Wchodząc do nowej rzeczywistości
Odkąd pandemia COVID-19 zawładnęła naszym życiem, praca zdalna stała się codziennością dla wielu z nas. Nie myśleliśmy wtedy, że to tak szybko się wydarzy – w końcu jeszcze kilka miesięcy wcześniej taka forma wykonywania obowiązków służbowych wydawała się tak odległa i nierzeczywista. A tu nagle, z dnia na dzień, musieliśmy przenieść nasze biura do domowych zacisków. Takie nagłe i niespodziewane zmiany zawsze wiążą się z wyzwaniami – i te, z którymi przyszło nam się zmierzyć, nie należą do najłatwiejszych.
Jednym z kluczowych zagadnień, które musimy odpowiednio zabezpieczyć w kontekście pracy zdalnej, jest kwestia ochrony danych osobowych. Przepisy w tej kwestii są jasne – pracodawca, niezależnie od tego, czy jego pracownicy wykonują obowiązki w tradycyjnym biurze, czy też zdalnie, musi zagwarantować odpowiedni poziom bezpieczeństwa przetwarzanych informacji. Pandemia nie zwalnia go z tych obowiązków, a wręcz przeciwnie – w dobie powszechnej pracy z domu, problem ten staje się jeszcze bardziej palący. Jak zatem skutecznie zadbać o to, by dane wrażliwe nie wpadły w niepowołane ręce? Odpowiedź na to pytanie, mam nadzieję, znajdziesz w poniższym artykule.
Podstawy ochrony danych osobowych
Zanim zagłębimy się w szczegóły dotyczące bezpieczeństwa informacji w trakcie pracy zdalnej, warto przypomnieć sobie kilka podstawowych zasad rządzących ochroną danych osobowych. Po pierwsze, musimy pamiętać, że każdy pracodawca, który przetwarza tego typu dane, jest administratorem i jako taki ma szereg obowiązków wynikających z Rozporządzenia RODO. Do najważniejszych z nich należą:
- Zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, w tym ochrona przed ich nielegalnym udostępnieniem lub pozyskaniem.
- Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za nadzór nad prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych (Inspektora Ochrony Danych).
- Prowadzenie odpowiedniej dokumentacji, w tym rejestr czynności przetwarzania.
- Szkolenie pracowników z zakresu ochrony danych osobowych.
- Informowanie osób, których dane dotyczą, o zasadach przetwarzania ich danych.
Pracodawca musi również pamiętać, by dane, którymi dysponuje, były przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której one dotyczą. Ponadto, muszą one być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami.
Brzmi dość skomplikowanie, prawda? Spokojnie, to tylko podstawy – w rzeczywistości istnieje cały szereg dodatkowych wymagań, które należy spełnić, by móc mówić o pełnej zgodności z przepisami RODO. Ale to już temat na inną, dłuższą rozmowę.
Bezpieczeństwo danych w pracy zdalnej
Wróćmy natomiast do sedna problemu, czyli do kwestii ochrony danych osobowych w dobie powszechnej pracy z domu. Jak już wspomniałem, pandemia nie zwalnia pracodawców z obowiązków wynikających z RODO – co więcej, wprowadzenie modelu home office znacznie komplikuje sytuację w tym zakresie. Dlaczego?
Odpowiedź jest prosta – w domowym zaciszu pracownik ma o wiele mniejszą kontrolę nad przestrzenią, w której przebywa, niż miałby w biurze. Tam wszystko jest odpowiednio zabezpieczone, z łatwym dostępem do wyszkolonych specjalistów IT, szyfrowanych serwerów i innych narzędzi chroniących dane osobowe. W domu natomiast mamy do czynienia z o wiele mniej kontrolowanym środowiskiem – nasz laptop czy dokumenty mogą być w zasięgu członków rodziny, a nieformalny charakter pracy zdalnej sprzyja przypadkowemu udostępnianiu poufnych informacji.
Dlatego też kluczowe jest, by pracodawca zadbał o odpowiednie przygotowanie swoich pracowników do wykonywania obowiązków z domu. Nie może to być jednak jedynie ogólne szkolenie – musi ono obejmować konkretne, praktyczne wskazówki dotyczące bezpiecznej pracy zdalnej. Co powinni zatem wiedzieć Twoi pracownicy?
-
Sprzęt i oprogramowanie: Priorytetem jest, by do pracy zdalnej wykorzystywać wyłącznie służbowy sprzęt – laptop, komputer stacjonarny, smartfon itd. Wszystkie urządzenia muszą być wyposażone w odpowiednie zabezpieczenia, takie jak silne hasła, szyfrowanie dysków czy oprogramowanie antywirusowe. Niedopuszczalne jest korzystanie z prywatnego sprzętu, który może nie zapewniać wymaganego poziomu ochrony.
-
Miejsce pracy: Pracownik powinien wyznaczyć w domu stałe, odizolowane miejsce do pracy, najlepiej z zamykanym pomieszczeniem. Unikajmy pracy w salonie czy kuchni, gdzie łatwo o przypadkowe ujawnienie poufnych informacji. Nie zapominajmy też o zabezpieczeniu ekranu laptopa przed wzrokiem osób postronnych.
-
Przechowywanie dokumentów: Wszystkie dokumenty papierowe zawierające dane osobowe muszą być przechowywane w sposób uniemożliwiający do nich dostęp osób nieuprawnionych – najlepiej w zamkniętej szafie lub szufladzie. Zabraniamy zatem pozostawiania ich na widoku lub zabierania do domu bez wyraźnej zgody pracodawcy.
