RODO i marketing internetowy – 7 reguł działania w zgodzie z prawem
Jesteś freelancerem, który buduje strony internetowe i prowadzi działania marketingowe online dla swoich klientów. Ostatnio zauważyłeś, że coraz więcej osób pyta cię o zgodność twoich działań z RODO. To zupełnie zrozumiałe – w dzisiejszych czasach ochrona danych osobowych to niezwykle ważny temat, który każdy z nas, szczególnie w branży internetowej, musi mieć na uwadze.
Nic więc dziwnego, że Twoi klienci chcą mieć pewność, że wszystko, co robisz w kwestii marketingu, spełnia wymogi unijnego rozporządzenia. Ja też o to dbaję – w swojej pracy zawsze staram się działać w pełnej zgodzie z RODO. Nie jest to wcale takie trudne, jeśli znasz kilka podstawowych zasad. Chcę ci je teraz przybliżyć, byś mógł spokojnie prowadzić swoje działania online bez obaw o ewentualne problemy prawne.
1. Zbieraj tylko niezbędne dane
Zgodnie z RODO, możesz gromadzić i przetwarzać tylko te dane osobowe, które są niezbędne do realizacji konkretnego celu. Jeśli prowadzisz na przykład newsletter, to możesz pozyskiwać i przechowywać jedynie imię i adres e-mail swoich subskrybentów. Nie ma potrzeby, aby zbierać od nich dodatkowe informacje, takie jak numer telefonu czy adres zamieszkania.
Pamiętaj też, że dane, które gromadzisz, powinny być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne w odniesieniu do celów, w jakich je przetwarzasz. Nie możesz więc “na wszelki wypadek” zbierać od ludzi większej ilości informacji, niż jest to konieczne.
RODO – Artykuł 5. Zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych
2. Uzyskuj wyraźną zgodę na przetwarzanie danych
Jedną z podstawowych zasad RODO jest konieczność uzyskania wyraźnej zgody osoby, której dane mają być przetwarzane. Oznacza to, że nie możesz po prostu założyć, że skoro ktoś zostawił u ciebie swój adres e-mail, to automatycznie wyraził zgodę na otrzymywanie od ciebie newslettera.
Zgoda musi być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. Najlepiej, aby była wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej – na przykład poprzez zaznaczenie checkboxa na Twojej stronie. Pamiętaj też, że osoba, która wyraziła zgodę, ma prawo ją w każdej chwili wycofać.
RODO – Artykuł 7. Warunki wyrażenia zgody
3. Informuj o celu przetwarzania danych
Kolejna ważna zasada RODO mówi, że musisz poinformować osoby, których dane przetwarzasz, o celu tego przetwarzania. Nie możesz więc po prostu zebrać czyichś danych i robić z nimi, co tylko chcesz. Musisz jasno określić, w jakim celu te dane będą wykorzystywane.
Informacja ta powinna być przedstawiona w sposób przejrzysty, zrozumiały i łatwo dostępny. Najlepiej umieścić ją w polityce prywatności na Twojej stronie internetowej. Pamiętaj też, że jeśli zmienisz cel przetwarzania danych, musisz o tym ponownie poinformować osoby, których dane dotyczą.
4. Zapewnij bezpieczeństwo przetwarzanych danych
Jednym z podstawowych obowiązków wynikających z RODO jest zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych. Oznacza to, że musisz wdrożyć właściwe środki techniczne i organizacyjne, aby chronić te dane przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub nieupoważnionym dostępem.
W praktyce może to oznaczać na przykład szyfrowanie danych, regularną archiwizację, stosowanie haseł, a także zapewnienie, że dostęp do danych mają wyłącznie upoważnione osoby. Pamiętaj też, że w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, musisz niezwłocznie powiadomić o tym organ nadzorczy oraz osoby, których dane dotyczą.
RODO – Artykuł 32. Bezpieczeństwo przetwarzania
5. Nie używaj danych do innych celów
Kolejna ważna zasada RODO mówi, że nie możesz wykorzystywać zebranych danych osobowych do innych celów, niż te, na które uzyskałeś zgodę. Jeśli więc ktoś zostawił u ciebie swój e-mail, podpisując się na Twoją listę mailingową, nie możesz potem wykorzystać tych danych do wysyłania mu ofert Twoich usług projektowych.
Dane osobowe mogą być przetwarzane wyłącznie w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach. Jeśli chcesz je wykorzystać do czegoś innego, niż było to pierwotnie zakładane, musisz uzyskać na to odrębną zgodę danej osoby.
RODO – Artykuł 5. Zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych
6. Przechowuj dane tylko przez niezbędny czas
Zgodnie z RODO, dane osobowe mogą być przechowywane tylko przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane. Oznacza to, że nie możesz trzymać czyichś danych w nieskończoność, tylko dlatego, że kiedyś się do ciebie zapisali.
Pamiętaj, że po realizacji celu, w jakim dane były przetwarzane, musisz je niezwłocznie usunąć lub zanonimizować. Oczywiście możesz je zachować dłużej, jeśli istnieje ku temu uzasadniony prawnie interes, ale musisz mieć to jasno określone i udokumentowane.
RODO – Artykuł 5. Zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych
7. Reaguj na prawa osób, których dane przetwarzasz
Na koniec najważniejsze – musisz pamiętać, że osoby, których dane przetwarzasz, mają określone prawa. Mogą na przykład zażądać dostępu do swoich danych, ich sprostowania lub usunięcia. Mogą też wnieść sprzeciw wobec przetwarzania.
Jako administrator tych danych, musisz być gotowy, aby szybko i skutecznie reagować na takie żądania. Nie możesz ich ignorować lub stawiać zbędnych barier. Pamiętaj też, że w niektórych przypadkach masz obowiązek poinformować osobę o podjętych działaniach.
Przestrzeganie tych 7 zasad pozwoli ci prowadzić swoje działania marketingowe w pełnej zgodzie z RODO. Oczywiście, zawsze możesz się też skonsultować z prawnikiem, jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości. Ale jestem przekonany, że jeśli będziesz pamiętać o tych kluczowych kwestiach, unikniesz większości problemów związanych z ochroną danych osobowych.
Powodzenia w Twojej pracy! Jeśli masz jakiekolwiek pytania, zawsze możesz do mnie napisać. Chętnie pomogę ci w dalszym rozwoju Twojego internetowego biznesu stronyinternetowe.uk.
