Od Rutynowych Zadań do Inteligentnej Automatyzacji
Potrzeby współczesnego klienta mogą być podsumowane hasłem “szybko, łatwo i wygodnie”. Aby sprostać tym oczekiwaniom, Twoja firma musi zapewnić, że poszczególne etapy jej procesów są dobrze zorganizowane i efektywne. Niestety, w rzeczywistości nie zawsze jest to łatwe do osiągnięcia. Dlatego warto poszukiwać nowoczesnych rozwiązań, takich jak automatyzacja procesów, która polega na przejęciu przez technologię powtarzalnych czynności.
W tym artykule odkryjemy, gdzie szukać inspiracji podczas rozważania wdrożenia automatyzacji w Twojej firmie. Zrozumiemy znaczenie analizy i mapowania procesów. Zapoznamy się również z listą najprostszych zadań, które można uprościć dzięki automatyzacji, oraz poznamy sprawdzone pomysły na przyspieszenie bardziej złożonych procesów.
Mapowanie Procesów – Kluczowy Krok ku Automatyzacji
Pierwszym i najważniejszym krokiem na drodze do automatyzacji procesów jest dogłębna analiza wszystkich czynności w firmie i przedstawienie ich w formie mapy. Mapowanie to inaczej przygotowanie wizualnej reprezentacji przebiegu wskazanego procesu. Takie diagramy można przygotować w narzędziach takich jak Nintex Promapp czy Miro.
Przedstawienie procesów w formie graficznej pozwoli Ci lepiej zapoznać się z ich specyfiką oraz ponownie ocenić ich wydajność. Zwróć uwagę na wszystkie nieefektywne czynności, które dokładają niepotrzebnych obowiązków lub po prostu marnują czas Twojego zespołu. Skoncentruj się na zadaniach, które można zautomatyzować za pomocą algorytmów – czyli te powtarzalne, podatne na ludzkie błędy i niewymagające specjalistycznej wiedzy lub kreatywności.
Zastanów się, jak możesz zoptymalizować dany proces. Przeanalizuj, czy wystarczy jego modyfikacja i wykorzystanie używanych dotychczas narzędzi, czy jednak konieczne będzie zbudowanie całego systemu od zera. Pamiętaj, że automatyzację można wykorzystać praktycznie w każdym z firmowych procesów, ale warunkiem koniecznym jest to, aby te działania były już skuteczne i dobrze ułożone. Automatyzacja nie ma na celu naprawiania procesów, ale ich optymalizację i przyspieszenie realizacji założonych celów.
Od Prostych Automatyzacji do Zaawansowanych Procesów
Jeśli wiesz, jak mniej więcej przebiegają wszystkie procesy w Twojej firmie i potrafisz wskazać ich wszystkie wady i słabości, to czas najwyższy na dokonanie zmian. Automatyzacja procesów przebiega stopniowo, dlatego na początek zacznij od usprawnienia najprostszych pojedynczych zadań.
Zastanów się, które procesy są powtarzalne, rutynowe i wykonywane w identyczny sposób. Są to często czynności, które stanowią największą barierę dla ludzkiej kreatywności. W pierwszej kolejności skoncentruj się na tych zadaniach, których automatyzacja w największym stopniu poprawi codzienną organizację firmy. Przykłady takich procesów to m.in. fakturowanie, raportowanie, obsługa leadów w CRM, czy onboarding nowych pracowników.
Dokonując wyboru “najlepszych kandydatów” do automatyzacji, weź pod uwagę własne potrzeby oraz cele, które chcesz osiągnąć dzięki wdrożeniu automatyzacji. Decydując się na usprawnienie najprostszych czynności, wykonaj krok dalej i zautomatyzuj bardziej złożone procesy. To pozwoli Ci odkryć szersze możliwości automatyzacji i w znacznym stopniu poprawić przepływ pracy oraz wydajność Twoich pracowników.
Procesy, które są złożone i wieloetapowe, można bez problemu zautomatyzować pod warunkiem, że opierają się na szeroko pojętych danych. Najlepsze pomysły na automatyzację znajdziesz obserwując konkurencję i śledząc trendy w Internecie. Nie wahaj się porozmawiać z przedsiębiorcami, którzy wdrożyli już automatyzację w swojej działalności. Ich doświadczenia z pewnością będą dla Ciebie cenną inspiracją.
Przegląd Najpopularniejszych Narzędzi do Automatyzacji
Chcąc wdrożyć w swojej firmie pierwszą automatyzację, ale nie wiedząc od czego zacząć? Nic straconego – proste automatyzacje są na wyciągnięcie ręki i wcale nie wymagają umiejętności programowania. Wystarczy, że dobierzesz odpowiednie narzędzia no-code, które pozwolą Ci zaoszczędzić czas i pieniądze.
