Obowiązki informacyjne wobec użytkowników serwisu – wszystko, co musisz wiedzieć

Wprowadzenie: Przepisy, których nie możesz ignorować

Prowadzenie serwisu internetowego to nie lada wyzwanie. Poza dbałością o świetny design, responsywność i intuicyjną nawigację, muszę Cię ostrzec – czekają na Ciebie również całe stosy papierów i dokumentów prawnych. Właśnie o nich chciałbym Ci dzisiaj opowiedzieć. Zapomnij na moment o kreatywności i wczuj się w rolę prawnika, bo to kluczowe kwestie, których nie możesz zignorować.

Jako administrator danych osobowych użytkowników Twojego serwisu, nałożono na Ciebie sporo obowiązków informacyjnych. Rozporządzenie RODO, które weszło w życie w 2018 roku, wprowadziło naprawdę restrykcyjne przepisy w tym zakresie. Jeśli nie dopełnisz wszystkich formalności, możesz słono za to zapłacić. Kary sięgają nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego globalnego obrotu! Nie chcesz tego ryzykować, prawda?

Polityka prywatności – Twój prawny drogowskaz

Kluczowym dokumentem, który pozwoli Ci uniknąć kłopotów, jest polityka prywatności Twojego serwisu. To właśnie w niej zawarłeś wszystkie informacje, których użytkownicy muszą od Ciebie otrzymać. Zgodnie z art. 13 RODO, musisz w niej zawrzeć co najmniej takie kwestie, jak:

• Twoja tożsamość i dane kontaktowe jako administratora danych
• Cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawę prawną tego przetwarzania
• Informacje o odbiorcach danych osobowych, jeśli takowymi dysponujesz
• Okres przechowywania danych osobowych lub kryteria jego ustalania
• Prawa przysługujące użytkownikom, takie jak prawo dostępu, sprostowania, usunięcia danych itd.
• Informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego

Mówiąc prościej, musisz w niej zawrzeć kompletne i wyczerpujące informacje na temat tego, co dzieje się z danymi osobowymi, które użytkownicy powierzają Twojemu serwisowi. To podstawa, bez której nie ruszysz dalej.

Legalne podstawy przetwarzania danych

Kolejna kluczowa kwestia to zapewnienie, że Twoje przetwarzanie danych osobowych ma solidne podstawy prawne. RODO wprost zabrania przetwarzania danych bez takiej podstawy. Najczęściej spotykane podstawy w serwisach internetowych to:

• Zgoda użytkownika na przetwarzanie danych
• Niezbędność do wykonania umowy
• Niezbędność do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora

Warto dokładnie przeanalizować Twoje cele przetwarzania danych i dopasować do nich odpowiednie podstawy prawne. Tylko w ten sposób unikniesz problemów w przyszłości.

Zgody i potwierdzenia – klucz do bezpieczeństwa

Jednym z podstawowych obowiązków, jakie na Ciebie nakłada RODO, jest konieczność uzyskiwania zgód i potwierdzeń od użytkowników Twojego serwisu. Chodzi tu przede wszystkim o:

1. Zgodę na regulamin – Jeśli w Twoim serwisie można zawrzeć jakąkolwiek umowę (np. założenie konta, zakup usługi), potrzebujesz checkboxa, w którym użytkownik wyrazi zgodę na regulamin. Regulamin stanowi bowiem wzorzec umowny, a zgoda użytkownika jest niezbędna do jego zawarcia.

2. Potwierdzenie zapoznania się z polityką prywatności – Podobnie jak w przypadku regulaminu, musisz uzyskać od użytkownika potwierdzenie, że zapoznał się z Twoją polityką prywatności. Pamiętaj jednak, że to nie jest zgoda – polityka pełni głównie funkcję informacyjną.

3. Zgoda na przetwarzanie danych – Jeśli planujesz przetwarzać dane osobowe w celach wykraczających poza wykonanie umowy (np. w celach marketingowych), potrzebujesz odrębnej, dobrowolnej zgody użytkownika. Musi ona być wyrażona w formie aktywnego działania, np. poprzez zaznaczenie checkboxa.

We wszystkich tych przypadkach checkboxy nie mogą być domyślnie zaznaczone – użytkownik musi je zaznaczyć samodzielnie. To gwarantuje, że zgoda lub potwierdzenie są w pełni świadome.

