Jak spać spokojnie, gdy Twoi klienci ufają Ci swoje dane
Prowadząc stronę internetową, w tym sklep online czy choćby tylko stronę firmową, stajemy się administratorem danych osobowych naszych klientów, odwiedzających czy nawet pracowników. To duża odpowiedzialność, ale też spore wyzwanie – jak zadbać o bezpieczeństwo powierzonych nam informacji i przy tym spełnić wszystkie prawne wymogi?
Zgodnie z wytycznymi Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, kluczem jest odpowiednia polityka prywatności na naszej stronie internetowej. Ale to dopiero wierzchołek góry lodowej – poniżej przyjrzymy się wszystkim obowiązkom, jakie nakłada na nas RODO w kontekście prowadzenia witryny.
Czym jest RODO i dlaczego to takie ważne?
RODO to skrót od Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych. To unijny akt prawny, który obowiązuje bezpośrednio we wszystkich krajach członkowskich od 25 maja 2018 r.
Dla przedsiębiorców prowadzących działalność w internecie RODO ma ogromne znaczenie. Ponieważ w ramach naszej działalności nieuchronnie przetwarzamy dane osobowe naszych klientów, użytkowników czy pracowników, musimy zadbać o to, by robić to zgodnie z prawem. W przeciwnym razie grożą nam poważne konsekwencje – od wysokich kar finansowych po odpowiedzialność karną.
Jak tłumaczy ekspert ds. ochrony danych osobowych, trudno jest dziś sobie wyobrazić prowadzenie działalności gospodarczej, w tym internetowej, bez przetwarzania danych osobowych. Czy to adresy e-mail klientów, numery telefonów, a nawet imiona i nazwiska – te informacje są niezbędne do funkcjonowania firmy. A to oznacza, że RODO w praktyce dotyczy każdego przedsiębiorcy prowadzącego swoją działalność w sieci.
Jestem administratorem danych osobowych. Co to dla mnie oznacza?
Zgodnie z definicją zawartą w RODO, administratorem danych osobowych jest osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.
W praktyce, jeśli prowadzimy stronę internetową, sklep online czy inną witrynę, na której zbieramy dane naszych klientów lub użytkowników, to właśnie my stajemy się administratorami tych danych. To na nas spoczywa cały szereg obowiązków związanych z ich bezpiecznym przetwarzaniem.
Kluczowe jest tutaj słowo “samodzielnie” – to my decydujemy, w jakim celu i w jaki sposób będziemy wykorzystywać dane powierzone nam przez osoby odwiedzające naszą stronę. Dlatego to my ponosimy pełną odpowiedzialność za to, by przetwarzanie odbywało się zgodnie z prawem.
Jakie dane osobowe mogę przetwarzać na stronie internetowej?
Na stronie internetowej możemy pozyskiwać różne dane osobowe naszych klientów lub użytkowników. Zgodnie z wytycznymi PARP, najczęstsze przypadki to:
- Realizacja umowy sprzedaży – podczas składania zamówienia w naszym sklepie internetowym pozyskujemy dane takie jak imię, nazwisko, adres dostawy, adres e-mail, numer telefonu itd.
- Zapis na newsletter – osoby zapisujące się na naszą listę mailingową podają z reguły swój adres e-mail, a czasem także imię.
- Pozostawienie komentarza – na blogu lub w formularzu kontaktowym użytkownicy mogą zostawić swoje imię, adres e-mail lub inne dane.
- Zapytanie ofertowe – w celu udzielenia odpowiedzi na pytanie potencjalnego klienta, musimy przetwarzać jego dane kontaktowe.
Powyższa lista ma charakter przykładowy – w zależności od funkcjonalności naszej strony, możemy przetwarzać różne kategorie danych osobowych. Kluczowe jest, by rzetelnie zidentyfikować wszystkie takie procesy i właściwie je udokumentować.
Jak spełnić obowiązki informacyjne wobec osób, których dane przetwarzam?
Jednym z podstawowych obowiązków administratora danych osobowych jest poinformowanie osób, których dane będziemy przetwarzać, o:
- Tożsamości i danych kontaktowych administratora – czyli naszych jako podmiotu prowadzącego stronę internetową.
- Danych kontaktowych inspektora ochrony danych – o ile taki został wyznaczony.
- Celach przetwarzania danych oraz podstawie prawnej – np. realizacja umowy sprzedaży, newsletter, formularz kontaktowy itd.
- Odbiorcach danych lub kategoriach odbiorców – czyli podmiotom, którym możemy przekazywać dane (np. dostawcy, firmy księgowe).
- Okresie, przez jaki dane będą przechowywane – lub kryteriach jego ustalania.
- Uprawnieniach osób, których dane dotyczą – m.in. prawie dostępu, sprostowania, usunięcia czy ograniczenia przetwarzania.
Jak podaje Urząd Ochrony Danych Osobowych, wszystkie te informacje powinny znaleźć się w polityce prywatności opublikowanej na naszej stronie internetowej. Pozwoli to na kompleksowe i czytelne poinformowanie odwiedzających o zasadach przetwarzania ich danych.
Ważne, by polityka prywatności była łatwo dostępna i zrozumiała dla użytkowników. Warto zastosować jasny i prosty język, podział na sekcje, a nawet formę pytań i odpowiedzi. Nie zapominajmy też, by regularnie aktualizować te informacje, by zawsze były aktualne.