Oto przegląd najpopularniejszych platform do automatyzacji procesów biznesowych:
| Narzędzie | Opis |
|---|---|
| Zapier | Najpopularniejsze narzędzie do automatyzacji no-code. Umożliwia łączenie różnych aplikacji, gdzie konkretne zdarzenie uruchamia zaplanowaną wcześniej akcję. Posiada ponad 6000 gotowych integracji. |
| Makecom (dawniej Integromat) | Bezpośredni konkurent Zapiera, oferujący wygodny wizualny edytor scenariuszy automatyzacji. Wyróżnia się rozbudowanymi opcjami pracy z danymi oraz zaawansowanymi możliwościami integracji. |
| Airtable | Łączy w sobie funkcje arkusza kalkulacyjnego i relacyjnej bazy danych, zapewniając intuicyjny interfejs do tworzenia niestandardowych aplikacji biznesowych. |
| SmartSuite | Bezpośredni konkurent Airtable, pozwalający na tworzenie baz danych i automatyzację pracy z nimi. Wyróżnia się większą elastycznością w dostosowywaniu pól i relacji. |
| Zendesk | Platforma do zarządzania relacjami z klientami, umożliwiająca automatyzację wielu procesów obsługi klienta, takich jak obsługa zapytań czy przypisywanie zgłoszeń. |
| n8n | Oferuje zaawansowane możliwości automatyzacji, w tym opcję własnoręcznego hostowania oraz integrację z ponad 400 aplikacjami. Wyróżnia się wbudowanym edytorem JavaScript i możliwością budowania niestandardowych modułów. |
| Usercom | Polska platforma do automatyzacji marketingu, pozwalająca na wielokanałową obsługę klientów, wysyłkę spersonalizowanych wiadomości oraz zaawansowane integracje. |
Niezależnie od wybranego narzędzia, pamiętaj, że kluczem do efektywnej automatyzacji jest analiza i mapowanie procesów. Dopiero wtedy będziesz mógł wybrać odpowiednie rozwiązanie, które w pełni dostosuje się do Twoich potrzeb.
Automatyzacja – Klucz do Optymalizacji i Kontroli nad Firmą
Automatyzacja procesów to przede wszystkim przyspieszenie działań i wzrost efektywności w Twojej firmie. Dzięki niej zyskasz również lepszą kontrolę nad bieżącymi operacjami, a co za tym idzie – możliwość podejmowania trafniejszych decyzji biznesowych.
Automatyzacja umożliwia zbieranie danych o tym, jak zmiany wpływają na funkcjonowanie Twojej organizacji. Na tej podstawie możesz na bieżąco korygować przyjęty kierunek działania, bez ryzyka destabilizacji pracy. Nawet w trudnych warunkach kryzysu automatyzacja pozwala skutecznie zwiększać udział Twojej firmy na rynku.
Ponadto, wdrażając automatyzację w procesy biznesowe, możesz liczyć na bezpieczeństwo danych i wyeliminowanie ryzyka ich nieuprawnionego ujawnienia. Firmy, które opierają się na wiedzy, danych i informacjach, muszą zapewnić ich ochronę – a automatyzacja jest kluczem do tego.
Korzystając z automatyzacji, Twój zespół zyska więcej czasu na kreatywne zadania, a jednocześnie poprawi się jakość i spójność wykonywanych czynności. Zwiększy się również satysfakcja klientów, ponieważ procesy będą przebiegać sprawniej i z mniejszą liczbą błędów.
Automatyzacja to najlepszy sposób, aby zoptymalizować firmę, zaoszczędzić czas i pieniądze, a w efekcie zyskać przewagę konkurencyjną. Wdrażając ją, Twój biznes będzie mógł robić więcej przy mniejszym nakładzie pracy i zasobów.
Krok po Kroku do Pierwszej Automatyzacji
Chcąc wdrożyć w swojej firmie pierwszą automatyzację, ale nie wiesz od czego zacząć? Oto 5 kluczowych kroków, które przeprowadzą Cię przez cały proces:
-
Zmapuj procesy – Przygotuj wizualną reprezentację przebiegu kluczowych procesów w Twojej firmie. Zidentyfikuj słabe punkty i obszary wymagające optymalizacji.
-
Zidentyfikuj procesy do automatyzacji – Przeanalizuj mapę procesów i wybierz te, które są powtarzalne, opierają się na dużej ilości danych, a jednocześnie nie wymagają kreatywności.
-
Wybierz odpowiednie narzędzia – Dobierz platformy no-code, które najlepiej sprawdzą się w automatyzacji Twoich procesów. Zwróć uwagę na możliwości integracji, elastyczność i skalowanie.
-
Zaprojektuj i wdróż automatyzację – Wykorzystując wybrane narzędzia, zbuduj pierwsze automatyzacje. Przetestuj je i dokonuj niezbędnych korekt.
-
Monitoruj i optymalizuj – Stale analizuj działanie wdrożonych automatyzacji. Wprowadzaj ulepszenia, gdy tylko zidentyfikujesz obszary wymagające poprawy.
Pamiętaj, że automatyzacja to stopniowy proces. Zaczynaj od prostych zadań, a z czasem rozszerzaj zakres automatyzowanych działań. Dzięki temu Twoja firma będzie zyskiwać na wydajności, a Ty będziesz mógł skoncentrować się na kluczowych, strategicznych celach.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w wytyczeniu optymalnej drogi do automatyzacji, zapoznaj się z naszą ofertą konsultacji. Chętnie pomożemy Ci zidentyfikować najlepsze rozwiązania dla Twojej firmy.