Pliki cookies – strzeż się tych ciasteczek!

Większość serwisów internetowych korzysta również z tzw. plików cookies. To małe pliki tekstowe, wysyłane przez serwer i zapisywane po stronie użytkownika. Również w związku z nimi masz określone obowiązki informacyjne.

Regulacje dotyczące plików cookies zawarte są przede wszystkim w polskiej ustawie Prawo Telekomunikacyjne. Zgodnie z nimi, musisz poinformować użytkowników o stosowaniu tych plików, o celach, w jakich je wykorzystujesz, oraz o możliwości kontrolowania i usuwania tych plików.

Najlepiej zrobić to w formie wyskakującego komunikatu na stronie, który pokaże się przy pierwszej wizycie użytkownika. W komunikacie powinny znaleźć się linki do Twojej polityki prywatności, gdzie zamieścisz bardziej szczegółowe informacje. Pamiętaj też, że dalsze korzystanie ze strony bez zmiany ustawień przeglądarki może być uznane za zgodę użytkownika na stosowanie plików cookies.

Powierzanie danych innym podmiotom

Prowadząc serwis internetowy, zapewne korzystasz z pomocy różnych zewnętrznych firm – np. dostawców usług hostingowych, analitycznych, reklamowych itd. Oznacza to, że musisz im przekazywać dane Twoich użytkowników. W oczach RODO jest to tzw. powierzenie przetwarzania danych osobowych.

W tej sytuacji RODO wymaga od Ciebie zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych z każdym takim podmiotem. Umowa ta musi precyzyjnie określać warunki, na jakich dane będą im przekazywane i przetwarzane.

Choć to kolejny obowiązek, to z Twojego punktu widzenia może to być korzystne. Dzięki zapisom umowy będziesz mógł bowiem wykazać, że zapewniasz należytą ochronę danych Twoich użytkowników. A to ma ogromne znaczenie, gdyż to Ty jako administrator ponosisz odpowiedzialność za ich bezpieczeństwo.

Dokumentacja wewnętrzna – nie od parady

Zadbanie o stronę internetową Twojego serwisu to tylko część Twoich obowiązków wynikających z RODO. Jeśli przetwarzasz jakiekolwiek dane osobowe w ramach prowadzonej działalności, musisz mieć również odpowiednią dokumentację wewnętrzną.

W skład tej dokumentacji powinny wchodzić takie elementy, jak:

• Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych
• Polityka ochrony danych osobowych
• Procedury postępowania z danymi osobowymi
• Instrukcja zarządzania systemem informatycznym

To dość obszerna i sformalizowana dokumentacja, ale jest ona niezbędna, by wykazać, że Twoja firma spełnia wymogi RODO. Pamiętaj też, że to nie tylko dokumenty na papierze – muszą być one wdrożone w Twoich codziennych procesach.

Jak poradzić sobie ze wszystkimi obowiązkami?

Wiem, że to sporo formalności i może przytłaczać. Ale uwierz mi, to naprawdę ważne kwestie, których nie możesz zignorować. Pamiętaj, że w razie jakichkolwiek problemów to Ty jako administrator danych ponosisz największą odpowiedzialność.

Jeśli czujesz, że trudno Ci samodzielnie ogarnąć wszystkie te obowiązki, nie wahaj się poprosić o pomoc. Możesz skorzystać z usług prawników specjalizujących się w tematyce RODO, którzy pomogą Ci napisać odpowiedni regulamin i politykę prywatności, przygotować niezbędną dokumentację wewnętrzną czy wdrożyć wymagane procedury.

Warto też regularnie śledzić zmiany w przepisach i aktualizować Twoje dokumenty. Pamiętaj, że prawo szybko się zmienia, a Ty musisz być zawsze na bieżąco. Tylko wtedy będziesz mógł się cieszyć spokojnym snem, wiedząc, że Twój serwis funkcjonuje zgodnie z prawem.

A teraz, skoro już wiesz, co Cię czeka, czas zabrać się do roboty! Przygotuj się na to, że na początku może być trochę papierkowej roboty, ale w dłuższej perspektywie Twoi użytkownicy i Ty sam na tym skorzystacie. Powodzenia!