Jak przetwarzać dane zgodnie z RODO?
Sama polityka prywatności to jednak nie wszystko. RODO nakłada na administratorów danych osobowych cały szereg dodatkowych obowiązków, które musimy spełnić, by przetwarzanie odbywało się zgodnie z prawem.
Oto najważniejsze z nich:
Pozyskiwanie danych w sposób legalny i przejrzysty
Dane muszą być zbierane w sposób uczciwy, z poszanowaniem praw osób, których dotyczą. Nie możemy ich pozyskiwać w sposób ukryty czy podstępny.
Ograniczanie zakresu przetwarzania
Możemy przetwarzać tylko te dane, które są niezbędne do osiągnięcia określonych celów. Nie możemy gromadzić informacji “na zapas”.
Zapewnienie bezpieczeństwa danych
Musimy wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, by chronić dane przed niepożądanym dostępem, zniszczeniem czy modyfikacją.
Realizowanie praw osób, których dane przetwarzamy
Osoby te mają m.in. prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia czy ograniczenia przetwarzania. Musimy zapewnić im sprawne i terminowe wykonywanie tych uprawnień.
Prowadzenie dokumentacji
Jesteśmy zobowiązani do udokumentowania wszystkich procesów związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w tym m.in. prowadzenia rejestru czynności przetwarzania.
Współpraca z organem nadzorczym
W razie potrzeby musimy współpracować z Urzędem Ochrony Danych Osobowych, m.in. informując go o naruszeniach ochrony danych.
To oczywiście nie wszystkie obowiązki – RODO nakłada ich znacznie więcej. Ale te wymienione powyżej są kluczowe z punktu widzenia prowadzenia strony internetowej. Ich łamanie może nam grozić wysokimi karami finansowymi, a nawet odpowiedzialnością karną.
Jak się ustrzec przed karami za naruszenie RODO?
Jak widać, obowiązki wynikające z RODO to nie bułka z masłem. Przedsiębiorcy, którzy lekceważą te przepisy, narażają się na poważne konsekwencje. Wystarczy przypomnieć, że maksymalna kara, jaką może nałożyć Urząd Ochrony Danych Osobowych, to 20 mln euro lub 4% globalnego rocznego obrotu firmy.
Dlatego kluczowe jest, by od samego początku podejść do tematu ochrony danych osobowych bardzo poważnie. Warto zainwestować w profesjonalne doradztwo prawne i techniczne, by mieć pewność, że nasze procesy są w pełni zgodne z RODO.
Przede wszystkim należy:
- Stworzyć rzetelną politykę prywatności i upewnić się, że jest ona łatwo dostępna i zrozumiała dla użytkowników naszej strony.
- Wdrożyć procedury bezpieczeństwa chroniące dane osobowe, np. szyfrując transmisję, stosując silne hasła czy ograniczając dostęp do danych.
- Zapewnić sprawną realizację praw osób, których dane przetwarzamy – od dostępu po usunięcie.
- Prowadzić szczegółową dokumentację wszystkich procesów związanych z przetwarzaniem danych.
- Wyznaczać inspektora ochrony danych, który będzie nadzorował zgodność naszych działań z przepisami.
Tylko kompleksowe podejście do ochrony danych osobowych pozwoli nam spać spokojnie – zarówno my, jak i nasi klienci, będziemy mieć pewność, że ich informacje są w bezpiecznych rękach.
A co, jeśli mimo tych starań i tak dojdzie do naruszenia ochrony danych? Warto pamiętać, że RODO nakłada na nas obowiązek niezwłocznego zgłaszania incydentów do organu nadzorczego. Tylko taka reakcja daje nam szansę uniknąć najsurowszych kar.
Dbałość o bezpieczeństwo danych osobowych to nie fanaberia, a konieczność w dzisiejszych czasach. To inwestycja, która się opłaca – zarówno dla nas, jak i dla naszych klientów, którzy bez obaw będą powierzać nam swoje informacje. A przecież to oni stanowią o sukcesie naszej działalności w sieci.
Podsumowanie
Prowadząc stronę internetową, sklep online czy jakąkolwiek inną witrynę, stajemy się administratorami danych osobowych naszych klientów i użytkowników. To duża odpowiedzialność, ale też spore wyzwanie – jak zadbać o bezpieczeństwo powierzonych nam informacji i przy tym spełnić wszystkie prawne wymogi?
Kluczem jest rzetelna polityka prywatności, ale to zaledwie wierzchołek góry lodowej. RODO nakłada na nas cały szereg dodatkowych obowiązków, od zapewnienia odpowiednich środków bezpieczeństwa po realizowanie praw osób, których dane przetwarzamy.
Tylko kompleksowe podejście do ochrony danych osobowych pozwoli nam uniknąć poważnych konsekwencji – zarzarówno finansowych, jak i wizerunkowych. To inwestycja, która się opłaca, bo daje nam i naszym klientom pewność, że ich informacje są w bezpiecznych rękach.
Dbając o bezpieczeństwo danych osobowych na naszej stronie internetowej, możemy spać spokojnie. A nasze grono zadowolonych klientów będzie rosło z dnia na dzień.
