work.

Ale to nie wszystko. Praca zdalna niesie za sobą również nowe wyzwania, z którymi firmy muszą się mierzyć. A jednym z kluczowych obszarów jest właśnie kwestia bezpieczeństwa danych. Temat ten staje się coraz bardziej palący, a jego ignorowanie może mieć poważne konsekwencje – zarówno dla firmy, jak i jej klientów. Dlatego dziś omówimy 3 najważniejsze elementy, na które musisz zwrócić uwagę, by chronić swoją firmę i dane Twoich pracowników.

Ustalenie zakresu współpracy z biurem rachunkowym

Jednym z pierwszych kroków, które powinieneś podjąć, jest ustalenie zakresu współpracy z Twoim biurem rachunkowym. Współpraca ta jest kluczowa, szczególnie w kontekście Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK), które to stały się obowiązkowe dla większości pracodawców w naszym kraju.

Zacznijmy od podstaw. Biuro rachunkowe, z którym współpracujesz, musi mieć odpowiednie upoważnienia w zakresie przetwarzania danych osobowych Twoich pracowników. To kluczowe, by zapewnić właściwe zabezpieczenie tych danych. Kwestie te reguluje umowa zgodna z RODO, którą musicie podpisać nie tylko Ty i biuro rachunkowe, ale również instytucja finansowa wybrana do obsługi PPK.

Kolejnym ważnym elementem jest ustalenie terminów przekazywania dokumentów oraz udostępniania informacji, które pozwolą biuru rachunkowemu na sprawne zarządzanie oświadczeniami pracowników i rozliczanie wpłat na PPK. To naprawdę istotne, by cały proces przebiegał sprawnie i bez opóźnień.

Zgodnie z przepisami, to do obowiązków pracodawcy należy między innymi naliczanie, potrącanie i odprowadzanie wpłat do PPK. Oczywiście, w praktyce większość firm zleca te czynności zewnętrznym biurom rachunkowym. I tutaj właśnie kryje się pułapka – jeśli nie ustalisz jasno zakresu współpracy, możesz narazić się na spore problemy.

Dlatego zadbaj o to, by Twoje biuro rachunkowe miało pełen dostęp do danych potrzebnych do rozliczania PPK. A przy okazji, upewnij się, że stosują one odpowiednie zabezpieczenia, by chronić te wrażliwe informacje.

Bezpieczeństwo danych firmowych

Drugim kluczowym elementem jest bezpieczeństwo danych firmowych. Wielu pracodawców obawia się, że praca zdalna oznacza większe ryzyko wycieku poufnych informacji. I rzeczywiście, jest w tym trochę prawdy.

Gdy pracownicy wykonują swoje obowiązki w domowym zaciszu, mamy znacznie mniejszą kontrolę nad tym, co się dzieje z danymi firmowymi. Laptop może zostać skradziony, ktoś niepowołany może uzyskać dostęp do dokumentów, a nawet niezabezpieczona sieć domowa może stać się bramą dla hakerów.

Dlatego w tej kwestii kluczowe jest wdrożenie odpowiednich procedur i narzędzi. Po pierwsze, upewnij się, że Twoi pracownicy korzystają wyłącznie z firmowych urządzeń, a nie prywatnych komputerów czy smartfonów. To pozwoli Ci zachować pełną kontrolę nad zabezpieczeniami.

Kolejnym krokiem powinno być stworzenie szczegółowej polityki bezpieczeństwa, określającej zasady korzystania z firmowych danych i sprzętu. Ważne, by każdy pracownik zapoznał się z tymi wytycznymi i stosował się do nich. W końcu to oni są pierwszą linią obrony przed cyberatakami.

Nie zapomnij również o zabezpieczeniu domowych sieci Wi-Fi Pracownicy powinni korzystać z szyfrowanych połączeń VPN, a także pamiętać o aktualizowaniu systemów operacyjnych i antywirusów. To pozwoli znacznie ograniczyć ryzyko włamania.

Oczywiście, sama polityka to za mało. Musisz również zapewnić odpowiednie narzędzia, które ułatwią pracownikom zachowanie bezpieczeństwa. Możesz na przykład zainwestować w rozwiązania do zdalnego zarządzania urządzeniami lub szyfrowania danych.

Współpraca z instytucją obsługującą PPK

Ostatnim, ale równie ważnym elementem, jest właściwa współpraca z instytucją finansową, która obsługuje Pracownicze Plany Kapitałowe w Twojej firmie. To kluczowy partner w tym procesie, od którego w dużej mierze będzie zależeć bezpieczeństwo danych Twoich pracowników.

Tutaj pierwszym krokiem powinno być zintegrowanie systemów kadrowo-płacowych Twojej firmy z aplikacjami udostępnianymi przez instytucję obsługującą PPK. To pozwoli na szybką i bezpieczną wymianę danych, a co za tym idzie – prawidłowe rozliczanie wpłat.

Ale to nie wszystko. Musisz również upewnić się, że Twoje biuro rachunkowe ma pełen dostęp do narzędzi niezbędnych do obsługi PPK. Mowa tu między innymi o możliwości bieżącego naliczania i odprowadzania wpłat, zarządzania oświadczeniami pracowników, dokonywania korekt czy obsługi e-wniosków.

Tylko w ten sposób biuro rachunkowe będzie w stanie zapewnić Ci pełen profesjonalizm w zakresie rozliczania Pracowniczych Planów Kapitałowych. A co za tym idzie – zagwarantować bezpieczeństwo danych Twoich pracowników.

Pamiętaj, że wdrożenie PPK w Twojej firmie to nie tylko obowiązek, ale także szansa na budowanie przewagi konkurencyjnej. Pracownicy coraz częściej zwracają uwagę na tego typu benefity, a prawidłowe i bezpieczne rozliczanie wpłat może stać się Twoim atutem w walce o najlepsze talenty.

Podsumowanie

Podsumowując, bezpieczeństwo danych w zdalnym biurze opiera się na trzech kluczowych elementach:

1. Ustalenie zakresu współpracy z biurem rachunkowym, w tym dopilnowanie odpowiednich upoważnień i terminów przekazywania dokumentów.

2. Wdrożenie skutecznych procedur i narzędzi do zabezpieczenia danych firmowych, takich jak polityka bezpieczeństwa, szyfrowanie czy zdalny dostęp VPN.

3. Zapewnienie właściwej współpracy z instytucją obsługującą PPK, w tym integracja systemów i udostępnienie biuru rachunkowemu niezbędnych narzędzi.

To naprawdę kluczowe aspekty, o których musisz pamiętać, by chronić Twoją firmę i dane Twoich pracowników. Nie ma tu miejsca na kompromisy – bezpieczeństwo musi być na pierwszym miejscu. Tylko wtedy Twoja firma będzie mogła w pełni korzystać z dobrodziejstw pracy zdalnej.

A jeśli potrzebujesz pomocy w tym zakresie, zapraszam Cię do kontaktu z nami. Nasi eksperci chętnie pomogą Ci wdrożyć odpowiednie rozwiązania i zapewnić pełne bezpieczeństwo danych Twojej firmy.