Praca zdalna: szansa czy zagrożenie dla naszych danych?
Cześć! Jestem Marta, specjalistka ds. cyberbezpieczeństwa w firmie projektującej strony internetowe Strony Internetowe UK. W ostatnim czasie naprawdę wiele się u nas zmieniło – przeszliśmy na tryb pracy zdalnej z dnia na dzień. Na początku było trochę chaosu, ale szybko nauczyliśmy się odnajdywać w tej nowej rzeczywistości. Jednak kwestia ochrony danych podczas pracy z domu cały czas jest dla nas priorytetem.
Wiecie, jak to jest – co chwilę pojawia się nowe narzędzie, platforma czy aplikacja, która ma nam ułatwić pracę. Często nawet nie zastanawiamy się, co tak naprawdę robimy z naszymi danymi. A przecież to one są naszym najcenniejszym zasobem! Dlatego chciałabym Wam dzisiaj przekazać kilka cennych wskazówek, jak zadbać o bezpieczeństwo Waszych danych podczas pracy zdalnej.
Podstawy bezpieczeństwa – co warto wiedzieć?
Zacznijmy od podstaw. Podczas pracy z domu, niezależnie od tego, czy korzystacie z komputera służbowego, czy prywatnego, musicie pamiętać o kilku podstawowych zasadach bezpieczeństwa. Po pierwsze, zawsze aktualizujcie swoje oprogramowanie. To naprawdę ważne, bo luki w zabezpieczeniach to prawdziwe zagrożenie dla Waszych danych. Regularnie sprawdzajcie, czy Wasz system operacyjny, przeglądarki internetowe, a także programy antywirusowe są w najnowszej wersji.
Po drugie, dbajcie o silne hasła. To chyba najbardziej podstawowa rzecz, a jednak często o niej zapominamy. Pamiętajcie, by tworzyć unikalne, trudne do odgadnięcia hasła dla każdego Waszego konta. Możecie też skorzystać z menedżera haseł, który ułatwi Wam to zadanie. Warto również włączyć uwierzytelnianie dwuetapowe, jeśli dana platforma to oferuje.
Kolejna ważna sprawa to szyfrowanie danych. Zawsze, gdy przesyłacie, a nawet po prostu przechowujecie na urządzeniu jakieś wrażliwe informacje, zadbajcie o ich szyfrowanie. To naprawdę drobna czynność, a może uchronić Was przed poważnymi konsekwencjami wycieku danych.
I na koniec, bądźcie ostrożni z WiFi. Nigdy nie łączcie się z niezabezpieczonymi sieciami, szczególnie w miejscach publicznych. Zamiast tego, korzystajcie z sieci VPN lub hotspotu z Waszego telefonu komórkowego. To naprawdę istotne zabezpieczenie podczas pracy zdalnej.
Pamiętajcie, że to tylko podstawy, ale naprawdę warto je wdrożyć w codziennej praktyce. Teraz przejdźmy do nieco bardziej zaawansowanych kwestii związanych z ochroną danych.
Bezpieczne narzędzia do pracy zdalnej
Kiedy przeszliśmy na pracę zdalną, musieliśmy szybko odnaleźć się w gąszczu różnych narzędzi do komunikacji, współpracy i wymiany plików. Oczywiście, nie wszystkie z nich są tak samo bezpieczne. Dlatego warto poznać kilka sprawdzonych aplikacji, które zapewnią Wam wysoki poziom ochrony Waszych danych.
Jeśli chodzi o komunikację, bardzo dobrym wyborem jest Microsoft Teams. To platforma, która spełnia wysokie standardy bezpieczeństwa, a do tego oferuje wiele funkcji ułatwiających współpracę w zespole. Możecie w niej bezpiecznie wymieniać się wiadomościami, prowadzić wideokonferencje i udostępniać ekran.
Z kolei do współdzielenia plików polecam Google Drive lub Dropbox. Oba te serwisy oferują szyfrowanie danych i kontrolę nad dostępem, co daje Wam pełne bezpieczeństwo Waszych dokumentów.
Pamiętajcie też, by korzystać z narzędzi do wideokonferencji, które oferują end-to-end encryption, jak na przykład Zoom czy Microsoft Teams. Dzięki temu Wasze rozmowy będą całkowicie szyfrowane i nikt niepowołany nie będzie mógł się do nich włączyć.
Oczywiście, to tylko kilka przykładów bezpiecznych narzędzi do pracy zdalnej. Ważne, byście zawsze dokładnie sprawdzali, jakie mechanizmy bezpieczeństwa dana aplikacja oferuje, zanim zaczniecie ją używać. Warto też skonsultować się z działem IT Waszej firmy, jeśli taki jest, aby upewnić się, że korzystacie z narzędzi, które spełniają standardy bezpieczeństwa Waszej organizacji.
Bezpieczne przechowywanie danych
Kolejna ważna kwestia to bezpieczne przechowywanie danych podczas pracy zdalnej. Wiecie, jak to jest – czasem po prostu musimy pobrać jakiś ważny dokument na swój komputer lub pendrive, by móc nad nim popracować w domu. Ale czy zastanawialiście się, co się stanie, jeśli taki nośnik zaginie lub zostanie skradziony?