-
Komunikacja: Wszelka korespondencja dotycząca danych osobowych powinna odbywać się wyłącznie za pośrednictwem służbowej poczty email lub komunikatorów zapewniających odpowiednią ochronę (np. szyfrowanie end-to-end). Unikajmy używania prywatnych kont i komunikatorów.
-
Niszczenie dokumentów: Jeśli zajdzie potrzeba zniszczenia papierowych dokumentów zawierających dane osobowe, nie możemy tego robić w domu. Pracownik zobowiązany jest do przekazania ich pracodawcy w celu właściwego, bezpiecznego zniszczenia.
-
Ochrona przed wyciekiem: Pamiętajmy, by nie pozostawiać laptopa lub dokumentów w miejscach, gdzie mogą je podejrzeć domownicy lub osoby postronne. Gdy wychodzimy z pokoju, należy je zawsze zabezpieczyć (np. zablokować komputer).
-
Zgłaszanie incydentów: Jeśli pracownik zauważy, że doszło do naruszenia ochrony danych osobowych (np. udostępnienie poufnych informacji osobom nieupoważnionym), ma on obowiązek niezwłocznego poinformowania o tym pracodawcy. Pozwoli to na szybkie podjęcie działań naprawczych.
Oczywiście, to tylko kilka podstawowych wytycznych – w zależności od specyfiki danej organizacji, mogą one ulec modyfikacji lub zostać uzupełnione o dodatkowe zasady. Kluczowe jest jednak, by pracodawca przygotował kompleksowy regulamin pracy zdalnej, uwzględniający kwestie bezpieczeństwa danych osobowych, a następnie zadbał o odpowiednie poinformowanie i przeszkolenie swoich pracowników.
Dobre praktyki, które warto wdrożyć
Oprócz wskazówek przekazywanych pracownikom, istnieją również inne działania, które pracodawca może podjąć, by jeszcze lepiej zadbać o ochronę danych osobowych w dobie pracy z domu. Oto kilka dobrych praktyk, które warto wdrożyć:
| Praktyka | Opis |
|---|---|
| Szyfrowanie danych | Wszystkie pliki i dokumenty zawierające dane osobowe powinny być szyfrowane. Można to zrobić za pomocą wbudowanych w systemy narzędzi (np. BitLocker w Windows) lub dedykowanych aplikacji szyfrujących. |
| Zdalne zarządzanie urządzeniami | Pracodawca powinien mieć możliwość zdalnego administrowania służbowymi urządzeniami pracowników – np. blokować je, aktualizować oprogramowanie lub zdalnie usuwać dane w przypadku kradzieży lub zgubienia sprzętu. |
| Monitoring i logowanie | Warto wdrożyć rozwiązania monitorujące i logujące aktywność pracowników na służbowych komputerach i w systemach informatycznych. Pozwoli to na szybkie wykrycie ewentualnych incydentów naruszenia bezpieczeństwa. |
| Szkolenia i wsparcie IT | Oprócz wstępnego szkolenia, pracownicy powinni mieć stały dostęp do pomocy specjalistów IT, którzy będą służyć radą i wsparciem w kwestiach bezpieczeństwa danych. |
| Przegląd i aktualizacja | Systematycznie należy dokonywać przeglądu i aktualizacji stosowanych zabezpieczeń, polityk i regulaminów dotyczących pracy zdalnej. Zmieniające się przepisy i zagrożenia wymagają bieżącego monitorowania i dostosowywania się do nich. |
Wdrożenie powyższych rozwiązań nie tylko zapewni wyższy poziom ochrony danych osobowych, ale także wzmocni poczucie bezpieczeństwa samych pracowników. Wiedzą oni wówczas, że ich pracodawca poważnie podchodzi do kwestii cyberbezpieczeństwa i robi wszystko, by chronić powierzone mu informacje.
Podsumowanie
Podsumowując – pandemia COVID-19 i związane z nią przejście na model pracy zdalnej stanowią poważne wyzwanie dla pracodawców w kontekście ochrony danych osobowych. Nie mogą oni jednak lekceważyć tego problemu – przeciwnie, muszą poświęcić mu szczególną uwagę i podjąć szereg działań, by zapewnić bezpieczeństwo przetwarzanych informacji.
Kluczowe są tu dwa aspekty: odpowiednie przygotowanie pracowników do pracy z domu (w tym przekazanie im konkretnych wytycznych) oraz wdrożenie dodatkowych zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych. Tylko takie kompleksowe podejście pozwoli firmie sprostać wymogom RODO i uniknąć poważnych konsekwencji związanych z naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych.
Warto pamiętać, że należyta dbałość o cyberbezpieczeństwo to nie tylko wymóg prawny, ale również istotny element budowania zaufania klientów i partnerów biznesowych. W czasach, gdy coraz więcej procesów i danych przechodzi do świata online, renoma firmy jako podmiotu skutecznie chroniącego poufne informacje jest bezcenna. Dlatego warto zainwestować w odpowiednie zabezpieczenia – nie tylko po to, by uniknąć kar, ale także by umocnić swoją pozycję rynkową.
Jeśli Twoja firma potrzebuje wsparcia w zakresie ochrony danych osobowych w modelu pracy zdalnej, zachęcam Cię do odwiedzenia strony stronyinternetowe.uk. Nasi specjaliści chętnie pomogą Ci wdrożyć odpowiednie rozwiązania, dostosowane do specyfiki Twojej działalności. Pamiętaj – bezpieczeństwo danych to jedno z najważniejszych wyzwań, przed którymi stoi dziś każda nowoczesna firma.
