Automatyzacja workflow w agencjach interaktywnych – case studies
Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, jak agencje interaktywne, takie jak ta, w której pracuję, sprawnie realizują tak złożone projekty przy zachowaniu satysfakcji klientów i naszego zespołu? Odpowiedź tkwi w solidnym systemie zautomatyzowanych procesów, które pozwalają nam być wydajnymi, efektywnymi i wciąż kreatywnymi.
Jako Project Manager w agencji interaktywnej Strony Internetowe UK, codziennie mam do czynienia z różnorodnymi wyzwaniami. Nasi klienci oczekują kompleksowej obsługi – od zaprojektowania strony WWW, przez jej wdrożenie, aż po późniejsze aktualizacje i utrzymanie. Powiem Ci szczerze, że bez automatyzacji większości rutynowych zadań, nie bylibyśmy w stanie sprostać wszystkim oczekiwaniom.
Dlaczego automatyzacja workflow jest tak istotna?
Każdy projekt internetowy, który realizujemy, jest unikatowy – inny zakres, inne oczekiwania klienta, inne zespoły zaangażowane. Mimo to, wiele elementów procesu tworzenia strony WWW powtarza się niezmiennie. Zamiast za każdym razem “wymyślać koło na nowo”, zdecydowaliśmy się zautomatyzować kluczowe etapy. Dzięki temu nasz zespół może skupić się na kreatywnej części projektu, a jednocześnie zapewnić klientom wysoką jakość i terminowość realizacji.
Zarządzanie zadaniami i komunikacja
Podstawą naszego zautomatyzowanego workflow jest kompleksowy system do zarządzania projektami. Wykorzystujemy narzędzie Asana, które pozwala nam na bieżąco monitorować postępy, przypisywać zadania, ustawiać terminy i komunikować się w ramach zespołu. Co ważne, Asana integruje się z wieloma innymi narzędziami, co umożliwia nam dalszą automatyzację.
Na przykład, po otrzymaniu briefu od klienta, automatycznie tworzony jest nowy projekt w Asanie ze wszystkimi niezbędnymi etapami. Każde zadanie ma przypisanego odpowiedzialnego, termin realizacji i powiązane zasoby. W ten sposób nikt z zespołu nie pogubi się w natłoku obowiązków, a klient ma stały wgląd w postępy prac.
Dodatkowo, wykorzystujemy bota Slack do automatycznego powiadamiania nas o ważnych aktualizacjach, dzięki czemu możemy na bieżąco reagować. Na przykład, gdy klient dodaje nowy komentarz do projektu, my od razu o tym wiemy i możemy się do niego odnieść.
Projektowanie i tworzenie
Kolejnym kluczowym elementem naszego zautomatyzowanego workflow jest projektowanie i tworzenie strony WWW. Tutaj z kolei opieramy się na narzędziu Figma – platformie do współpracy przy projektowaniu interfejsów użytkownika.
Figma pozwala nam na stworzenie pełnej, interaktywnej makiety strony jeszcze przed rozpoczęciem prac kodowych. Klient może na bieżąco śledzić postępy i zgłaszać swoje uwagi wprost do projektu. Co więcej, Figma automatycznie generuje specyfikacje techniczne, dzięki czemu nasi programiści mogą od razu przystąpić do implementacji, bez konieczności ustalania dodatkowych szczegółów.
Gdy projekt graficzny jest już zaakceptowany, wykorzystujemy narzędzia takie jak Git do automatycznego śledzenia zmian w kodzie. Dzięki temu możemy efektywnie współpracować w zespole, a jednocześnie mamy pełną kontrolę nad wersjonowaniem.
Testowanie i wdrożenie
Ostatnim kluczowym elementem naszego zautomatyzowanego workflow jest testowanie i wdrażanie gotowej strony WWW. Tutaj korzystamy z narzędzi takich jak Browserstack do automatycznego sprawdzania zgodności ze wszystkimi popularnymi przeglądarkami i urządzeniami mobilnymi.
Dodatkowo, wdrożenie nowej strony WWW odbywa się w pełni automatycznie – nasz system łączy się z serwerem klienta, a następnie wgrywa tam najnowszą wersję kodu. Całość zajmuje zaledwie kilka minut, a my możemy od razu przejść do testów i ostatecznej akceptacji.
Case study: Automatyzacja workflow w projekcie dla organizacji pozarządowej
Jednym z ciekawszych przykładów zastosowania zautomatyzowanych procesów był projekt, który realizowaliśmy dla lokalnej organizacji pozarządowej zajmującej się pomocą osobom potrzebującym.
Kluczowym wyzwaniem było stworzenie nowoczesnej, responsywnej strony WWW, która pozwoli im na efektywne pozyskiwanie darowizn i wolontariuszy. Dodatkowo, organizacja oczekiwała, że strona będzie łatwa w administracji – chcieli sami móc aktualizować treści bez konieczności angażowania naszego zespołu.
Dzięki zastosowaniu powyższych narzędzi, byliśmy w stanie zrealizować cały projekt w zaledwie 6 tygodni. Klient mógł na bieżąco śledzić postępy i zgłaszać uwagi, a my mogliśmy sprawnie wdrażać kolejne iteracje. Co więcej, strona została wyposażona w prosty, intuicyjny panel administracyjny, dzięki któremu organizacja może samodzielnie zarządzać jej zawartością.
Efekt? Klient był zachwycony – strona spełniła wszystkie oczekiwania, a oni mogą teraz w pełni skoncentrować się na swojej misji, nie martwiąc się o techniczne aspekty. Z naszej perspektywy, projekt ten był również sukcesem – udało nam się zrealizować go przy minimalnym nakładzie pracy, jednocześnie dostarczając produkt wysokiej jakości.
Podsumowanie
Automatyzacja workflow w agencjach interaktywnych to prawdziwy game changer. Dzięki wykorzystaniu odpowiednich narzędzi, jesteśmy w stanie sprawnie realizować nawet najbardziej złożone projekty, przy jednoczesnym zapewnieniu wysokiej jakości i satysfakcji klientów. Co więcej, nasze zespoły mogą skoncentrować się na kreatywnej części pracy, nie tracąc czasu na żmudne, powtarzalne czynności.
Oczywiście, wdrożenie zautomatyzowanych procesów to nie jest łatwe zadanie – wymaga czasu, zaangażowania i odpowiedniej infrastruktury technologicznej. Ale jeśli Twoja agencja chce utrzymać konkurencyjność i zadowolenie klientów, to jest to inwestycja, która z pewnością się zwróci. Już teraz zachęcam Cię do przyjrzenia się bliżej tematowi automatyzacji – Twój zespół z pewnością Ci za to podziękuje!