Dlatego kluczowe jest, by szyfrować wszystkie przenośne nośniki pamięci, takie jak pendrivy czy dyski zewnętrzne. Dzięki temu, nawet jeśli ktoś nieuprawniony wejdzie w posiadanie Waszych danych, nie będzie mógł ich odczytać. Możecie do tego użyć wbudowanych w systemy operacyjne funkcji szyfrowania lub specjalnych programów, takich jak VeraCrypt.
Pamiętajcie też, by nie pozostawiać dokumentów ze sprawami firmowymi w miejscach publicznych. Zawsze zabierajcie je ze sobą, gdy opuszczacie swoje domowe biuro. Warto też zadbać o to, by Wasze urządzenia były zabezpieczone hasłem – to naprawdę podstawowa, ale bardzo ważna sprawa.
I oczywiście, regularnie twórzcie kopie zapasowe Waszych danych. Pamiętajcie, by przechowywać je w bezpiecznym miejscu, najlepiej w chmurze, a nie na Waszym lokalnym dysku. Dzięki temu, nawet jeśli coś się stanie z Waszym sprzętem, będziecie mogli szybko odzyskać swoje pliki.
Ostrożność w sieci to podstawa
Kiedy pracujemy zdalnie, spędzamy w internecie jeszcze więcej czasu niż zwykle. A to oznacza, że jesteśmy również bardziej narażeni na różne zagrożenia w sieci. Dlatego musimy być wyjątkowo czujni.
Przede wszystkim, bądźcie ostrożni z podejrzanymi wiadomościami e-mail. Cyberprzestępcy często wykorzystują chaos związany z pandemią, by wyłudzać dane logowania lub rozsyłać złośliwe oprogramowanie. Dlatego uważnie sprawdzajcie nadawcę i nie klikajcie w podejrzane linki ani załączniki.
Kolejna ważna sprawa to social engineering. Cyberprzestępcy coraz częściej próbują wyłudzić poufne informacje, podszywając się pod Waszych przełożonych, współpracowników czy nawet dostawców. Zawsze weryfikujcie tożsamość osoby, z którą się kontaktujecie, zanim udostępnicie jakiekolwiek dane.
I na koniec, pamiętajcie o ograniczeniu dostępu do Waszych urządzeń służbowych. Nigdy nie pozwalajcie innym domownikom korzystać z Waszego laptopa czy telefonu służbowego. To może narazić Wasze dane na poważne niebezpieczeństwo.
Podsumowując, kluczem do bezpiecznej pracy zdalnej jest świadomość zagrożeń i zastosowanie odpowiednich środków ostrożności. Tylko wtedy będziecie mogli w pełni cieszyć się korzyściami płynącymi z wykonywania obowiązków z domu, nie narażając Waszych danych na szwank.
Wsparcie i pomoc w razie incydentu
Mimo podejmowania wszelkich możliwych środków ostrożności, czasem może się zdarzyć, że coś pójdzie nie tak. Być może padniecie ofiarą ataku hakerskiego, zgubicie służbowy pendrive czy po prostu przypadkowo ustkecie ważny dokument. Co wtedy zrobić?
Przede wszystkim, nie panikujcie. Mamy dla Was kilka ważnych kroków, które powinniście podjąć w takiej sytuacji:
-
Niezwłocznie poinformujcie swojego pracodawcę o zaistniałym incydencie. Nie ukrywajcie tego, ponieważ może to mieć poważne konsekwencje dla Waszej firmy.
-
Skontaktujcie się z działem IT lub wyznaczonym inspektorem ochrony danych, jeśli taki jest w Waszej organizacji. Oni pomogą Wam w odpowiednim zabezpieczeniu i odzyskaniu danych.
-
W razie potrzeby zgłoście incydent do Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Możecie to zrobić pod numerem infolinii: 48 222 500 120. Pamiętajcie, że informowanie UODO jest obowiązkowe w przypadku poważnych naruszeń.
-
Podsumujcie zdarzenie i wyciągnijcie wnioski, by w przyszłości zapobiec podobnym sytuacjom. Być może będziecie musieli wdrożyć dodatkowe środki bezpieczeństwa lub przeszkolić pracowników.
Pamiętajcie, że nie jesteście sami. Zarówno Wasz pracodawca, jak i instytucje takie jak Urząd Ochrony Danych Osobowych, są tu, by Wam pomóc. Dlatego nie bójcie się zgłaszać incydentów – to naprawdę ważne dla ochrony Waszych danych.
Podsumowanie
Praca zdalna to ogromna szansa, ale również spore wyzwanie, jeśli chodzi o bezpieczeństwo danych. Dlatego warto poświęcić chwilę, by zapoznać się z podstawowymi zasadami ochrony informacji podczas pracy z domu.
Podsumowując najważniejsze kwestie:
- Aktualizuj swoje oprogramowanie, stosuj silne hasła i szyfruj dane
- Korzystaj z bezpiecznych narzędzi do komunikacji, współpracy i przechowywania plików
- Bądź ostrożny w sieci – uważaj na podejrzane wiadomości i social engineering
- W razie incydentu niezwłocznie poinformuj pracodawcę i skontaktuj się z działem IT
Jeśli będziecie przestrzegać tych zaleceń, Wasze dane będą bezpieczne nawet podczas pracy zdalnej. A wy będziecie mogli w pełni cieszyć się korzyściami płynącymi z wykonywania obowiązków z domu.
Powodzenia i bezpiecznej pracy!
